El manejo de la agenda
Decidir qué actividades encara personalmente la persona a cargo de una empresa pyme es un tema en sí mismo. Saber administrar los tiempos permite pensar y anticiparse a los hechos.
El hecho de dirigir una organización (como lo es una empresa pyme) tiene mucho que ver con la capacidad que tengamos para definir cuáles son los temas de los que debemos encargarnos. Esto se relaciona muchas veces con el horizonte con el que tomamos nuestras decisiones y ocupan nuestra agenda.
La agenda, por definición, siempre está ocupada. Siempre nos falta tiempo e información para tomar decisiones: todo se junta en nuestro escritorio. La gente que trabaja con nosotros parece que espera que resolvamos todos los temas de la empresa en el mismo momento.
Mi escritorio está lleno de carpetas, papeles ordenados en mi propio desorden. La casilla de email comienza el día con cientos de correos. Los mensajes en el teléfono agregan inmediatez a los temas.
¿En quién puedo confiar? Normalmente creemos que con lo que hacemos, le agregamos valor a la organización, la cual nos ocupa la mayor parte de nuestro tiempo: más que la familia, los amigos y otros aspectos relevantes de nuestra vida.
Si hacemos un simple análisis sobre los temas que ocupan nuestro “día a día”, en la mayoría de las veces –casi siempre, si nos animamos a enfrentarlo– el cuadrante que nos gobierna es el identificado con lo urgente e importante. Es curioso, pero parece que nos impulsa más el hacer que el planificar; nos sentimos cómodos teniendo que cumplir con una lista de temas operativos que desbordan nuestra capacidad temporal de resolverlos.
Nos parece que, si nos detenemos en la acción para pensar, estamos perdiendo tiempo que deberíamos estar aplicando en resolver temas concretos, de esos que no esperan y ponen en tensión a toda la organización.
Algo tiene que ver la “cultura latina”, en donde ser un buen bombero parece que es algo importante. Además, una de las expresiones más escuchadas entre los dueños o ejecutivos de empresas pyme es: “En este país no se puede planificar; el largo plazo es mañana”.
Por esto decimos que el manejo de la agenda es una competencia en sí misma, una capacidad de pensar y hacer (hacer-hacer), una actitud para enfrentar la realidad de manera proactiva, anticipándonos a los hechos y conformando el futuro que nos ilusiona.
Hay formas de analizar cuál es tu agenda, y enfrentar esa tensión con herramientas que te permitan responder a tus responsabilidades y roles, en las dimensiones en las que hayas decidido actuar.
Lo que no hagas en tu propia responsabilidad, en la agenda que realmente te toca llevar adelante, no lo harán otros por vos: aunque simulen tu rol para compensar tu ausencia, nunca será lo mismo.
Tengamos también en cuenta el gran impacto que genera, en la agenda de quienes dirigen la empresa pyme, el aspecto familiar. En general, estos emprendimientos están impulsados por el matrimonio, hermanos, padres e hijos, o cualquier otra combinación que nos presente la dimensión de los afectos e historias familiares.
Sin duda, esta característica agrega un aspecto muy importante a tener en cuenta, ya que las relaciones familiares pueden ser fuente de tensión creativa, o convertirse en un sistema de bloqueo, que dificulta la articulación de las dimensiones personales, familiares y empresariales.