Noch ein bisserl produktiver geht immer

Selbstmanagement/Selbstoptimierung. Wir tun viel, aber wir schaffen wenig. Dabei sind es ganz einfache Regeln, mit denen man – mit ein bisschen Konsequenz – die eigene Produktivität erstaunlich steigern kann.

Was sind wir doch nicht alle Profis. Haben den Unterschied zwischen effektiv und effizient im kleinen Finger, trennen zwischen wichtig und dringend, arbeiten unsere SMARTZiele nach der Pareto-Regel ab. Und doch: Auch Profis können dazulernen. Können mit kleinen und großen Tricks ihre Produktivität steigern.

Wie, das beschreibt die heurige „Presse“-Sommerserie auf karrierenews.diepresse.com. Ab Montag erscheint jeden Werktag ein „Minutentipp“. Dessen Lektüre dauert auch nicht länger als eine Minute. Die Ideen dazu sammelte der deutsche Unternehmensberater Hartmut Sieck, der seine Todo-Listen über Bord warf und sich seit Jahren morgens konsequent fragt, was die eine Sache ist, die seinen Umsatz wirklich steigert, seinen Tag wirklich besser macht. Die zieht er dann durch. Kein Internet, kein Telefon, kein Kunde hält ihn davon ab. Am Abend er- freut er sich höchster Zufriedenheit, weil er nicht irgendetwas, sondern täglich wenigstens eine wichtige Sache erledigt hat.

Oder die Einserregel: Die besagt, dass er für jede Anwendung genau ein System benutzt: ein Terminsystem (statt Outlook, Zettel und Papierkalender), ein Betriebssystem (statt PC und Apple), eine Smartphonefamilie für alle (statt iPhone, Samsung und LG. Was da an Zeit fürs Konfigurieren draufgeht!), eine Bank (statt Konto hier und Festgeld da) und so weiter. Das geht bis zu den TupperwareDosen in der Küche. Nie wieder nicht zusammenpassende Deckel.

Abendhoch und Suppenkoma

Meetings sind Zeitfresser der besonderen Art: Geredet wird viel, aber der Output ist selten weltbewegend. Alle Dinge dauern so lange, wie wir ihnen zugestehen, nicht wie lange es nötig wäre, konstatiert Sieck. Er schlägt vor, Meetings radikal zu kürzen, indem man sie bei halbem Zeitbudget kurz vor die Mittagspause legt, kurz vor Dienst- schluss oder auf den Freitagnachmittag. Dann hat jeder Teilnehmer das brennende Interesse, sie kurz zu halten.

Ist das Thema wichtig, konferiert man am besten in den biorhythmisch leistungsstarken Stunden (zwischen zehn und zwölf Uhr vormittags oder kurz vor Feierabend); ist das Thema belanglos, während des „Suppenkomas“nach der Mittagspause.

Auch für den Fall, dass der ordentlich vorausgebuchte Besprechungsraum noch besetzt ist, während die eigene Truppe schon vor der Tür steht, gibt es einen Tipp: den Raum z.B. für 11 Uhr buchen, das Meeting aber erst für 11.15 Uhr ansetzen – und ab 11 Uhr heftig an die Tür klopfen. Haben die Vor- gänger den Raum dann verlassen, wird pünktlich um 11.15 Uhr begonnen, selbst wenn der Chef noch nicht da ist. Der erzieherische Effekt ist enorm.

Aufschieberitis überlisten

Gleich mehrere Tipps betreffen Prokrastination, besser bekannt als Aufschieberitis. Der beste: Mit einem flapsigen Erstentwurf starten, drüber schlafen und am nächsten Tag weiterfeilen. So lange, bis das Projekt seinen Schrecken verloren hat und glatt vor sich hinläuft.

Einige Anregungen drehen sich um das effiziente Arbeiten am Computer. Auch hier lässt sich Zeit sparen. Vieles kann mit Shortcuts, Vorlagen und Mail-Regeln beschleunigt werden, die Sieck in einer Bauanleitung Schritt für Schritt erklärt. Selbstredend schaltet er das Smartphone während der Arbeit auf Flugmodus, weil Konzentration die Produktivität steigert. Und nur darum geht es hier.