Ende Mai geht die DSGVO an den Start
Die Österreichische Post bereitet Unternehmen auf die EU-DSGVO vor.
Bald tritt die EU-DatenschutzGrundverordnung in Kraft – mit Änderungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Worauf müssen Unternehmen also ab dem 25. 05. 2018 beim Versand von werblichen Sendungen achten? Als größter Marketingdaten-Anbieter des Landes unterstützt die Österreichische Post Unternehmen mit der Data Academy bei allen datenrelevanten Fragen. Matthias Schlemmer, Leiter Daten- und Adressmanagement im Post-Geschäftsfeld Mail Solutions, erklärt in einer Checkliste, was Unternehmen bis Mai umgesetzt haben sollten.
Individuelle Angebote und maßgeschneiderter Kundendialog werden immer wichtiger. Vor allem Direct-Mails sind mit einer Leserate von über 90 Prozent im Medienmix relevant.* „Adressierte Werbesendungen per Post sind grundsätzlich weiterhin zulässig“, so Schlemmer. „Auch der Erwerb und die Nutzung von Neukunden-Adressen von einem Adressverlag bleiben nach heutigem Stand nach wie vor unberührt.“
Rechtsgrundlage beachten
Es gibt verschiedene Bedingungen, nach denen personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Neben Verträgen und Gesetzen, beispielsweise im Steuerrecht, ist die Datenverwendung gestattet, wenn dafür Einwilligungen (der Kunden) vorliegen oder wenn ein berechtig- tes Interesse des Unternehmens an der Datenverwendung besteht. Vor allem bei letzterem ist eine fachkundige, juristische Unterstützung meist unumgänglich. Auch bei vorliegenden Einwilligungen ihrer Kunden zur Datenverwendung haben die meisten Unternehmen noch Handlungsbedarf, da bisher erhaltene Zustimmungen, zum Beispiel zur Nutzung für Werbezwecke, eventuell noch nicht den strengen Regeln der EU-DSGVO entsprechen.
DSGVO-konformes Ok
„Nur eine DSGVO-konforme Zustimmung ist eine gültige Zustimmung“, erläutert Matthias Schlemmer. „Sie muss grundsätzlich freiwillig, ein- deutig und aktiv sein. Außerdem muss die Zustimmung umfassend informiert sowie zu einem bestimmten Zweck erfolgen. Diese Kriterien gelten auch für Zustimmungen, die vor Inkrafttreten der DatenschutzGrundverordnung erteilt wurden.“Werden sie nicht erfüllt oder kann kein Nachweis für die Einwilligung vorgelegt werden, werden Zustimmungen mit 25. Mai 2018 ungültig und Daten müssen gelöscht werden. Im Zweifelsfall sollten Experten zu Rate gezogen werden. „Mit den Services der Österreichischen Post können vorhandene Datenbestände unkompliziert geprüft und angereichert werden, damit Adressen nicht nur aktuell sind, sondern auch den Anforderungen der EU-DSGVO entsprechen“, so Schlemmer.
Bekanntheit und Belegbarkeit
Die Herkunft der gesammelten Daten sowie der Grund, warum sie gespeichert werden, müssen künftig bekannt und belegbar sein. Mit der DSGVO sollten Unternehmen daher die exakte Quelle, das Datum der Datensatzanlage sowie eine (etwaige) Zustimmung zur Datenverwendung beziehungsweise einen eventuellen Widerruf speichern.
Lösung zur Datenlöschung
Personenbezogene Daten, für die keine Rechtsgrundlage mehr vorhanden ist – insbesondere jene, die nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck benötigt werden – sind ebenso zu löschen wie Datensätze von Personen, die die Nutzung widerrufen haben. Jedoch reicht die gängige Löschfunktion von Betriebssystemen und Datenbanken meist nicht aus, um die Anforderungen zu erfüllen, da Daten zumeist lediglich als gelöscht markiert, aber nicht tatsächlich physisch gelöscht werden. Für die vollständige Datenlöschung wird meistens eine eigene Software benötigt.
Prozess zur Datenpflege
Werden die Datensätze inhouse verarbeitet, müssen alle Anforderungen der DSGVO vor 25. Mai 2018 umgesetzt und daher auch ein Prozess zur Datenaktualisierung und Datenpflege implementiert werden. Dieser ist laufend zu aktualisieren und gegebenenfalls mit anderen verbindlichen internen Datenschutzvorschriften abzugleichen. Vor der Einführung eines solchen Prozesses empfiehlt es sich, internes und externes technisches und rechtliches Feedback einzuholen.
„Die DSGVO verpflichtet viele Unternehmen außerdem dazu, in gewissen Fällen ein Verarbeitungsverzeichnis, das Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert und Details des Datenverfahrens enthält, zu erstellen. Dieses legt auch die Rolle des Datenverantwortlichen beziehungsweise des Datenschutzbeauftragten fest“, so Schlemmer.
Datenschutz muss im Alltag von allen Mitarbeitern gelebt werden. Dazu erklärt Schlemmer: „Mitarbeiter müssen in die neuen Anforderungen der Verordnung eingeschult und über die Konsequenzen bei Verstößen aufgeklärt werden. Die DSGVO bietet Unternehmen die Chance, das Vertrauen ihrer Kunden durch den sorgsamen Umgang mit deren Daten zu stärken.“Die Data Academy der Österreichischen Post bietet verschiedene Trainingsformate an, um Unternehmen DSGVO-fit zu machen. data-academy.at *Dialog Marketing Report 2017, Österreichische Post AG, marketagent.com