Effiziente Geschäftsprozesse in der Cloud
Digitale Inhalte über Organisations-, IT-Infrastruktur- und Ländergrenzen hinweg effizient zu bearbeiten, gelingt am besten über cloudbasierte Plattformen und Workflows. Als ortsunabhängige Prozessbeschleuniger wirken der Einsatz von mobilen Endgeräten un
Der „Digital Workplace“hat längst Einzug in die Arbeitswelt gehalten. Digitales, mobiles Arbeiten ist für viele Unternehmen zu einem wesentlichen Erfolgskriterium geworden. Weiters zu bemerken ist in den letzten Jahren eine deutliche Verschiebung von der On-Premises-Arbeitsumgebung, in der Unternehmen ihre Software komplett selbst verwalten, hin zu cloudbasierten Software-as-a-Service-Modellen (SaaS).
Die Erfahrung zeigt, dass die Möglichkeit für Benutzer, sämtliche Dokumente in der Cloud immer, überall und von jedem mobilen Endgerät aus gemeinsam einsehen und bearbeiten zu können, die Zusammenarbeit, die Kreativität und die Eigenverantwortung der Belegschaft fördert.
Neue Art der Kommunikation
Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und die Speicherung von Daten in der Cloud verändern dabei das Kommunikationsverhalten: Cloudbasierte Korrespondenzlösungen und Workflows ersetzen unstrukturierten Nachrichtenaustausch per E-Mail oder Instant Messaging. Zudem verringert die zentrale Ablage sämtlicher Dokumente in der Cloud mögliche Fehler durch unterschiedliche Dokumentenversionen. So kennzeichnen per Workflow eingeholte Freigaben eindeutig, welche Version des Dokuments, beispielsweise eines Vertrages, die aktuellste oder die freigegebene Fassung ist. Cloudbasierte Produkte gewährleisten somit nachvollziehbare Abläufe und einen einheitlichen Informationsstand der Mitarbeiter bei gleichzeitiger Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.
Fabasoft Business Process Cloud
Als Basis für die Digitalisierung von Arbeitsprozessen bieten sich Plattformen wie die Fabasoft Business Process Cloud an. Werden Dokumente und Daten von Unternehmen und ihren Geschäftspartnern zentral in der Cloud abgelegt, sind sie zeitund ortsunabhängig verfügbar. Um professionell arbeiten zu können, genügt ein mobiles Endgerät mit einem HTML5-fähigen Browser. Der Zugriff auf die Dokumente ist dabei auch offline möglich. Dafür sorgt die Synchronisation von Ordnern und Objekten mit dem lokalen Dateisystem. Das Zurücksynchronisieren von bearbeiteten Objekten erfolgt, wenn wieder eine Verbindung zur Cloud hergestellt werden kann.
Der Vorteil der cloudbasierten Plattform liegt auf der Hand: Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen im Unternehmen selbst sowie zwischen Unternehmen, ihren Partnern und Lieferanten vollzieht sich sozusagen grenzen- und nahtlos, auch länder- oder kontinenteübergreifend. Einen Beitrag zur „Barrierefreiheit“— ein Grundkonzept der Fabasoft Business Process Cloud — leistet auch die intuitive Benutzeroberfläche. So wird bereits beim Design neuer Funktionalitäten darauf geachtet, Menschen mit Beeinträchtigung sowohl bei der Eingabe, als auch bei der Darstellung bestmöglich zu unterstützen.
Korrespondenzmanagement
Was Produkte von Fabasoft auf Basis der Fabasoft Business Process Cloud zu leisten imstande sind, zeigt Fabasoft Approve, das Standardprodukt für technisches Datenmanagement, beim Einsatz in namhaften Konzernen wie Siemens Mobility. Bereits seit 2018 setzt die Siemens Mobility Gesellschaft, der das internationale Mobilitätsgeschäft des Siemens-Konzerns zugeordnet ist, auf Services von Fabasoft. Informationen, die über die verschiedensten Kommunikationswege ausgetauscht werden, steigen mit der Dauer von großen Projekten exponentiell an.
Dabei den Überblick zu behalten, keine anstehenden Fristen zu übersehen und dafür zu sorgen, dass jeder Beteiligte am selben und aktuellsten Informationsstand ist, stellt eine Mammutaufgabe dar. „Unser Wunsch war es deshalb, unterschiedlich verteilte Datenquellen durch eine umfassende Korrespondenzmanagement-Lösung zu ersetzen“, erklärt Martin Diemt, Head of Project Operation Functions, Siemens Mobility, die Ausgangslage vor zwei Jahren.
Transparente Kommunikation
Das Ziel lautete, Projektmitarbeiter dahin zu bringen, dass die Kommunikation kontrolliert im Status von „Geschäftsbriefen“in der Cloud abläuft. Inhalte werden dazu als Dokumente erzeugt, bearbeitet, mit Fristen sowie zu erledigenden „Aktionen“versehen und dem zuständigen Bearbeiter zugewiesen, der seine Aufgabe in der Cloud erledigen kann.
„Das Korrespondenzmanagement mit Fabasoft Approve zeichnet sich dabei durch flexible Skalierbarkeit, einfache Administration und vollständige Nachvollziehbarkeit aus“, betont Diemt. Benutzer können unkompliziert zur Lösung hinzugefügt werden und sind dank des Rollenkonzepts sofort an der richtigen Stelle berechtigt. Die Zugriffsrechte sind somit klar geregelt. Eine Ablagestruktur kann den jeweiligen Anforderungen entsprechend vorgegeben werden. Durch die zentrale Speicherung der Daten gehören veraltete Versionen und unterschiedliche Informationsstände der Vergangenheit an.
Internationales Großprojekt
Seit 2019 ist das Standardprodukt Fabasoft Approve auch in einem Megaprojekt einer kanadischen Eisenbahngesellschaft im Einsatz. Im Jahr davor hat Siemens Mobility den Auftrag bekommen, 32 Züge einer neuen Zug-Generation zu entwickeln, die ab 2022 auf der Hauptstrecke von Quebec nach Windsor unterwegs sein werden. Der Einsatz einer gemeinsamen Plattform zum Austausch von technischen Daten und Dokumenten im Projekt sorgt für einen effizienten Arbeitsablauf, bei dem der Austausch, die Bearbeitung und die Abnahme von hunderttausenden vertraglich verpflichtenden Dokumenten in den Bereichen Design, Planung, Bewilligung oder Zertifizierung zu vollziehen sind. Um den hochkomplexen, in einem Kreislauf zwischen Siemens Mobility und der Bahngesellschaft ablaufenden Begutachtungs-, Prüf- und Kommentarprozess so reibungslos wie möglich durchführen zu können, wird auf digitale Geschäftsprozesse und cloudbasierte Workflows gesetzt. Wie umfangreich das Projekt ist, zeigt unter anderem die Anzahl der beteiligten Personen. Rund 300 Benutzer arbeiten bei Siemens Mobility mit der Korrespondenzmanagement-Lösung, mehr als 100 beim Eisenbahnbetreiber, wobei dieser eine Vielzahl an externen Beratern ins Projekt geholt hat, die es ebenso wie Behördenvertreter in den Gesamtprozess aktiv miteinzubeziehen gilt.
Auf mobilen Endgeräten
Eine zentrale Rolle kommt im Rahmen dieser heterogenen, grenzübergreifenden Projektorganisation der Möglichkeit zu, über mobile Endgeräte in der Cloud verbunden zu sein. Geht es darum, Arbeitsdokumente zu verfassen, zu kommentieren und in mehrstufigen Freigabevorgängen inhaltlich, technisch und vertraglich zu prüfen, sind Spezialisten wie Sachverständige auf die Kommunikation via Smartphones, Notebooks oder Tablets angewiesen. Ein wesentlicher Effizienzgarant ist dabei die Einbettung verbindlicher, rechtsgültiger Digitaler Signaturen.
Digitale Signaturen
„Neben der Sicherheit, dass ein Dokument nicht manipuliert wurde, bietet digitales Unterzeichnen in der Fabasoft Business Process Cloud die Vorteile von geografischer und zeitlicher Flexibilität, voller Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Signiervorgang, des sicheren Austauschs von sensiblen Dokumenten sowie der revisionssicheren Archivierung aller unterzeichneten Dokumente“, erklärt Andreas Dangl, Geschäftsführer Fabasoft Austria GmbH. Eine wesentliche Prozessbeschleunigung bringt die Software von Fabasoft auch für Projektmanager, die unterwegs auf ihren mobilen Geräten zum einen eine übersichtliche Darstellung laufender Prüffortschritte einsehen und zum anderen ohne Zeitverlust ihren „Sanktus“mit einer Digitalen Signatur geben können.
Auch neue Benutzer, die noch keinen Cloud-Account haben, können in Workflow-Aktivitäten eingebunden werden. Dadurch lassen sich Aufgaben, wie etwa das digitale Signieren von Dokumenten, direkt an neue Lieferanten, Kunden oder auch Kollegen weiterleiten. Da nicht mehr gewartet werden muss, bis sich ein Nutzer registriert hat, wird der Prozess nochmals massiv beschleunigt.
Mobiler Einsatz im Anlagenbau
Wie bedeutend das Thema der mobilen Bearbeitung von Dokumenten über eine Cloud-Infrastruktur ist, zeigt sich ebenfalls im Anlagenbau am Beispiel von Siemens Energy. Das 2020 neu firmierte Unternehmen liefert in der Sparte Gas and Power schlüsselfertige, fossile Kraftwerkslösungen wie zum Beispiel Gas- oder Dampfturbinenkraftwerke. Der Aufwand für die Projektabwicklung und die Organisation der dafür benötigten Daten und Dokumente ist beträchtlich. Ein zentraler Schritt war es, die Dokumentationsmanagement-Prozesse so in die Cloud zu verlagern, dass Dokumente nicht mehr per E-Mail ausgetauscht und manuell eingepflegt werden müssen, sondern vollautomatisiert aus SAP Plant PDM bereitgestellt und externes Feedback oder Freigaben wieder zurücksynchronisiert werden können – sowohl vom stationären Arbeitsplatz aus, als auch mobil.
Zur Qualitätskontrolle
Der mobile Einsatz ist dabei vor allem in Sachen Qualitätskontrolle eine Schlüsselanforderung. So müssen zum Beispiel alle Anschlusspunkte von elektrotechnischen Bauverbindungen — sogenannte Isometrien, von denen es pro Kraftwerk zigtausende gibt — kontrolliert und dokumentiert werden. Die frühere Praxis, bei der hunderte Prüfer im Kraftwerk fotografiert und händisch auf Zetteln dokumentiert haben, was schlussendlich als Papierberg in eigenen Baucontainern landete, erwies sich als denkbar ineffizient. Im Hinblick auf eine zeitnahe, klare und strukturierte Abarbeitung der gesammelten Informationen im Rahmen der Prüfprozesse wird nunmehr digitalisiert in der Cloud vorgegangen, wobei dank einer eigens entwickelten mobilen App Sachbearbeiter und Prüfer am iPad und iPhone auf Daten in der Cloud zurückgreifen können. Durchlaufzeiten von Informationen wurden damit bei gleichzeitig erhöhter Datenqualität und -verfügbarkeit drastisch verringert.
Ihre Stärken spielen mobile, auf der Fabasoft Business Process Cloud basierende Anwendungen auch im Rahmen von Field Quality Plans (FQP) aus, wenn Abnahmeprotokolle als Teil der Dokumentation eingeplant sind. Ist der Fortschritt im Bau so weit gediehen, läuft der FQP vollkommen digital über Fabasoft Approve ab. Dabei handelt es sich um eine konsolidierte Plattform, auf der Projektinformationen aus den verschiedensten Systemen zusammengefasst werden, um Entscheidungsgrundlagen zu liefern und die Weiterverarbeitung über das Dokumentenmanagement zu ermöglichen. Die Option, auf der Baustelle vor Ort einfach und rechtsverbindlich auf mobilen Endgeräten digital signieren zu können — auch offline —, sorgt für eine enorme Prozessvereinfachung und –beschleunigung.