Das Zetterl der Zukunft
Bei großen Unternehmen sind elektronische, maschinenlesbare Rechnungen vielfach schon an der Tagesordnung. Aber auch kleinen Betrieben bringt die E-rechnung Vorteile.
Eine Rechnung, die als PDFDatei per E-mail verschickt wird, ist noch lange keine ERechnung. Denn letztere bezeichnet im Allgemeinen eine strukturierte und standardisierte elektronische Rechnung. Mit dieser können die Rechnungserstellung und der Rechnungseingang vollautomatisch erfolgen.
Österreichischer Standard. In Österreich wurde dafür „ebinterface“eingeführt, ein Standard für die ERechnung auf Basis von XML. Auf der Website www.wko.at findet sich eine Liste mit Dienstleistern, die die Verwendung von „ebinterface“in Unternehmen umsetzen.
Der unmittelbarste Vorteil, der sich durch den Umstieg auf die ERechnung ergibt, ist die Einsparung bei den Kosten für Papier, Druck und Versand. Wer schon einmal 50 Rechnungen am Stück ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert und verschickt hat, weiß auch, dass zusätzlich die Ersparnis bei Zeit und Aufwand beachtlich sein kann.
Wichtiges. Der Platzfaktor ist ebenso nicht zu vernachlässigen. Rechnungen in Papierform zu archivieren kostet nicht nur Zeit undnerven, sondern füllt auch einen Aktenschrank nach dem anderen. E-rechnungen, die sich automatisch archivieren lassen, sind besonders praktisch. Dabei sollte man jedoch auf das regelmäßige Back-up nicht vergessen, etwa auf eigens dafür vorgesehenen Festplatten.
Zahlungsfristen werden grundsätzlich immer erst bei Erhalt der Rechnung wirksam. Rechnungen, die automatisch erstellt und elektronisch versendet werden, können einen echten Zeitvorteil beim Rechnungseingang bedeuten. Umgekehrt erhält man heute vielfach Rechnungen prompt, da kann es sinnvoll sein, sich dengegebenheiten anzupassen.
Buchhaltung verschlanken. Je nach Grad der Automatisierung hat die E-rechnung auch Einfluss auf die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung. So können etwa die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung übernommen werden, was den Workflow deutlich vereinfacht. Auch häufige Fehlerquellen bei der Eingabe von Daten verringern sich dadurch.
Zusätzlich können auch automatisierte Auswertungen erstellt werden, die betriebswirtschaftlich hochinteressante Daten liefern können.