Maak geen geluid

En 7 andere do’sanddon’ts van videovergaderen

Twee maanden geleden was je nog het heertje als je tijdens het werk gewichtig op je horloge kon kijken en zeggen: ‘Excuseer, collega’s, ik heb zo meteen een videoconferencecall.’ Zo’n onlinevergadering, met mensen die soms aan het andere eind van de wereld zaten, was toen voorbehouden aan een select groepje ingewijden. Gewone mensen lummelden intussen wat aan rond een te grote vergadertafel in een te klein zaaltje waar het geurde naar koffie, zweet en erger.

Sinds de uitbraak van het coronavirus en de bijbehorende quarantainemaatregelen doen we allemaal aan videovergaderen. Maar we doen het niet allemaal even goed. Videovergaderen is heel anders dan gewoon vergaderen: het vergt een andere instelling, en er gelden andere regels. We lijsten ze even voor u op.

Wees op tijd

Laatkomers werken ook bij gewone vergaderingen op de zenuwen, maar hier nog veel meer: de neiging is zowat onbestaande bij collega’s die op tijd aan hun laptop zaten om het onder elkaar over koetjes en kalfjes te hebben tot u er bent, ze zitten dus verveeld naar hun scherm en elkaar te staren terwijl ze op u wachten.

Kies de juiste plek

Als u op regelmatige basis thuis aan een videovergadering met steeds dezelfde collega’s deelneemt, denk dan goed na over waar u gaat zitten voor u aan de allereerste vergadering begint. Collega’s zullen zo dadelijk bij u kunnen binnenkijken, die eerste indruk is erg belangrijk. Denk eraan dat het de ruimte achter u is die ze zullen zien. Ruim daar dus de rommel op, en positioneer uw laptop zodanig dat uw huis er groter, mooier en smaakvoller ingericht uitziet dan in werkelijkheid het geval is.

Plaats de laptop niet gewoon op de tafel of het bureau waaraan u gaat zitten. Dat is te laag, want dan moet u het scherm schuin plaatsen om goed in beeld te komen. Het gevolg is dat collega’s naar uw dubbele kin en in uw neusgaten kijken, en van uw interieur alleen uw plafond zien, inclusief stofwebben. Plaats de laptop dus op een stapeltje boeken, zodat de webcam ongeveer op ooghoogte staat: u en uw interieur komen eleganter in beeld.

Als u bij die eerste vergadering complimentjes krijgt over uw interieur, neem die dan gracieus in ontvangst zonder verbaasd achterom te kijken alsof u voor het eerst zelf uw interieur ziet.

Als u bij die eerste vergadering géén complimentjes krijgt over uw interieur, ga daar dan niet over mokken, en verander zeker niet van plek bij de volgende vergadering om alsnog bewonderende blikken te lokken. U komt al snel over als een uitslover.

De meeste videovergadersoftware beschikt over de optie ‘achtergrond flou maken’. Blijf daaraf. Het heeft geen enkel nut, collega’s zullen denken dat u iets te verbergen hebt en het ziet eruit alsof u zonet bent overleden en tussen de wolken in de hemel zweeft. In tijden van corona is dat bepaald traumatiserend voor veel mensen.