Método lean: para fazer mais com menos
Focado na otimização de processos produtivos na indústria, conceito ganha outras aplicabilidades nas áreas administrativas de médias e grandes empresas
Para explicar o conceito lean, que pode otimizar todo e qualquer processo de uma empresa, eis um exemplo básico: criar um folder de divulgação. Geralmente, essa tarefa terá um responsável que deverá passar o projeto para um supervisor, que fará o encaminhamento para aprovação.
Até que esteja finalizado, o projeto terá então passado por inúmeras mãos. Todo esse trajeto que poderia ser feito em linha reta, acabou ganhando curvas e mais curvas, gerando mais tempo e, consequentemente, custo para a empresa.
Essa é uma situação simples que João Carlos Batista de Sousa, coordenador da Escola de Gestão da Faculdade da Indústria IEL, no Paraná, utilizou para exemplificar o conceito de lean.
O termo em inglês significa enxuto e é tido como uma filosofia inspirada em práticas e resultados do sistema Toyota de produção. “Resumidamente, é fazer mais com menos, tendo os processos produtivos como foco. Há pesquisas que indicam que em alguns setores das empresas, 90% de todo trabalho realizado é desperdício”, ressalta.
Ele explica que o lean sempre foi vinculado aos processos industriais (lean manufacturing), mas que agora, com a compreensão de que todas as organizações são feitas de processos internos, o método se ampliou para outras áreas, como a administrativa, resultando no lean office.
“O princípio do lean office é buscar resultados por métodos mais claros, gerando um aprendizado e crescimento das empresas. É acabar com os gargalos e melhorar o fluxo dos trabalhos”, afirma Sousa, considerando que nas organizações é muito comum criar vícios nos processos, o que limita qualquer tipo de inovação e melhoria das metodologias.
Sousa observa que muitos empresários brasileiros ainda não conseguiram perceber a importância do lean office. Seguindo este pensamento, os serviços de consultoria na área estão surgindo no País.
Como é o caso da consultoria Lean Office IEL, da Escola de Gestão da Faculdade da Indústria IEL, do Sistema Fiep (Federação das Indústrias do Estado do Paraná).
O serviço é direcionado à área administrativa das empresas e ofertado em três abordagens: ganhos rápidos (duração de 12 semanas e aplicação em um processo administrativo); ganhos simultâneos (duração de 16 semanas, aplicado em quatro processos, além da formação de líderes de melhoria de processos); e Roadmap – Self Assesment (duração de uma semana, onde a própria empresa implementará o plano).
“Identificamos os desperdícios do escritório, desde reuniões improdutivas, falta de treinamento e turnover. Todo o trabalho ocorre na companhia com a participação de funcionários e corpo diretivo. No final, é feita uma avaliação de resultados, orientações estratégicas e de gestão de produtividade do processo impactado”, explica.
Sousa ainda salienta que o método lean office se aplica tanto para pequenas empresas quanto para grandes corporações, em qualquer segmento. “Já atendemos hospital, indústria e Ministério Público do Trabalho”, completa.
DO CHÃO DE FÁBRICA
O modelo de gestão lean é atribuído a Taiichi Ohno, da indústria automobilística japonesa Toyota. Em 1970, em um cenário pós-Segunda Guerra Mundial, ele conseguiu retomar a competitividade no mercado, com baixo investimento.
O industrial entendeu que o segredo estaria nos processos produtivos e passou a eliminar todo desperdício de tempo, espera, transporte, material, defeitos e até locomoção de funcionários dentro da fábrica. Foi daí que surgiu o termo lean manufacturing (manufatura enxuta).
Efetivo, o conceito rompeu as fronteiras das linhas de produção industriais e vem se aplicando em outras áreas, como por exemplo, o lean office, lean thinking e lean startup.
“Identificamos os desperdícios do escritório, desde reuniões improdutivas, falta de treinamento e turnover”