Mudança é tecnológica e cultural

O processo de eliminação do papel nas empresas passa por uma mudança tecnológica e também cultural. O Hospital Evangélico iniciou o trabalho de eliminação do papel em 2016 colocando uma rede wireless corporativa por todo o estabelecimento. Também trocou o cabeamento de rede e, esse ano, fez a aquisição de um data center no valor de mais de R$ 3 milhões. “Tínhamos o data center desde 2010, sendo que a vida útil de um equipamento de TI é de 60 meses”, conta Oliveira. Em paralelo, o hospital iniciou a emissão do certificado digital de todas as equipes para que os membros possam assinar os prontuários médicos e outros documentos digitalmente.

Pâmela Manfrin, gerente de estratégia da empresa de alimentação Appetit, conta que 30% dos 56 projetos ativos da companhia são relacionados à redução de custos com papel. Algumas propostas surgiram dos próprios funcionários e envolvem medi- das simples, como o uso de tela dupla no computador para evitar consulta de documentos físicos. A implantação desses projetos iniciou com um trabalho de conscientização e capacitação, afirma Manfrin. Depois, envolveu parcerias para uso de ferramentas tecnológicas, como para gestão eletrônica de documentos. A gerente estima investimento de cerca de R$ 120 mil com tecnologia para redução de custos com papel.

“Além do custo, existe a questão da morosidade”, enfatiza Manfrin. A mudança de processos na empresa trouxe mais agilidade no trânsito de documentos entre os 11 estados em que a empresa está presente. Além disso, trouxe mais segurança às informações da companhia. Para a gerente, os custos do papel e da tinta são pequenos diante do impacto que a demora para a consulta de uma informação ou a vulnerabilidade de documentos pode ter.