Softwares auxiliam pequenos a gerir contas
Tecnologia se populariza entre empresas menores, combate burocracia e reduz erros que levam à perda financeira
Com o desenvolvimento da tecnologia e da inteligência artificial para softwares de contabilidade, a gestão financeira de empresas tem ficado mais fácil. Poupados de tarefas mais burocráticas, contadores conseguem atuar como consultores de pequenos e médios negócios, ajudando-os a crescer.
Esses sistemas de gestão cada vez mais populares —desenvolvedores dessas ferramentas têm crescido de dois a três dígitos ao ano— automatizam o controle de informações das áreas de estoque, compras, vendas, recursos humanos e gestão contábil.
A partir da implantação do sistema de nota fiscal eletrônica no país, em 2008, empresas de tecnologia contábil passaram a extrair seus dados online para classificá-los e calcular impostos automaticamente.
“Antes esse serviço era todo manual. Com o software, o contador só faz a verificação. Se antes ele gastava um dia inteiro para determinado trabalho, agora ele precisa de três horas”, afirma Jander Martins, diretor-executivo da Nexaas, que desenvolve softwares de gestão empresarial.
Para as empresas, essa automação diminui a chance de erros na contabilidade, que geram multas. Isso não significa, entretanto, que a figura do contador seja desnecessária.
“A tecnologia automatiza as tarefas repetitivas. Nenhum contador estudou para lançar nota fiscal, mas sim para analisar balanços das empresas e apontar quais são os problemas, onde os gastos estão altos e onde precisa de mais investimento”, diz o diretor de tecnologia da SCI Sistemas Contábeis, Elinton Marçal.
Segundo Martins, somente 20% das empresas brasileiras hoje utilizam softwares de contabilidade, mas o número vem aumentando: a Nexaas cresceu 100% em 2018.
Antes restrito a empresas de grande porte, os softwares de contabilidade têm ganhado espaço entre as pequenas e médias. Já existem, por exemplo, planos básicos de gestão contábil gratuitos. Os preços das ofertas pagas variam, dependendo da complexidade do sistema e do porte da empresa, podendo ultrapassar R$ 10 mil por mês.
Alguns softwares se conectam às contas bancárias das empresas para registrar e elaborar gráficos sobre o fluxo de caixa. Mostram em tempo real o dinheiro que entra e sai da companhia, dividindo os valores por categorias.
Quando controlava as receitas e despesas em planilhas no Excel, o empresário Fernando Ordones, dono do bufê infantil Espaço Safhari, no Campo Belo, zona sul de São Paulo, tinha dores de cabeça.
“A estrutura era desorganizada. Chegamos a perder planilhas e alguns clientes pagaram menos porque não tínhamos controle financeiro tão preciso”, diz Ordones.
Ele descobriu os softwares de contabilidade durante a pós-graduação em gestão empresarial em 2013. Atualmente, Ordones faz o diagnóstico da saúde financeira de sua empresa pelo sistema QuickBooks Online, da Intuit, que avisa diariamente quais são as contas a pagar e a receber. Desde que começou a usar a ferramenta, conta, o Espaço Safhari cresce 35% ao ano.
Além disso, Ordones diz que a tecnologia reduziu o trabalho de seu contador porque as informações financeiras, como faturamento ou despesas, podem ser acessadas com poucos cliques a qualquer momento, do computador ou do celular.
Há ainda ferramentas que facilitam a contabilidade de empresas que têm funcionários remotos, como a Ponto Web, uma das soluções oferecidas pela Nasajon Sistemas, que desenvolve software de gestão integrada.
Nela, o prestador de serviço marca pelo celular o horário de início e fim do expediente. O sistema anexa a esses dados as localizações obtidas por sinal de GPS. A ferramenta, então, envia essas informações ao contador e calcula eventuais horas extras ou descontos na folha de pagamento.
A Nasajon cresceu de 10% a25%nosúltimosdezanose faturou R$ 30 milhões no ano passado, de acordo com o diretor-executivo da empresa, Claudio Nasajon.
A complexidade tributária é um dos grandes problemas das empresas no Brasil, afirma o diretor de produtos da Taxweb, André Barros. São publicadas nos Diários Oficiais da União, dos Estados e dos Municípios, cerca de 800 alterações por dia nas tributações dos produtos, afirma.
Por isso, a empresa desenvolveu o software Taxrules, que usa inteligência artificial para ler as publicações e atualizar o cálculo tributário de qualquer transação comercial.
“Hoje há um custo gigantesco para as empresas, que não podem errar na hora de emitir uma nota porque podem ser penalizadas. Além disso, o fisco vem se capacitando e audita cada vez mais contribuintes em menos tempo”, diz Barros.
Sistemas automatizam o controle de informações das áreas de estoque, compras, vendas, recursos humanos e contábil