Mantendo o controle
COMO O TRABALHO ESTRATÉGICO COM OS PMS INCREMENTA O RESULTADO DE SEU HOTEL
Há tempos uma gestão inteligente de qualquer empresa significa a utilização da tecnologia dos softwares para automatizar certos processos e controles. De reservas ao estoque de produtos de limpeza e cozinha, tudo precisa ser minuciosamente controlado para que não haja nenhum furo na operação – e há um sistema para cada uma destas funcionalidades. Os chamados PMSs (Property Management System, sistema de gestão de propriedade, em inglês) trabalham o front desk, fazem o controle do inventário do hotel, governança e reservas. Eles podem ser desde um ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Gestão Empresarial, mais complexo) até um simples software de recepção, que faz o controle de check-in e check-out, e permitem a integração com outros sistemas.
Os sistemas não são nenhuma novidade para os hoteleiros, mas são constantemente aprimorados pelas empresas desenvolvedoras. “O básico da funcionalidade é controlar a disponibilidade dos apartamentos”, explica Marcus Moreira, CEO da CMCorp. Quanto mais completo o sistema for, melhor ele conseguirá integrar-se ao back office, PDV (ponto de vendas), financeiro, estoque, contabilidade, eventos e channel managers (gerenciadores de canais de distribuição, tanto online como off-line), fazendo com que o hoteleiro possa ter um panorama geral da operação de seu hotel. “É o ciclo da vida das informações dentro do empreendimento. O uso dos sistemas permite que você tenha os dados que precisa na ponta dos dedos”, diz o executivo.
Acontece com frequência dos hotéis implantarem um sistema simples e ainda realizarem alguns procedimentos manualmente, via planilhas de Excel. O que se busca, no entanto, é eficiência – esta é a palavra-chave aqui, algo essencial em tempos nos quais o mercado, os hóspedes, as agências, os parceiros e os fornecedores exigem cada vez mais agilidade. É preciso que o hotel consiga gerenciar bem sua disponibilidade, que é seu grande bem, ou acabará deixando de fazer uma venda, ou vendendo e não conseguindo entregar. E quanto menos espaço para as pequenas falhas humanas, mais
fácil. Neste cenário, os PMSs mais completos, que permitem integrações e gerenciam todos os dados, agregam valor para o empreendimento.
“Diretamente ocorre uma enorme melhora nos processos internos, e, com isso, o hotel ganha rapidamente muita eficiência. Com isso surgem diversos efeitos colaterais positivos, como elevação instantânea na satisfação dos hóspedes, consequentemente aumentando a receita, e ocorre também uma melhora na gestão de recursos, gerando otimização e, com isso, economia”, aponta Moisés Costa, diretor executivo da Check-In. Para que isto aconteça, no entanto, é preciso que o hoteleiro tenha clareza das suas demandas – fator importante na hora da tomada de decisão sobre o sistema contratado. “O mais importante é o hoteleiro identificar previamente quais setores do hotel ele quer realmente automatizar. A partir deste autoconhecimento, buscar um software que o atenda e que caiba no seu bolso”, explica o diretor.
“Leva-se em consideração o suporte técnico do fornecedor, a qualidade técnica e suas funcionalidades do sistema, qual o grau de facilidade para usar, quais e quantas fases serão precisas para a implantação, experiência do fornecedor da solução no mercado (saber quais clientes ele atende e se estão contentes com a contratação e resultado), se existe a possibilidade de integração com outras ferramentas, o preço e metodologia de cobrança pelo uso da solução, entre outros”, detalha Felipe Touro, especialista em distribuição e proprietário da Singulare Consultoria.
O hoteleiro deve ter em mente a necessidade de atualizar e otimizar o sistema constantemente, trabalhando com outras ferramentas integradas. “Sem dúvida o PMS exerce papel importante na operação e estratégia do hotel, entretanto, deve-se considerar que no mercado dinâmico e competitivo de hoje não basta tê-lo como única solução, uma vez que, outros recursos tecnológicos, como gestor de canais (channel manager), sistema central de reservas (CRS), sistemas de revenue management (RMS), motor de reservas (booking engine), comparador de tarifas (rate shopper) é que irão, de fato, contribuir ainda mais para que hotéis possam ter maior embasamento para a tomada de decisões estratégicas, obter vantagem competitiva e otimizar e maximizar seus lucros”, diz Touro, destacando que este aparato possibilita ao hotel trabalhar de modo mais estratégico e analítico.