La convocation de l’assemblée générale annuelle
Afin de bien se préparer, il est primordial de consulter la convention de copropriété étant donné que celle-ci contient des dispositions spécifiques à votre syndicat. Les principes exposés dans la présente sont donc indicatifs, la convention de copropriété ayant préséance, sauf exception. Dans le présent texte, le terme convention référera spécifiquement à la convention de copropriété, afin d’alléger.
L’AVIS DE CONVOCATION
L’assemblée annuelle des copropriétaires doit obligatoirement s’effectuer au plus tard dans les six (6) mois de la fin de l’année financière. Ce délai est souvent plus court dans la convention. Cette assemblée doit être précédée d’un avis de convocation qui doit prévoir la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée. Cet avis doit être donné dans un délai variant entre dix (10) et quarante-cinq (45) jours avant l’assemblée, toujours sous réserve du libellé de la convention. Dans le calcul de ce délai, le jour où l’avis est remis aux copropriétaires doit être exclu du décompte.
Le mode de transmission de cet avis doit s’effectuer selon la convention, soit par courrier, par remise de main à main ou par remise de la documentation aux portes des unités. De nos jours, ces avis sont fréquemment transmis par courrier électronique, pratique qui est acceptable par la Loi. Cependant, les copropriétaires qui ne possèdent pas d’ordinateur ne peuvent être forcés de recevoir les avis par ce moyen.
De plus, l’avis de convocation transmis à un copropriétaire dont le droit de vote est suspendu pour non-paiement de ses contributions aux charges communes doit indiquer ce fait au copropriétaire en défaut puisqu’ils n’ont pas de droit de vote à l’assemblée à moins d’un paiement des charges avant la tenue de l’assemblée.
Pour la convocation, le libellé de la convention doit être respecté rigoureusement puisque la loi prévoit que les décisions prises dans une assemblée générale dont les règles de convocation n’ont pas été respectées pourraient faire l’objet d’une annulation par le tribunal.
L’ORDRE DU JOUR
Afin d’aider les lecteurs dans la préparation de cet ordre du jour qui peut être inclus dans l’avis de convocation ou comme document distinct, nous suggérons ici un modèle général
Étant donné l’importance de ces assemblées dans la vie d’un syndicat de copropriétaires et l’importance d’une bonne préparation, nous leur consacrons deux chroniques. Cette assemblée a comme objectif premier de rendre compte de la gestion du syndicat depuis la dernière assemblée, d’informer les copropriétaires et de les consulter sur certains points.
qui pourra faire l’objet de modifications spécifiques :
• Nomination d’un président d’assemblée (qui verra à la modération des débats) • Ouverture de l’assemblée • Constat du quorum et dépôt des procurations (le président vérifie le quorum de l’assemblée, lequel est prévu dans la convention de copropriété). • Adoption de l’ordre du jour • Présentation des états financiers de l’année précédente • Consultation à propos du budget • Adoption de tout projet de travaux affectant les parties communes • Adoption de modification à la déclaration de copropriété ou aux règlements de l’immeuble, si nécessaire • Élection des membres du conseil d’administration • Élection des officiers d’assemblée (président, secrétaire, trésorier et autres) • Questions diverses (questions des copropriétaires qui n’ont pas à faire l’objet d’une décision spécifique de l’assemblée) • Levée de l’assemblée
Suite à la réception de l’ordre du jour, les copropriétaires ont cinq (5) jours pour demander des modifications. De telles modifications ne sont cependant pas requises pour permettre aux copropriétaires de poser des questions lors de la présentation des différents documents lors de l’Assemblée.
LES DOCUMENTS ACCOMPAGNANT L’AVIS DE CONVOCATION
L’avis de convocation doit être accompagné du bilan et de l’état des résultats de l’exercice financier écoulé ainsi que du budget prévisionnel pour l’année à venir, l’assemblée devant être consultée sur le budget.
La documentation doit aussi inclure un exemplaire de tout projet de modification à la déclaration de copropriété, aux règlements de l’immeuble ainsi que de tous règlements qui auraient pu être adoptés par le conseil d’administration pendant l’année afin que l’assemblée les approuve.
L’avis doit aussi être accompagné d’une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé pour le syndicat ainsi que tous les travaux projetés dans l’immeuble pour la prochaine année. Pour ce faire, nous suggérons de dresser une liste des contrats à venir avec une note explicative de chacun des projets. Cette note doit expliquer en quelques lignes l’objet du contrat et l’ampleur des travaux afin de ne pas prendre par surprise les copropriétaires lors de l’assemblée. Finalement, l’avis de convocation devra aussi transmettre tout projet de résolution qui devra être décidé par l’assemblée, si nécessaire. Afin de déterminer quelles sont ces résolutions, nous référons le lecteur à la convention de copropriété.
Bien que non obligatoire, nous suggérons aussi de joindre à l’avis de convocation un formulaire de procuration afin d’obtenir le vote d’un copropriétaire dans l’impossibilité de se présenter à l’assemblée. Étant donné le manque d’espace, nous reproduirons le modèle de procuration à transmettre lors de la prochaine chronique. Nous aborderons aussi le déroulement de l’assemblée annuelle des copropriétaires. PAR LOUIS CHARRON, LL.B. MBA