LES RÉGISTRES DU SYN­DI­CAT

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Des lec­teurs as­si­dus m’ont de­man­dé d’écrire une chro­nique sur l’or­ga­ni­sa­tion ma­té­rielle du syn­di­cat. Comme le diable est dans le dé­tail, nous consa­cre­rons deux chro­niques à cette ques­tion. La pré­sente, au su­jet de la te­nue des re­gistres du syn­di­cat et la sui­vante au su­jet de la ré­dac­tion et de l’adop­tion des pro­cès-ver­baux des réunions. J’en pro­fite pour vous in­vi­ter à me faire par­ve­nir des su­jets d’ar­ticles qui vous in­té­ressent et qui pour­raient être d’in­té­rêt pour les autres lec­teurs.

Trop de li­tiges dé­coulent du fait que le syn­di­cat ne conserve pas adé­qua­te­ment de traces de toutes les dé­ci­sions prises par son con­seil d’ad­mi­nis­tra­tion et par l’as­sem­blée des co­pro­prié­taires.

Sous ré­serve de la conven­tion de co­pro­prié­té qui doit être consul­tée et qui peut pré­voir cer­taines par­ti­cu­la­ri­tés, la Loi im­pose au syn­di­cat l’obli­ga­tion de te­nir cer­tains dos­siers de na­ture ad­mi­nis­tra­tive. C’est l’obli­ga­tion de mé­moire du syn­di­cat pour sa ges­tion pas­sée et pré­sente. Comme au fil du temps les ventes suc­ces­sives ver­ront le con­seil d’ad­mi­nis­tra­tion com­plè­te­ment rem­pla­cé, le Con­seil de­vra se fier à des ar­chives bien te­nues pour se ré­fé­rer aux dé­ci­sions pas­sées. Trop de li­tiges dé­coulent du fait que le syn­di­cat ne conserve pas adé­qua­te­ment de traces de toutes les dé­ci­sions prises par son con­seil d’ad­mi­nis­tra­tion et par l’as­sem­blée des co­pro­prié­taires. La confir­ma­tion de toute dé­ci­sion de­vrait donc être consi­gnée par écrit au re­gistre de la co­pro­prié­té afin d’évi­ter à l’ave­nir toute si­tua­tion dé­cou­lant d’au­to­ri­sa­tion « ver­bale » qui au­rait été don­née lors de ren­contres for­tuites, pro­blème ob­ser­vé fré­quem­ment.

Ce re­gistre qui de­vrait être clas­sé de fa­çon chro­no­lo­gique et com­prendre tout acte im­por­tant dans la vie de la co­pro­prié­té et qui dé­coule des ob­jets du Syn­di­cat soit : la con­ser­va­tion de l’im­meuble, l’en­tre­tien et l’ad­mi­nis­tra­tion des par­ties com­munes, la sau­ve­garde des droits af­fé­rents à l’im­meuble ou à la co­pro­prié­té ain­si que toutes les opé­ra­tions d’in­té­rêt com­mun. Ain­si, les do­cu­ments im­por­tants vi­sant ces ob­jets de­vraient y être ver­sés. En plus de ce re­gistre chro­no­lo­gique, nous sug­gé­rons que cer­tains dos­siers chauds au su­jet d’une pro­blé­ma­tique par­ti­cu­lière, tel un co­pro­prié­taire ré­cal­ci­trant, un four­nis­seur ou un pro­jet de ré­fec­tion fasse l’ob­jet d’un dos­sier dis­tinct afin de per­mettre une ré­fé­rence ra­pide à la do­cu­men­ta­tion né­ces­saire au trai­te­ment ou à la ré­so­lu­tion de pro­blèmes ou de li­tiges, se­lon le cas.

Le Code ci­vil pré­voit que le syn­di­cat tient à la dis­po­si­tion des co­pro­prié­taires un re­gistre de la co­pro­prié­té qui de­meure la pro­prié­té du syn­di­cat, mais aux­quelles les co­pro­prié­taires ont ac­cès. Cette ac­ces­si­bi­li­té a pour ob­jec­tif de pro­mou­voir la ges­tion trans­pa­rente du syn­di­cat. Ce­pen­dant, le droit d’exa­men des co­pro­prié­taires doit être en­ca­dré. La consul­ta­tion doit à notre avis être as­su­jet­tie à des règles uni­formes pour l’en­semble des co­pro­prié­taires. Nous re­com­man­dons donc qu’un rè­gle­ment soit adop­té dans chaque syn­di­cat afin d’éta­blir les mo­da­li­tés du droit d’ac­cès aux re­gistres, no­tam­ment quant à l’ache­mi­ne­ment de la de­mande, aux heures de consul­ta­tion, au coût d’exer­cice de ce droit et à d’ob­ten­tion de co­pies. La loi ne pré­voit pas que la consul­ta­tion des re­gistres doive se faire gra­tui­te­ment et un mon­tant rai­son­nable peut être fac­tu­ré pour son exer­cice. Nous re­com­man­dons aus­si un co­pro­prié­taire en dé­faut de paie­ment de ses contri­bu­tions aux charges com­munes ne puisse avoir ac­cès au re­gistre de l’im­meuble.

La te­nue des re­gistres du syn­di­cat est ce­pen­dant as­su­jet­tie à la Loi sur la pro­tec­tion des ren­sei­gne­ments per­son­nels et le rè­gle­ment adop­té par le syn­di­cat de­vrait éga­le­ment pré­voir les moyens de pro­tec­tion des in­for­ma­tions conte­nues au re­gistre par le syn­di­cat. En ef­fet, ce der­nier doit voir à la pro­tec­tion de la vie pri­vée et à la ré­pu­ta­tion des co­pro­prié­taires pour évi­ter de s’ex­po­ser à des re­cours en dom­mages et in­té­rêts. Le syn­di­cat doit donc éga­le­ment voir à la confi­den­tia­li­té des in­for­ma­tions qui sont conte­nues au re­gistre et s’as­su­rer no­tam­ment que ces in­for­ma­tions ne sont pas di­vul­guées à des tiers sans le consen­te­ment du co­pro­prié­taire concer­né. Une consul­ta­tion de cette loi est re­com­man­dée pour ai­der à la ré­dac­tion du rè­gle­ment.

UN DROIT D’AC­CÈS LI­MI­TÉ

Le droit d’ac­cès aux re­gistres n’est pas illi­mi­té. Des ju­ge­ments ont confir­mé le droit des co­pro­prié­taires de consul­ter le re­gistre et d’avoir ac­cès à des do­cu­ments re­liés aux ob­jets du syn­di­cat pré­cé­dem­ment men­tion­né soit par exemple quant à l’en­tre­tien de l’im­meuble ain­si qu’à des ex­per­tises tech­niques qui au­raient été pré­pa­rées à l’égard de ce­lui-ci. Quant à la do­cu­men­ta­tion comp­table, des ju­ge­ments ont dé­ter­mi­né que l’ac­cès des co­pro­prié­taires ne peut s’ef­fec­tuer sans contrainte. Ces in­for­ma­tions ont été ju­gées comme des ou­tils de ges­tion de la co­pro­prié­té et non pas comme des re­gistres de la co­pro­prié­té au sens de la Loi. À cet égard, les co­pro­prié­taires non membres du con­seil d’ad­mi­nis­tra­tion n’ont donc ac­cès, an­nuel­le­ment, qu’aux états fi­nan­ciers du syn­di­cat lors de l’as­sem­blée gé­né­rale des co­pro­prié­taires.

LE RE­GISTRE DES CO­PRO­PRIÉ­TAIRES ET LO­CA­TAIRES

La loi im­pose éga­le­ment au syn­di­cat de te­nir à la dis­po­si­tion des co­pro­prié­taires un re­gistre conte­nant le nom et l’adresse de chaque co­pro­prié­taire d’une par­tie ex­clu­sive ain­si que de chaque lo­ca­taire de celle-ci. La dé­cla­ra­tion de co­pro­prié­té pré­voit ha­bi­tuel­le­ment l’obli­ga­tion pour un co­pro­prié­taire pro­cé­dant à la lo­ca­tion de son uni­té de com­mu­ni­quer au syn­di­cat le nom de tout nou­veau lo­ca­taire de celle-ci. Cette liste de­vrait per­mettre à cha­cun des co­pro­prié­taires de com­mu­ni­quer avec son voi­sin dans l’éven­tua­li­té d’un pro­blème.

Pour leur uti­li­sa­tion per­son­nelle, cer­taines co­pro­prié­tés ajoutent éga­le­ment aux noms et adresses cor­res­pon­dant aux nu­mé­ros d’uni­té d’autres in­for­ma­tions per­ti­nentes tels les nu­mé­ros de lot, les nu­mé­ros du ou des sta­tion­ne­ments at­tri­bués à chaque uni­té ain­si que le nom de son créan­cier hy­po­thé­caire, le cas échéant. Ces in­for­ma­tions se­ront très utiles au syn­di­cat aux fins de ré­fé­rence et pour pré­pa­rer les as­sem­blées gé­né­rales, les feuilles de pré­sence, les bul­le­tins de vote se­cret.

Le re­gistre doit éga­le­ment conte­nir l’en­semble des pro­cès-ver­baux du syn­di­cat. Dans notre pro­chaine chro­nique, nous dis­cu­te­rons de la ré­dac­tion de ces pro­cès­ver­baux et de leur adop­tion. PAR LOUIS CHARRON

LOUIS CHARRON LL.B. M.B.A. Avo­cat et Con­seil d'en­tre­prise CAMLEX 402, Notre-Dame Est, Bu­reau 300, Mon­tréal, Qué­bec H2Y 1C8 Ca­na­da Cour­riel : lchar­ron@camlex.ca Ligne di­recte : 514-274-5219 T. : 514-798-0607

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