Des congrès de plus en plus numériques
À l’heure du tout-connecté et de l’économie numérique, les centres de congrès doivent composer avec une nouvelle demande d’outils informatiques. Tant du côté des organisateurs d’événements que de celui des visiteurs.
Lorsque le Palais des congrès de Montréal signe une entente avec CGI en 2012, il est parmi les premiers au monde à proposer une gamme de logiciels en adéquation avec les volontés des organisateurs les plus en pointe de la technologie.
Pour Alan Mikhail, chef de service en solutions d’affaires et technologies événementielles, l’offre de services numériques permet de mieux concevoir les événements qui se déroulent au Palais.
Les organisations se bâtissent des bases de données qui sont considérablement plus intelligentes que par le passé, note-il. «Au début, on avait seulement des catalogues de présentation ou la liste des présentateurs. Aujourd’hui, il y a certains organisateurs qui intègrent des éléments de profil de ces présentateurs en cherchant de l’information additionnelle sur leurs visiteurs à l’aide de leurs profils Facebook ou LinkedIn Ces outils permettent aux organisateurs d’approfondir le type d’informations utiles pour créer de meilleurs événements d’année en année.»
Les responsables de la technologie événementielle doivent donc s'assurer que les organisateurs de congrès puissent transposer leur présence numérique durant l'événement. « Notre rôle dans ce processus est d'être en mesure de les
accomoder pour ce type de déploiement», note Alan Mikhail.
D’autres outils importants permettent d’attirer des rassemblements de calibre mondial, dans un secteur en forte croissance.
« Les applications événementielles utilisées par le Palais vont permettre aux participants et aux exposants d’acheter des services et d’interagir avec nos structures beaucoup plus facilement, indique le chef de service. Quand quelqu’un s’installe, on met en place un partage du système de commerce électronique qui permet à nos participants de voir les spécificités du salon, d’acheter des services, de commanditer des espaces; ils peuvent faire tout ça à partir de leur ordinateur. Rien que pour les conférences internationales, on est capables d’offrir un accès continu, et donc de les laisser s’organiser à l’heure qui leur convient. » Là où auparavant il fallait s’accorder en fonction des fuseaux horaires.
La solution logicielle est très souple, selon le chef de service. «On offre une base de logiciels qui permettent de créer plusieurs applications différentes, lesquelles seront personnalisées pour chacun de nos événements. Chacun de nos utilisateurs va avoir sa propre application, conçue en fonction de ses besoins spécifiques. Mais ce qu’on voit le plus souvent, c’est l’adoption d’une application mobile par des clients qui font des multi-événements sur plusieurs sites. L’application mobile leur permet d’avoir une certaine continuité. »
Côté clients
Les applications mobiles offrent également des avantages aux visiteurs du Palais des congrès, selon Alan Mikhail. « L’utilisation d’une application mobile permet aux visiteurs d’avoir toute l’information sur un événement donné sous la main. Ils y trouvent, par exemple, le calendrier, le plan de la salle, les noms des présentateurs, une introduction de fonctions comme le géorepérage, qui leur permet de se diriger vers une salle précise, de circuler dans l’édifice, lequel est souvent configuré différemment d’événement en événement. Cela leur permet aussi de traîner moins de papiers d’une conférence à l’autre.»
Par exemple, lors des Journées dentaires internationales du Québec, qui se tenait en mai 2016, l’Ordre des dentistes du Québec, l’organisateur, a été capable de communiquer son programme en temps réel, avec les différentes sessions, d’indiquer les noms des différents participants et des présentateurs. Ils ont aussi pu diffuser des informations quotidiennes et les différentes offres disponibles pour leurs délégués. Ils ont fait un peu de way-finding (aide au repérage) pour faciliter les déplacements des délégués à travers le centre des congrès.
C’est d’ailleurs dans la géolocalisation des participants que se profilent les prochaines évolutions de leur offre. « Il y a une vraie demande pour l’analyse des déplacements, indique Alan Mikhail. C’est-à-dire pour voir où sont les participants les uns par rapport aux autres, mais aussi pour mesurer les zones d’achalandage les plus importantes dans une conférence ou une session, et mesurer la valeur de certains espaces durant leurs événements. »
C’est dans la géolocalisation des participants que se profilent les prochaines évolutions de leur offre