Réinventer l’évènementiel en temps de pandémie

À quoi ressembleront les conférences et les congrès du futur ? Le Centre des congrès de Québec, quatrième en importance au pays — et l’un des plus appréciés à l’international —, s’est penché sur la question et a trouvé des pistes de solution à mettre en p

Touché de plein fouet par la crise de la COVID-19, le secteur évènementiel s’est réinventé à la vitesse grand V pour suivre les directives de la santé publique tout en continuant à répondre aux besoins de sa clientèle. Tout un défi, que le Centre des congrès de Québec a relevé avec brio en misant sur l’innovation, la flexibilité et une gestion rigoureuse de la sécurité des visiteurs.

Ainsi, le Centre des congrès de Québec a profité de la fermeture temporaire de ses portes, de mars à juin dernier, pour optimiser les mesures sanitaires en vue de sa réouverture, ce qui a permis d’accueillir en toute sécurité les 75 000 visiteurs de l’exposition immersive Imagine Van Gogh, ainsi que de nombreuses réunions. Plus récemment, l’offre de service a été revue en fonction des nouvelles mesures gouvernementales limitant les rassemblements à 25 personnes. Tout ça en attendant le retour à la normale, ou du moins à la normale post-COVID-19. «Je suis convaincue que les masques et la distanciation sociale vont rester au moins jusqu’à la fin de 2021, et peutêtre même pendant plusieurs années, souligne Ann Cantin, directrice du marketing et des communications du Centre des congrès de Québec. Mais les humains sont grégaires, ils ont besoin d’échanger et de partager leur savoir, et pas seulement de façon virtuelle avec Zoom ou Teams. Nous sommes là pour les accueillir et pour les aider à réaliser leurs objectifs d’affaires dans un milieu sécuritaire. Maintenant et dans le futur.»

Il faut dire que des mesures sanitaires exceptionnelles étaient déjà en place bien avant la pandémie, car le contrôle de la propagation virale a toujours été une préoccupation majeure dans le milieu évènementiel. Par exemple, des distributeurs à gel désinfectant ont toujours été présents aux points d’entrée du Centre des congrès de Québec, et les systèmes de ventilation du bâtiment ont été dès le départ conçus pour renouveler l’air de façon optimale. « Les stations de désinfection sont maintenant disséminées partout sur le site et, si l’air était changé en moyenne six fois par heure avant la pandémie – ce qui est au-dessus de la moyenne pour les grands bâtiments –, la fréquence a maintenant doublé », précise Ann Cantin. Notons que cette mesure est l’une des plus importantes, avec la distanciation et le port du masque, pour prévenir la propagation des virus.

La cadence de la désinfection des salles de réunion et des espaces publics a bien sûr été augmentée. Avant la pandémie, le personnel d’entretien ménager se faisait discret, alors que dans le contexte actuel leur présence est non seulement souhaitée, mais aussi tout à fait rassurante. Enfin, un secret bien gardé: en plus d’une porte principale, le centre dispose de six accès supplémentaires qui peuvent être réservés en exclusivité aux clients afin qu’ils n’aient pas à croiser d’autres groupes.

LE FACTEUR HUMAIN

D’après Ann Cantin, la grande force du Centre des congrès de Québec, outre sa situation unique au coeur d’une ville au charme exceptionnel, est l’accueil chaleureux prodigué par les employés, qui mettent tout en oeuvre pour offrir un service hors pair. «Ce qui nous distingue? Le savoir-faire, bien sûr, mais surtout le savoir-être propre aux gens de Québec. Par exemple, lorsque nous avons constaté que les visiteurs de l’exposition Imagine Van Gogh allaient devoir patienter dans des files d’attente, nous avons voulu rendre leur expérience plus agréable en intégrant à la signalisation de distanciation au sol des citations à caractère ludique (Ceci n’est pas une pastille de distanciation, c’est le meilleur endroit au monde puisque vous y êtes) ou informatif (Saviez-vous que notre comité de gestion compte six femmes et deux hommes?). Chaque geste compte!» Le Centre des congrès de Québec offre de multiples options aux entreprises qui veulent organiser une réunion, une conférence ou une rencontre à grande ou petite échelle. « Nos équipes des ventes et de l’expérience client ont pour objectif de faire vivre une expérience exceptionnelle à nos clients, explique Ann Cantin. Nous sommes créatifs et très bien outillés en technologie pour créer des évènements sur mesure, qui sortent du cadre habituel. Nous aimons les défis ! Et notre Wi-Fi est toujours gratuit, ce qui est un atout dans le milieu évènementiel. »

En ce moment, la formule hybride est particulièrement recherchée, puisqu’elle permet de réunir des participants présents sur place (25 maximum pour l’instant, selon les directives de la santé publique) et des participants en mode virtuel. Ce type de réunion permet de maintenir des contacts privilégiés avec des équipes ou des clients géographiquement éloignés, et même d’accueillir des conférenciers à l’international. À noter: Encore, le partenaire en services audiovisuels du Centre des congrès de Québec qui loge à la même enseigne, peut transformer n’importe quelle salle de réunion en véritable studio.

UNE QUESTION DE TAILLE

On croit, à tort, que les centres de congrès sont réservés aux évènements à grande portée. «En temps normal, nous accueillons non seulement des congrès, des plénières et de grands rassemblements de 800 à 4 000 personnes, mais aussi des réunions et des rencontres beaucoup plus intimes, toujours avec le même souci d’excellence», remarque la directrice du marketing et des communications.

Dans le contexte actuel, c’est une bonne solution pour les entreprises ne disposant pas de salles de réunion assez vastes pour accueillir sans risque leurs équipes, leurs clients ou leur conseil d’administration. «En offrant plus d’espace que jamais aux petits groupes qui utilisent nos prestations et en maintenant de strictes mesures d’hygiène, nous comblons ce besoin», affirme Ann Cantin.

Le secteur Tout sauf conventionnel du Centre des congrès de Québec a justement été conçu pour accueillir des groupes de 10 à 500 participants dans un univers privé. Les installations ultramodernes comprennent un hall d’accueil, des salles de réunion modulables pouvant être transformées en lieux de création (avec murs-tableaux et ballons d’exercice en guise de sièges), une salle de conférence haute technologie, et même une terrasse attenante qui offre une vue spectaculaire sur le Vieux-Québec.

PLANIFIER MAINTENANT POUR PRÉPARER L’AVENIR

Tout en continuant à recevoir les petits groupes à bras ouverts, l’équipe du Centre des congrès de Québec est à pied d’oeuvre pour accueillir à nouveau des évènements de grande envergure. «Les réservations pour de grands rassemblements, comme le congrès annuel de l’International Society of Vaccines, le congrès biennal de la Société internationale d’électrophysiologie et de kinésiologie et le FISM World Championships

of Magic, vont bon train, déclare Ann Cantin. Nous sommes prêts. Notre protocole sanitaire est bien rodé. J’encourage les entreprises à continuer, comme avant, à investir dans leur futur en organisant des évènements avec nous.»

La directrice du marketing et des communications nous rappelle qu’il y a un élément crucial à considérer lorsqu’on planifie un évènement au Centre des congrès de Québec: les retombées économiques locales. «La rentabilité d’un congrès rejaillit d’importante façon sur le lieu où il se déroule. Dans notre cas, 90 % des revenus générés par nos activités profitent à des entreprises de la ville de Québec. Avec nos partenaires d’affaires, nous générons des milliers d’emplois, nous contribuons au bien-être de la collectivité et nous encourageons l’économie locale.»