Neuf mois de préparation pour cinq jours de salon
Pour qu’un événement de l’envergure du SILQ soit un succès, les préparatifs durent… le temps d’une grossesse. À terme, un magnifique bébé de quelques milliers de livres!
Sous la gouverne de Philippe Sauvageau, président-directeur général, une équipe bien rodée s’active : Claire Grenier, directrice de l’administration et responsable du service aux exposants; Johanne Mongeau, directrice des communications; Danièle Bombardier, responsable de la programmation adulte, et André Crochetière, responsable de l’animation jeunesse et des activités spéciales et adjoint de Ginette Lelièvre, chargée des 175 bénévoles.
Première source d’inspiration : la lecture
Tout au long de l’année, Johanne Mongeau dévore plusieurs volumes par semaine. « Je dois être à l’affût des parutions et dénicher des perles rares! » Même scénario pour Danièle Bombardier : « Il faut entrer au coeur des livres pour comprendre comment créer une osmose entre les thèmes et les écrivains.» Quant à André Crochetière, il consulte également les revues de littérature jeunesse et voit ce qui se fait dans les autres salons. « Il faut aussi faire confiance aux attachés de presse qui nous suggèrent des activités avec leurs auteur de talent et nouvelles têtes d’affiche. »
Téléphones et courriels…
En mai, et parfois plus d’un an avant le Salon, madame Mongeau propose la présidence d’honneur à une personnalité. D’août à novembre, elle réserve les espaces publicitaires radio, télé, journaux, abribus, autobus... Elle constitue le jury pour les prix littéraires Bibliothèque de Québec-silq et contacte les éditeurs.
En septembre, André Crochetière envoie une infolettre aux écoles en vue des visites scolaires. « Les inscriptions se font par internet. La planification et les confirmations sont terminées en novembre. »
Claire Grenier s’occupe de nombreux détails d’ordre pratique : demandes de permis et d’assurances (pour le Centre des congrès et les installations non perma- nentes), réservations de groupes de chambres dans l es hôtels près du site. « Dès septembre, je consacre beaucoup de temps à la location des stands. Construire un salon, c’est jouer aux blocs Lego! Il faut placer tout l e monde dans l a salle en espérant faire le plus d’heureux possible. »
Plonger dans le vif du sujet
La programmation prend forme en novembre et décembre. Johanne Mongeau complète l a liste des invités d’honneur, André Crochetière contacte les attachés de presse des maisons d’édition, amorce l a préparation des animations jeunesse et lance le concours de dessin. Danièle Bombardier dresse une liste préliminaire de thèmes, d’entrevues et de tables rondes. « Je m’inspire de l’actualité, car le public de Québec est friand de rencontres autour de sujets politiques, de société ou environnementaux. »
Les organisateurs restent en contact pour arrimer leurs tâches respectives. Le rythme s’accélère j usqu’à l a fin mars. On comptabilise et on enregistre sur l e site web l es séances de dédicaces de plus de 1 200 auteurs, et les détails des programmations adulte et jeunesse. On prépare le programme officiel et la conférence de presse. Danièle Bombardier fournit les horaires aux animatrices et « court » les livres des écrivains qu’elles auront à interviewer. Pour ces dernières, c’est le sprint des lectures. Quant à la responsable, elle jongle avec les ajouts et les annulations.
Faire face à l’imprévu
Créative et expérimentée, l’équipe parvient généralement à résoudre les problèmes de dernière minute. Johanne Mongeau compare le Salon à un paquebot quittant le quai. « Le premier jour, il y a les manoeuvres de départ. Une fois le navire en mer, il s’agit de naviguer, d’éviter les écueils et les tempêtes, mais nous arrivons toujours à bon port le dimanche! »