Quand le message se perd en route…

On n’a pas toujours une adjointe qui veille au grain !

«Vite, il me faut cette information! » Qui n’a pas déjà entendu cette phrase? En tant qu’adjointe, probablement l’avons-nous entendue des millions de fois. Mais, une fois que l’information est transmise, qu’en est-il? Est-elle bien interprétée? Est-elle bien diffusée?

Il y a quelques années, à la demande de la haute direction, j’ai dû transmettre tous les renseignements relatifs à un dossier dont mon service était responsable. Le président de l’époque devait écrire un texte sur le sujet précis ; il le connaissait, bien sûr, mais pas dans le menu détail, contrairement aux membres de notre service, qui avaient travaillé ce dossier de long en large.

Comme souvent dans de telles situations, le délai était très serré, il était minuit moins une. J’ai rapidement remis les renseignements aux

membres de la haute direction qui, avec la collaboration de l’équipe des communications, ont rédigé un texte. Ce texte a ensuite été relu par la correctrice aux yeux de lynx, puis publié. Prenez note qu’il n’est pas repassé par notre département avant diffusion.

Ce texte aura été lu par des milliers de personnes, et certaines recommandations qu’il contenait auront été appliquées dans bien des milieux de travail; c’est dire s’il devait être impeccable. De plus, avec la technologie d’aujourd’hui, l’information serait transmise et publiée à la vitesse de l’éclair, et ce, sur tous les médias (écrits, réseaux sociaux, Twitter, etc.).

Le lendemain, je lis le texte publié et je m’aperçois qu’il y a une information erronée (contrairement à l’information que nous avions fournie qui, elle, était conforme). J’avise mon supérieur et nous en faisons part immédiatement à l’équipe des communications. Un addenda est aussitôt publié, mais nous étions déjà inondés de courriels et d’appels, car, puisque le dossier relevait de notre département, nous nous devions de répondre et de fournir les explications.

L’idée ici n’est pas de remettre en cause le travail de quiconque, loin de là, car nous connaissons bien les enjeux, les délais serrés, etc. d’une publication. Cependant, je me questionne ici sur la responsabilité du demandeur de s’assurer de sa compréhension des renseignements et de travailler en collaboration avec le porteur de dossier afin de ne pas causer d’impair. Car on n’a pas toujours une adjointe qui veille au grain!

L’adjointe masquée

Les adjointes de direction sont au coeur de l’organisation et, à ce titre, elles sont les témoins de première ligne de la gestion du changement, des décisions difficiles, du sens politique et de la culture de l’entreprise. Les Affaires donne donc la parole à ces témoins privilégiés qui, sous le couvert de l’anonymat afin de pouvoir parler à coeur ouvert, nous dévoilent les coulisses de leurs entreprises.