Ventaja competitiva
Software de gestión, contabilidad y administración para mejorar la productividad de su empres
Según los datos entregados por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo a través de la Cuarta Encuesta Longitudinal de Empresas (ELE-4), que incluye información estudiada entre 2015 y 2016, las pequeñas y medianas empresas (pymes) representan en la actualidad el 51,8% de las empresas del país. En lo que se refiere a micro empresas, corresponden al 44,9% y las grandes empresas al 3,2% del total.
En todas ellas, los modelos de gestión son fundamentales para lograr su correcto funcionamiento, pero en el caso de las pymes puede resultar todavía más determinante. “Las compras hoy se pueden llevar a una plataforma y a una base, donde todos los datos de salida y entrada son controlables; quién lo ocupó, para qué lo ocupó, cuál es el uso que se está dando. Incluyendo los gastos conocidos anteriormente como ‘gastos hundidos’ y de caja chica. Esto permite hacer auditorías y llevar un mejor control de los gastos que está haciendo la empresa. Además, permite hacer un mejor forecast o diagnóstico de previsión de presupuestos futuros”, explica sobre la aplicación de estos sistemas a las pymes, Dagmar Pearce, director de Ingeniería Civil Informática Universidad de San Sebastián.
Esto porque la acumulación de información histórica permite ir reconociendo diversos indicadores y con ello optimizar procesos. “En estos momentos es muy importante el software de gestión, porque facilita la gestión y control interno de distintos procesos básicos que tiene una empresa, de cualquier tipo. Ya sea cliente/proveedores, contabilidad/presupuesto, administra- ción. Los agiliza y automatiza, lo que permite reducir los costos y los gastos”, agrega el académico.
En términos generales, el uso de estas herramientas de gestión, contabilidad y administración permiten ahorrar a la empresa, gracias a la agilización de operaciones contables y administrativas, además mejora la administración del negocio, automatiza las tareas y le otorga mayor libertad a la organización. “Se alcanza también un ahorro de espacio, ya que la automatización de funciones especialmente en temas administrativos, financieros y contables, permite un cruce eficiente de información”, explica Osvaldo Segovia, profesor de la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad Central. El académico además destaca la confidencialidad y seguridad, garantizada por la existencia de copias de seguridad.
“La introducción del software que engloba desde pequeñas aplicaciones para llevar a cabo tareas muy específicas a reconocidos sistemas operativos para realizar miles de funciones y operaciones, lo ha conver- tido en una herramienta imprescindible en la moderna organización”, agrega Segovia.
Entorno tecnológico
El impacto de la utilización de este tipo de herramientas va mucho más allá del mero potencial de incrementar la productividad de la empresa, como explica el académico: “Puede permitir a la Pyme evolucionar en su modelo de negocio, lo que se transforma en una competencia clave para estas organizaciones, que se insertan en mercados tan volátiles como los que vivimos en la actualidad”.
Por su parte, los softwares de administración y contabilidad permiten conocer señales del funcionamiento interno de la empresa, información que puede ayudar al área
Las pymes generan el 40,6% del empleo. Ministerio de Economía.
Una empresa pequeña, donde la lógica indica que desearía ir creciendo en el tiempo, ya no necesita hacer una inversión inicial muy grande sino que va creciendo a medida que aumenta su cantidad de clientes y movimientos”.
Dagmar Pearce, director de Ingeniería Civil Informática Universidad de San Sebastián.
de gerencia a tomar distintas decisiones. “Toda pyme debería tener no el concepto de sobrevivir sino de ir creciendo, pero estos softwares permiten ir crecimiento de manera orgánica, de forma ordenada, minimizando los riesgos con los clientes, pudiendo identificar además a los clientes potenciales y a los de la competencia”, ilustra Pearce.
A juicio de Segovia, la implementación de este tipo de desarrollos tecnológicos permiten a la empresa y sus dueños establecer entornos virtuales de trabajo, implementar plataformas colaborativas que redunden en la mejoría de la productividad de trabajadores, tomar ventaja de la infraestructura compartida y crear estrategias basada en la “Social Media”.