Módulo 6:
Proyectos atrasados o abandonados a medio camino. Proyectos que duplican o triplican su presupuesto original. Proyectos cuyos beneficios nunca se perciben. Proyectos sin fecha de término. Proyectos que generan conflictos entre personas y organizaciones. Proyectos que no solucionan nada. Proyectos en crisis. Proyectos muertos que nadie se atreve a enterrar… ¿Suena conocido?
La situación de la gestión de proyectos es calamitosa: Más de un tercio de los proyectos fracasan antes de su fecha de término. Sin embargo, las empresas no pueden vivir sin ellos.
Y es que a través de los diferentes proyectos se construyen nuevas capacidades y se amplían y transforman las ya existentes. Es tal su importancia, que sin ellos no sería posible preparar nuevas ofertas para los consumidores ni mejorar estructuralmente la eficiencia y la eficacia de los procesos de producción.
¿Están condenadas las empresas a continuar padeciendo este calvario? No, de ninguna manera, siempre y cuando los líderes de proyectos adopten un enfoque centrado en compromisos y en conversaciones, en lugar de actividades o tareas.
La esencia de un proyecto
La definición habitual es que un proyecto consiste en la gestión de recursos para llevar a cabo una serie de actividades debidamente planeadas y organizadas con el fin de conseguir un objetivo. Desde los manuales de Harvard, pasando por los procedimientos de las grandes firmas de ingeniería hasta el Project Management Institute (PMI), todos ponen el énfasis en las actividades o tareas.
En contraposición a la interpretación tradicional, proponemos que los proyectos son redes soc i a l e s d e c o o r d i nac i ó n q ue se constituyen en base a dos aspectos centrales: los proyectos suceden en conversaciones y los proyectos son una promesa.
En primer lugar, preparar, formular, presentar, negociar y todas las demás operaciones que se hacen en un proyecto, se inician, se gestionan y se cierran en conversaciones entre personas.
En segundo lugar, los proyectos derivan su existencia de una promesa primordial, en virtud de la cual son lo que son y tal cual son. Esta incluye: las condiciones de satisfacción del cliente, el tiempo para cumplir y el presupuesto. Sin esta promesa, no habría recursos, tareas, ni nada de lo que tradicionalmente se asocia a la noción de proyecto.
Desde esta perspectiva, un proyecto se funda en el compromiso que un proveedor –el líder del proyecto- le hace a un cliente, es decir, a la persona que tiene la autoridad para declarar que la promesa ha sido cumplida.
Conversaciones efectivas de un proyecto
Recordemos que una promesa es el compromiso para generar en un tiempo preciso determinadas condiciones de satisfacción que se hacen cargo de la preocupación de algún cliente.
En consecuencia, el trabajo del líder de proyecto tiene como propósito central los siguientes focos:
La orquestación de las conversaciones que dan lugar a la invención y al acuerdo de la promesa original del proyecto. Promesa que tanto en la interpretación del cliente como en la del líder del proyecto –y su equipo– deberá hacerse cargo de la preocupación que el cliente del proyecto desea atender.
diseño y la realización de las conversaciones necesarias para asegurar el cumplimiento de la promesa original y la satisfacción del cliente.
En suma, el líder de proyecto es un orquestador y un gobernador de conversaciones. Cuidar la efectividad de estas conversaciones y el cumplimiento de los compromisos es su misión fundamental.