提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨

４４３０００） （宜昌市职业技能鉴定指导中心，湖北 宜昌

１ 提高办公室档案管理科学化水平的必要性

办公室的档案管理工作能否顺利进行，其对于单位的日常发展以及人资管理工作也都有着非常重要的意义。随着我国经济的不断发展，其市场竞争力度也在不断地扩大，这就导致了企业单位要想获得良好的发展，就必须进一步提升自身的核心竞争能力，而进一步加强办公室档案的科学管理工作则是提高单位自身管理水平的一个重要途径，并对单位的发展有着至关重要的影响意义。２ 办公室档案管理特点与现阶段存在的问题１） （ 办公室档案管理的特点。档案管理工作的对象是相关资料的收集、保存。同时也是管理工作的重点内容。档案是对事件、过程、人物的真实记录，具有历史意义与纪念价值，能够为后期工作开展提供应用与借鉴。因此在规范化管理工作过程中，管理工作重点应该是档案本身及与之相关资料收集保存。如文件、书报等。管理工作需要分类进行，便于利用时能够高效便捷。２） （ 种类较为冗杂。办公室档案的种类比较多，整理工作任务量大。档案内容涉及了多个方面，如合同、文件、协议等。也会有录音、视频等电子档案。需要管理者结合到公司实际情况的需要，分门别类，便于后期应用时能够及时准确查找。３） （ 虽说电子档案近年来已经慢慢被人们所使用，但在我国现阶段较为常用的还是纸质档案。纸质档案在管理的过程中，容易发生丢失、损坏、烧毁或者受潮变质的问题，这些都会给单位和个人造成不可挽回的损失，一旦档案丢失破损就会造成国家各项工作无法正常地进行和开展。另外就是现阶段很多档案管理人员对档案管理的方法比较传统，仅仅只是做到了保存，而不是管理，这就会造成很多档案变成了死档案、死资源，无法为人们所用。所以说必须提高办公室档案管理科学化水平，让每一个档案都变成活的资源。档案无论是对个人的前途命运还是国家的社会文化、经济和政治建设来说，都有着非常重要的作用，因此我们必须保证办公室档案管理工作的正常进行。提高办公室档案管理科学化水平是保证档案管理工作的正常进行的基础，是实现社会主义 现代化建设的重要措施。３ 加强档案管理工作的主要做法１） ① （对传统的档案管理方法进行改革。 树立正确、科学的档案管理理念。传统的档案管理观念较为落后，已经不符合现代档案管理的需求，对传统的档案管理方法进行改革已经成为现阶段我们的首要任务，我们必须要提高我们的档案管理水平，树立正确、科学的管理理念，提高档案管理

②科学化水平。 完善设施，为办公室提供资金投入。办公室档案管理水平的提高也对办公室的硬件和软件设备提出来更高的要求，我单位已加大资金投入，根据档案管理的需要，建立了符合标准的实物档案陈列室、检索室以及独立的档案资料室，我们还对库房配置了防磁柜、空调、温湿度计、灭火器以及档案柜等基础防护设施，对检索室配置了专用电脑和打印机等，我单位现阶段的硬件措施完全符合标准档案室的需求。２） （ 将电子化档案与纸质档案实行结合。目前我国较为常用的还是纸质档案，但是随着信息化的发展，电子档案的应用也越来越多，电子档案使用的增多就给档案管理提出了新的挑战。

我单位现阶段实行的是将电子档案与纸质档案进行结合的管理方式，这样有利于提升档案阅读、共享的效率。但是由于网络安全等因素，我们还需要加强对电子档案的安全管理。首先在对电子档案进行管理的时候我们要注意对其数据进行保存和备份，避免因网络问题出现档案的丢失和缺损现象。其次我们要定期对电脑进行病毒查杀和垃圾清理，防止因木马侵入和垃圾文件过多而引起文件中毒和丢失的现象。３） （ 档案管理科学化。档案管理人员是档案管理的主体，其个人综合素质对档案管理也有很大的影响，随着档案管理数量的增多和管理要求的增加，对档案管理人员提出更高的要求，所以我们必须要加强对其的综合素质培养。在加强管理人员综合素质的时候一是我们要加强管理人员的专业理论知识，我单位管理人员积极参加了业务知识的培训，努力地提高自身的专业知识理论，这一点是非常值得肯定的；二是我们要注重对管理人员职业道德和素养的培养，一个管理人员对专业技术的掌握再到位，没有责任心和创造能力，

Ｐ１７８）那他的 （下转

［摘 要］档案是我们进行各种社会活动的基础，对任何一个单位、组织都有着重要的作用。新时代电子信息化的发挥，给我们传统的档案管理提出来新的要求，需要我们不断对档案管理工作进行完善，以适应时代的发展。档案管理分为实体档案和电子档案两种类型，对档案的管理是为了给用户的工作、学习和生活奠定基础。随着社会的不断发展，人们更倾向于电子档案的使用，这就造成了对档案管理工作变得越来越复杂，所以提高档案管理水平已经成为现阶段我们不得不考虑的问题。

［关键词］电子档案；办公室档案；管理；科学化水平