论中小博物馆文物藏品管理流程
摘 要：博物馆的藏品管理既包括对藏品本体属性的收集整理，又包括对藏品接收后相关工作流程的管理，其流程大致可分为接收、保管、提用与外借、统计、注销等几大步骤。目前，很多大型博物馆已经启用专门的博物馆藏品管理系统用于库房管理，但是，一些中小博物馆仍沿用传统的库房管理模式，并且由于人员不足、重视不够等多方面原因可能存在藏品管理不够规范的情况。本文将结合自身工作实际，对日常藏品管理工作中的接收、保管、提用与外借三个主要环节进行详细梳理。
关键词：博物馆 藏品 管理流程
藏品是博物馆存在的重要物质基础，国际博
2004物馆协会《博物馆职业道德》（ 年版）曾明确指出：博物馆为社会及发展利益承担信托管理保护收藏品的责任，即博物馆承担着征集、保护和推广其藏品的责任[1]。由此可见，我们对藏品的管理更不容忽视。博物馆的藏品管理既包括对藏品本体属性的收集整理，又包括对藏品接收后相关工作流程的管理[2]。这样，一方面能够为后人提供研究文物的基本信息，包括文物的发现始末、流传经历等；另一方面，又能对藏品实行科学管理与保护，更好地服务于展览和科学研究。随着信息技术的不断深入与推进，更多更强大的智能服务也在扩大其使用范围，比如，文物库房中的智能查询定位系统，能够快速而精确地查找文物所在的位置；博物馆藏品综合管理系统的开发与使用，集信息查询、库房管理、藏品分析于一体，大大提升了文物管理的实用性和安全性。但对于大多数的博物馆而言，尤其是对藏品数量不多、种类也相对单一的中小博物馆，仍旧沿用着传统的文物管理模式，还需要库房管理人员进行人工操作与管理，诸如还需填写纸质的文物出入库凭证，文物提用通知单，藏品档案等。
博物馆的藏品管理大致可以分为接收、保管、提用与外借、统计、注销等几大流程
（详见文物藏品管理流程图）。当下，一些中小博物馆 由于人员不足、重视不够等多方面原因可能仍旧存在藏品管理不够规范的情况。为更清晰地表现藏品管理流程，笔者做了比较直观的图形，并将每个流程中较重要的工作环节列了出来。我们在日常工作中涉及较多的是藏品的接收、保管、提用与外借三个流程，本文将结合自身工作实际，就这三个流程中的具体工作环节及注意事项做以下梳理。
藏品有征集、购买、交换、接受捐赠及调拨等多种来源，但无论哪一种来源，藏品的接收基本都遵循同样的程序，其中，通过征集入库的方式较为多见。一般来讲，较大的博物馆会设有专门的文物征集部门，且与文物库房管理人员不存在交叉。略微小一点的博物馆一般没有专门的文物征集部门，文物征集是阶段性的，而非持续性的，可能三年、两年集中征集一次，临时成立文物征集小组进行文物征集。无论是哪一种模式，征集部门在获得领导批准后，需由征集部门和保管部总账管理员
一起完成藏品的移交工作，再由总账管理员将分类账目登记单移交到各个分库房的保管员那里。这项工作有几处比较容易疏忽的地方：第一，有的博物馆征集完文物后，由征集部门直接点交到文物库房，库管人员直接做入库登记单，这在程序上是不妥的，也不利于工作。第二，为方便库房管理人员分类编目、上架，征集组成员在移交文物清单前，可将经过鉴选、确定入藏的文物按类别分别编号，按类别填写《文物征集移交单》，而不是以征集顺序编号，这样就既避免了重复劳动，又增强了工作的系统性，提高了工作效率。这种办法尤其适合文物尚未做分库管理的博物馆。第三，藏品移交入库时，要经过库房保管员验收，如有异议，是由总账管理员订正分类账目登记单。最后，总账管理员在“移交方经手人”处签字，保管员在“保管员经手人”处签字，保管部主任、分管领导都逐层签字确认，这就意味着藏品与责任移交到文物库房了。
藏品移交到文物库房后，库房保管员就需要进行一系列保管工作了。比较系统的一项工作就是信息采集，其中最要紧的就是给每一件藏品进行编号，包括藏品总登记号和分类号，前者来自总账管理员那里，这也是文物接收时由总账管理员统一接收的主要缘由所在，这个总登记号就相当
20于它们永久的身份证号了。 世纪以后，对藏品的管理逐步进入数字化时代，可以通过多媒体技术将每件藏品的文字信息、音频资料等录入计算机系统，使得藏品信息更加完备的同时，也更加智能化[3]。全国第一次可移动文物普查工作给我们提供了一种最基本的文物信息模式，将每件文物的重
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量、质量、尺寸等 项基本信息填写完备就能满足基本的日常管理。我们可以使用它的离线采集工具对每一件文物进行逐项登记，账目还不完备的博物馆可以借此机会完善馆藏文物的总账与分类账，使日后的管理工作更加便捷、规范和统一。
信息采集的目的在于方便查找，因此，我们还需对藏品进行编目，填写检索卡片，明确每一件藏品的存放方位，不能随意堆砌。哪怕是库房条件还不达标的博物馆，至少也要将藏品按照“上轻下重、上小下大、前低后高、高卧矮立”的原则进行排架，在每一排架的侧旁贴好总登记号，文物的进出都需在卡片上注有说明，方便随时清点。同时，还需填写《藏品档案》，尤其是珍贵文物，每一件藏品均需填写一册《藏品档案》，记录藏品本体属性信 息、征集经过、入藏时间、铭记题跋、鉴定意见、现状记录等多个信息。为了更好更准确地对藏品进行管理，每年都要以《馆藏品入库凭证》为基准，辅之以分类账、检索卡片等信息对藏品进行核对，发现有遗漏的地方要补写，错误的地方要更正，最终形成一份馆藏文物年度核查统计表，将各级文物增减情况填写清楚上报并存档。这些程序都不复杂，只是需要细心和耐心，记录好每件文物的存在状态，并将这一系列工作形成既定的文物管理程序，使得文物管理更为有序、科学。
文物藏品不能只停留于文物库房，它的重要价值在于展示和利用，使它们“活”起来，让观众通过各类展览了解文物本身的文化价值、历史价值，了解文物藏品本身及与之相关的故事、历史与文化。因此，藏品入库并不意味着管理流程的终结，而是另一项管理流程的开始，这就涉及到藏品的提用、外借环节。藏品的外借程序较为复杂，由博物馆法人、分管领导同意后，文物保管部要出具书面申请，这时需要注意的是仍旧由总账管理员点交给借方，并做好藏品动态信息管理并存档。当文物归还时，仍由总账管理员交接，再点交给各库房保管员。对于外借的藏品要注意填写《博物馆库外文物藏品追踪核查记录》，确保文物安全。其他的如出库单的填写、拍照等不再赘述。
总之，藏品的管理工作是一项专业性较强的工作，与博物馆的文物安全和事业发展休戚相关。因此，博物馆在遵守国家制定的相关制度、规范的同时，也应该结合自身馆里的实际情况，勤于思考，建立一套细致的、适合本馆现状的、可行性强的制度和办法，使管理更加规范化、科学化。在信息化、数字化高度发展的今天，会有越来越多、越来越好的先进管理设备及科学而高效的管理系统用于文物库房的管理，但无论是怎样的管理模式，都需遵循规范而清晰的基本管理程序，都需由具体的文物库房管理人员进行操作，我们现在运用的较为传统的基础档案管理模式依然不容忽视。同时，在未来的信息管理系统中，我们最好还是延续存留纸质档案的工作习惯，既能与电子系统信息互为补充，又能规避网络环境下的数据安全问题。
（作者工作单位：内蒙古呼和浩特博物馆资料保管部）