Facturas electrónicas, más que eliminar el papel
Dian anuncia la publicación de un Decreto que busca que la entrega del recibo sea en menos de 48 horas.
En el marco del foro Factura Electrónica: eficiencia y competitividad, organizado por EL COLOMBIANO, Santiago Rojas, director de la Dian, aseguró que el nuevo mecanismo traerá beneficios para las finanzas del Esta- do. Se estima que la reducción por evasión del IVA podría ser del 50 %, y en cinco años los ingresos aumentarían unos 10 billones de pesos en el país. Conozca todos los cambios.
Son varios los beneficios que traerá la factura electrónica. Uno de tantos será el de vaciar sus bolsillos de lo que seguramente usted considera como papeles innecesarios. Llevándolo un poco a temas más complejos, con la factura electrónica, las empresas podrán tener un control más juicioso de sus actividades contables.
Así mismo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) tendrá la posibilidad de hacer una revisión más detallada en la búsqueda por acabar con la afectación que le supone a las arcas del Estado la evasión de impuestos.
En el foro Facturación electrónica: eficiencia y competitividad, organizado por EL COLOMBIANO, el director de la Dian, Santiago Rojas, dijo que con la puesta en marcha de esta innovación se espera una reducción cercana al 50 % en la evasión del Impuesto de Valor Agregado (IVA).
“Si hoy la evasión en IVA se calcula en 15 billones de pesos, quiere decir que el proyecto de facturación electrónica, en cuatro o cinco años, generará ingresos al Estado por 7,5 y 10 billones de pesos anuales”, aseguró Rojas.
El efecto colateral, de darse, sería vital para brindarle un respiro financiero a las empresas. Es decir, si el Estado recibe más dinero, podría rebajar impuestos, puesto que parte del dinero que necesita, le estaría llegando por este concepto. “Podría empezarse a pensar en reducir la carga impositiva para los empresarios”, agregó Rojas.
De darse lo presupuestado por la entidad, se estaría logrando una de las máximas de esta innovación. Entre los otros objetivos de la factura electrónica se encuentran: promover un manejo más cuidadoso de la información financiera de las empresas, simplificar los procesos de pago y ayudar al medio ambiente con la eliminación del papel como comprobante de pago.
En esta primera etapa, que tiene como fecha límite el primero de septiembre de 2018, serán 4.800 grandes contribuyentes los obligados a cambiar.
Para el resto, clasificación en la que también se cuentan pequeñas y medianas empresas, el proceso deberá hacerse para 2019, según lo confirmó Rojas, aún no hay una fecha exacta y lo más probable es que se haga de manera escalonada, “en busca de alivianar cargas y esperando que sea lo menos traumático posible”.
Un cambio en 2020
A pesar de que hasta ahora el modelo empieza a implementarse en el país, la Dian ya tiene prevista la publicación de un borrador de decreto en donde se tratará como tema esencial, la búsqueda de los cambios técnicos, legislativos y demás concernientes a que el envío de facturas electrónicas no sea de 48 horas (como funciona actualmente).
“Va a tener un periodo de transición hasta junio de 2020 para que culmine el proceso de transformación. La idea es que esto sea cada vez más eficiente y lleguemos a tener validaciones de las facturas de manera inmediata”, reiteró Rojas. El modelo actual por el cual está empezando a funcionar la facturación electrónica se basa en el chileno, que entrega el comprobante de pago a los dos días, el porqué se sustenta en los procesos de validación, como el correcto cálculo de los impuestos o el número único para el recibo.
Hoy hay 49 proveedores tecnológicos (compañías autorizadas por la Dian para prestar servicios de facturación electrónica a terceros), serán estas las encargadas, en principio, de presentar iniciativas que vayan en pro de mejorar estos tiempos de entrega (ver Informe).
El reto es grande, más si se tiene en cuenta que, según Rojas, se necesitan mecanismos técnicos lo suficientemente robustos para poder respon- der a la demanda de tratar unas 2.000 millones de facturas al año.
“El manejo de datos será gigante y esas 49 prestadoras que hay seguramente se reducirán, pues se necesitarán compañías mucho más especializadas que se encarguen de filtrar y cruzar datos”, agregó el director de la Dian.
Los retos
Son varias las tareas a cumplir del Estado y empresas privadas para que el proceso sea exitoso y no resulte siendo un dolor de cabeza. La oportunidad de almacenar grandes cantidades de datos, saberlos estandarizar, manejar y garantizar su seguridad, además de que las empresas estén bien asesoradas para realizar el cambio sin mayores traumatismos, serán vitales para llevar a buen puerto el que se considera uno de los cambios más sensibles para la economía.
Cumplir con los tiempos estipulados y el desgaste por el cambio en el método de facturación podría estar siendo un palo en la rueda para cumplir con los tiempos.
En este último tema, el
proceso de transformación sí supone una inversión considerable de tiempo.
Las empresas deben estudiar desde la selección de un proveedor que dé las bases técnicas para las modificaciones, así como hacer un juicioso análisis en la emisión y recepción de la factura; además de tramitar la solicitud para la numeración única de la factura. Hay que tener en cuenta que dentro de todo este proceso de conversión se necesitan al menos 30 días para hacer pruebas de rendimiento.
Sobre este punto, Paola Arce, gerente senior de la División de Impuestos en la consultora Deloitte, afirmó que “entendemos que el proceso debe seguir parámetros, el objetivo es hacerlo de manera eficiente para llegar a tiempo”.
El director de la Dian añadió que sin duda hay obstáculos para superar, difíciles, pero supondrán un gran alivio para las empresas en Colombia, y dijo que la entidad estará dispuesta para asesorar los proce-
“La factura electrónica es una realidad, hoy es voluntaria, pero ya comenzó la etapa de obligatoriedad”. SANTIAGO ROJAS Director de la Dian
sos de cambio y dar luces sobre las dificultades. “Los tiempos sí se van a cumplir”, concluyó.
En este proceso, se tiene previsto el lanzamiento de un software libre para la emisión de facturas electrónicas sobre todo en las mipyme. En cuanto a los aspectos más técnicos, la lupa está en temas como el correcto manejo de datos.
Victoria Virviescas, presidente ejecutiva de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE), aseguró que hay una serie de retos paralelos. “Celebramos que las firmas lo estén haciendo, pero hay que poner el ojo sobre el correcto manejo de datos personales, la recolección de información y su sistematiza-
ción, son las tareas más urgentes y necesitamos que se haga de manera cuidadosa”. De hecho, el gremio está trabajando en un código de buena conducta para esto.
La automatización de procesos supone la tarea de empezar a contar con sistemas robustos, capaces de procesar los datos y volverlos admi-
nistrables. Que sirvan para conocer aspectos claves de la compañía así como realizar proyecciones.
Daniel Medina, exministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cree que esta es la oportunidad perfecta para que se ponga en marcha un esquema que permita a las empresas y al gobierno utilizar procesos más sofisticados en el tratamiento de la información. “La facturación electrónica también supone un manejo más rápido de la información, es el cambio que requería el país. En este caso, el formato importa para poder automatizar los procesos (...) esto es la punta del iceberg”, sostuvo.
Pero la automatización de procesos y el manejo de cantidades abismales de datos también genera la necesidad de que esos procesos sean seguros. Felipe Villamil, gerente de facturación electrónica en Colombia para Indra, sostuvo que hoy los proveedores tecnológicos surten exigentes etapas lideradas por la Dian para garantizar la seguridad y cumplir con estándares internacionales.
Procesos más claros
Sin duda la facturación electrónica genera una serie de beneficios que los empresarios, usuarios y Estado quieren empezar a percibir; sin embargo, se requiere claridad tanto en la implementación como
su puesta en marcha.
Lo que más urge entender pasa por los beneficios de la facturación electrónica. Reducción de costos, aumento de rendimiento y productividad deben ser la premisa al momento de entender su cambio. “La facturación electrónica más que una obligación es una oportunidad. Si nos quedamos en el negocio tradicional es probable que nos vayamos a extinguir, esta es la evolución natural para te-
ner excelentes resultados”, expuso Luis Alfonso Villegas, gerente de nuevos negocios de Cadena Digital.
En la misma vía, Lucio Quijano, gerente país de Gosocket Colombia y Ecuador (proveedor tecnológico de factura electrónica), señaló que lo esencial es que con la facturación se está unificando el lenguaje para la organización de los datos de las facturas electrónicas entre compañías y con los entes reguladores. Para el experto es un tema sensible y de poco despliegue. “Organizar la información de tal manera que sea clara y escalable hará los procesos más rápidos, entendibles y amigables”, aseguró.
Quienes tendrán la tarea de poner en marcha estas modificaciones serán los desarrolladores y fuerza laboral especializada. “Para el cambio es vital que los empleados reciban la mayor cantidad de información posible sobre la facturación electrónica y que sea de calidad”, concluyó Darío Múnera, jefe de derecho comercial y público en la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia