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En meses arranca oficialmente en Colombia el sistema de facturación electrónica, y la mayoría de las empresas deberá ‘correr’ para implementarlo, so pena de ser sancionadas por la Dian.

El reloj es imparable. El pasado 29 de diciembre, la Dian expidió la Resolución 072, por medio de la cual seleccionó un primer bloque de contribuyentes que facturarán de forma electrónica, y les dio un plazo máximo de seis meses, es decir, hasta el 29 de junio del 2018.

Un segundo bloque es el conformado por compañías seleccionadas que hayan expedido más de 3’000.000 de facturas mensuales y que contarán con un plazo adicional de tres meses para comenzar a hacerlo, esto es, máximo el 29 de septiembre próximo.

Finalmente, están las demás empresas que también declaran y pagan IVA e impuesto al consumo, y que deberán expedir sus facturas de esa manera electrónica como única forma de su registro contable de transacciones a partir del primero de enero del 2019. Además, deberán cumplir estándares específicos basados en un formato de intercambio de datos internacional, según lo manda el Decreto 2242 del 2015 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

El tiempo –dividido en tres plazos de cierre– de este revolcón digital es, pues, corto. Pese a esto traerá grandes beneficios para todos. Las organiza- ciones, por ejemplo, obtendrán ahorros gracias a un menor uso del papel, lo que también generará economía en los costos de las operaciones y de almacenamiento de estos documentos.

Así mismo se evitarán reprocesos por errores humanos y se reducirán los días de recaudo de cartera, aparte de que, en general, se ganará tiempo al acelerar la entrega de la facturación a la Dian y a los proveedores.

Sin embargo, la implementación de este sistema aún está en pañales. “A muchas les va a tocar correr”, dice Gabriel Montiel, gerente Administrativo y Financiero de Siesa, una firma proveedora de servicios de tecnología que participó en el plan piloto del nuevo modelo de factura electrónica, un evento que contó con la con la participación de 59 compañías voluntarias de diversos sectores de la economía y distintas ciudades del país.

“Tenemos siete años de madurez y la experiencia de países como México en el desarrollo de este sistema de facturación, señala Montiel. Siesa Enterprise es nuestra solución de software ERP, diseñada para ajustarse a las plataformas de grandes empresas. Integra de manera efectiva todas las áreas de su negocio, asegurando resultados altamente exitosos”.

Pero, además, este proveedor ofrece otros valores agregados a la hora de implementar la factura electrónica: “Uno de ellos es que su software está diseñado cumpliendo todos los requisitos de ley, como el formato XML establecido por la Dian, el código de factura electrónica –que es como el ADN del documento, que la hace única–, la firma digital y lo que en contabilidad se llama el ‘consecutivo’”, explica el experto.

Otro diferencial que brinda este PST es el almacenamiento de estos documentos digitales, para que puedan ser consultados en tiempo real. “Siesa pone a disposición de los clientes un exclusivo portal de autogestión que permite ver y administrar las facturas”, agrega Montiel. Quizá el más importante beneficio es que el software ERP es un sistema integral nativo, que incluye conexión y compatibilidad con el formato de intercambio de datos exigido por la Dian.

Por ello, que las empresas cuenten con un proveedor de servicios de tecnología es la mejor opción para ponerse a tono y no tener que ‘correr’ para cumplir con la norma.

Las empresas obtendrán ahorros gracias a un menor uso del papel, lo que también generará economía en los costos de las operaciones y de almacenamiento de estos documentos.

Contar con un proveedor de servicios de tecnología para la implementación del sistema es una buena opción.