Las primeras enseñanzas de la factura electrónica
Tigo y Clínica Bíblica ya la adoptaron
Está por verse si la factura electrónica tendrá el soñado impacto en la recaudación fiscal. Pero, al tiempo que el Ministerio de Hacienda va arreglando “las pulgas” del sistema, las empresas que utilizan el nuevo formato comprueban sus beneficios.
Dos de ellas, el Hospital Clínica Bíblica y Tigo.
El Hospital Clínica Bíblica anunció el 1° de noviembre anterior que ya opera con la factura electrónica, tras un proceso que se aceleró desde mayo pasado.
Allí la factura electrónica funciona con los clientes (a los que se les envía a sus correos electrónicos), proveedores, empresas a las que se da servicios y los médicos. Solo en los primeros tres días se generaron más de 3.000 facturas electrónicas.
La Bíblica invirtió en el último desarrollo, desde mayo cuando iniciaron las pruebas con el Ministerio de Hacienda, unos $75.000. La recuperación de la inversión se dará en los próximos dos años gracias a los ahorros en impresión y en envío y almacenamiento de los documentos físicos, como se hacía anteriormente.
El proyecto inició en el 2010 con los primeros cambios de sistemas, en los procesos y en la cultura interna. Un año después dieron el salto a guardar las facturas en archivos con formatos digitales XML.
La última etapa se inició luego de que Hacienda formalizó las fechas en que los grandes contribuyentes, las empresas y profesionales del sector salud deben utilizar solo la factura electrónica.
El sistema que utilzan fue desarrollado por Logical Data, que también es el proveedor de su software gerencial, con lo que se garantizó la integración a la plataforma de financiera y de gestión.
“La factura electrónica también nos ayuda en la certificación de carbono-neutralidad”, destacó Jorge Rodríguez, jefe de riesgos de la Bíblica.
Tanto Hacienda como los empresarios y los desarrolladores de sistemas de facturación destacan los beneficios en el control contable, en la gestión financiera y en la parte administrativa.
Al 7 de noviembre del 2017 había 982 contribuyentes utilizando el formato digital.
Tributación dice que se han facturado más de ¢19.177 millones (sin contabilizar notas de crédito, incobrables y otros).
“Es importante indicar que todos aquellos contribuyentes que así lo deseen, de manera voluntaria, pueden hacer uso de este sistema”, dijo Carlos Vargas , director general de Tributación.
En abril del 2015 Holcim, DHL Global Forwarding, Café Britt y Claro Costa Rica estaban en la lista de empresas que habían avanzado de manera voluntaria hacia estos sistemas.
Actualmente es obligatoria para grandes contribuyentes, entre otros, y a partir del 2018 lo será para los profesionales y empresas de los sectores de salud (desde el 15 de enero), de contabilidad, finanzas y administración (1° de febrero), de servicios legales (1° de marzo) y de ingeniería, arquitectura e informática (2 de abril).
El 1° de mayo próximo la factura electrónica también deberán usarla otros profesionales que laboran por cuenta propia. Entre ellos: consultores y asesores en mantenimiento industrial y mecánico, salud ocupacional, construcción e ingeniería civil.
Versatilidad
Las empresas que utilizan la factura electrónica afirman que esta herramienta agiliza los cobros y los pagos, y al mismo tiempo genera ahorros por la reducción o eliminación del documento físico y su respectivo archivo. Los proveedores de este software también destacan la versatilidad de las soluciones disponibles (puede adquirirse por licencia o contratarlo en la nube) y en las facilidades de actualización de los sistemas.
Los sistemas también se integran a las plataformas de gerencia (tipo ERP) y, según los desarrolladores, cumplen las normas de la Dirección de Tributación Directa para generar, enviar, validar y almacenar los comprobantes digitales.
En el país hay una buena cantidad de compañías que ofrecen soluciones con distintos modelos.
Vea recuadro “Comprobantes”.
el caso de las empresas, el proceso de implementación de la factura electrónica ha sido muy parecido en varios casos.
Tigo, la operadora de televisión e Internet por cable, implementó la facturación electrónica desde 2013. En ese momento se generaban archivos en formato XML, al igual que en la Bíblica.
En el 2016 el operador de cable le entregaba la “ecofactura” al 80% de sus clientes.
El proceso siguió y actualmente alcanza a casi todos. La inclusión de los proveedores se hará cuando se implemente un nuevo sistema gerencial ERP.
La empresa también reporta beneficios como la disminución de los costos de operación, así como mayor agilidad en la gestión de cobro y en los procesos administrativos, seguridad, eficacia y productividad.
Además, la entrega de la factura al cliente es más rápida y segura, al tiempo que cada persona la puede archivar de manera digital.
“Puede revisar su factura desde el teléfono inteligente, tableta, computadora y en cualquier momento después de recibida”, destacó Norman Chaves, director de asuntos corporativos de Tigo Costa Rica.