Tres aspectos para implementar oficinas abiertas
Plantee antes claramente lo que propone al eliminar los cubículos cerrados
Pamela Hinds y Brandi Pearce Hinds es profesora de ciencia e ingeniería administrativa en Stanford University. Pearce es académica y directora de desempeño de equipo e investigación en la Haas School of Business de la University of California, Berkeley.
Organizaciones como Google, Facebook, Genentech, IBM y Microsoft han dedicado millones de dólares a reemplazar cubículos y las tradicionales oficinas privadas con espacios abiertos, espacios grupales más pequeños para trabajo colaborativo y cápsulas para conversaciones privadas. El mobiliario es ajustable, de forma que pueda modificarse a las necesidades del empleado. La esperanza es que estos espacios mejoren el intercambio de ideas, aceleren la toma de decisiones e involucren a los empleados por lo tanto impulsando la innovación de productos y servicios.
A pesar de las aseveraciones optimistas acerca de los beneficios del espacio de oficina abierta, los resultados son mixtos. En algunos casos, se reporta que los diseños de la oficina abierta incrementan la colaboración, la satisfacción de los empleados y la comunicación. En otros, estos nuevos espacios son criticados por crear distracciones, reducir la privacidad y autonomía y afectar la satisfacción de los empleados.
En nuestra investigación, descubrimos que el problema podría ir más allá de las características físicas del espacio en sí, y depender de si los empleados sienten que el espacio se alinea con su imagen propia y si mejora su sentido de pertenencia –su “identidad con el lugar”–.
Examinamos el lanzamiento de espacios de oficina abierta en una compañía de la lista de Fortune 500, hablando con trabajadores y recolectando información de encuestas con más de 300 empleados en cinco países diferentes; Francia, Israel, India, Estados Unidos y China. Descubrimos que los empleados que experimentaban un mayor sentido de identidad con el lugar recibieron de forma distinta las características físicas del espacio.
Por ejemplo, experimentaron el espacio como más colaborativo, social, flexible, energético y cómodo, mientras que aquellos que no desarrollaron esa identidad percibieron el espacio como ruidoso y desordenado. Los empleados que sintieron una mayor conexión personal con el espacio también fueron más entusiastas acerca de su trabajo, consideraron que su comunicación con colegas y directivos era de mayor calidad y sintieron un mayor apego a la organización.
Como un ingeniero nos dijo “¡Es nuestro lugar! Es como algo completamente distinto… Hay un sentido de mis cosas, nuestras cosas”.
Descubrimos tres cosas que los líderes pueden hacer para desarrollar identidad con el lugar y transformar las respuestas de los empleados a los nuevos espacios de trabajo abierto. 1 Transmita la visión de antemano al equipo de trabajo. Aunque uno pudiera suponer que el desarrollo de la identidad con el lugar comienza después de que los trabajadores se mueven a ese espacio, descubrimos que comunicar el propósito del nuevo espacio de oficina antes del cambio fue un predictor clave de la conexión de los empleados con el espacio. En una de las implementaciones más exitosas que observamos, Omer (su nombre fue cambiado), un gerente de equipo en Israel, le explicó a su gente de antemano que la firma estaba invirtiendo en un nuevo espacio. Omer invitó a personas de otras ubicaciones donde el rediseño ya se había implementado, para que compartieran sus experiencias. Él facilitó pequeñas discusiones de grupo entre miembros del equipo y organizó un foro donde los trabajadores pudieran hablar con el equipo de instalaciones acerca de cómo se vería el espacio y qué esperar cuando hicieran el cambio.
Cuando los líderes describen cómo el nuevo espacio ayudará a alcanzar la misión organizacional, los trabajadores se vuelven más entusiastas acerca de este y tienen un mejor sentido de cómo deberían usarlo. Los datos de nuestras encuestas revelaron que los trabajadores que creían que el espacio se diseñó para alentar la creatividad y promover la comunicación informal mostraron mayor identidad con el lugar. Después de la mudanza, tenían más probabilidades de decir que para ellos era un lugar significativo para trabajar.
En contraste, cuando los trabajadores no tenían de antemano una visión clara del espacio, tendieron más a percibirlo con una forma de recortar costos y expresaron más resistencia. 2 Sea entusiasta respecto al espacio y su utilización. Además de preparar a los empleados para cambiarse, la actitud de un líder acerca del espacio después de la transición le muestra a las personas cómo el nuevo espacio se alinea con la organización y si es que el nuevo acomodo de la oficina es deseable. Nuestros datos de encuestas muestran que cuando los líderes son positivos, la identidad con el lugar florece. Cuando son neutrales o negativos, esta se ve afectada.
3 Aliente a los trabajadores a adaptar el espacio a sus necesidades.
Descubrimos que cuando los trabajadores consideraron que tuvieron margen para personalizar su espacio, sintieron mayor identidad con el lugar. Las oficinas tendieron a ser más coloridas y contaron con más utensilios personales: pinturas, dibujos y elementos alegres, como cometas o decoraciones colgando de los techos. La colocación de los muebles era menos sistemática y reflejaba las necesidades del equipo. Algunos equipos incluso reacomodaban regularmente sus escritorios en diferentes configuraciones para colaboración o privacidad.
Omer dijo: “Es un fino equilibrio entre ayudar a las personas a aprender cómo usar el espacio (al tiempo en que las ayudamos) a pensar acerca de lo que pueden hacer para que el espacio sea mejor para ellos”. Si un grupo de empleados sentía que el espacio es demasiado ruidoso, Omer los alentaba a modificarlo para adaptarse mejor a sus necesidades.
Cuando los líderes alentaron la adaptación y los equipos se sintieron cómodos haciendo suyo el espacio, reportaron mayor identidad con el lugar y generalmente se sintieron mejor acerca de las características objetivas del espacio, incluidos privacidad, ruido e iluminación.
Encontrar la solución perfecta para el diseño de un nuevo espacio oficinas es complejo. Nuestro estudio revela que, aunque los atributos físicos importan, los líderes también necesitan ponerle atención a la identidad del lugar. Esta afecta no solo el cómo las personas se sienten, sino también el cómo perciben las características físicas del espacio. Cuando los líderes comunican de antemano el valor del espacio, ayudan a los trabajadores a aclimatarse y le dan margen de maniobra para adaptarlo, las organizaciones tienen más probabilidades de cosechar los beneficios de los espacios de trabajo rediseñados.■■
“Descubrimos tres cosas que los líderes pueden hacer para desarrollar identidad con el lugar”.