15 pasos para implementar el teletrabajo en su empresa
Proceso de adopción debe incluir las etapas de diseño, acción y evaluación
Quiere poner en marcha el teletrabajo en su empresa y no sabe cómo hacerlo, o quizás ya tiene empleados con esta modalidad laboral, pero desea saber si lo está haciendo bien. Siga leyendo.
El teletrabajo es un formato que gana terreno. Las empresas y los colaboradores empezaron a comprender que cumplir sus funciones de manera remota genera ahorros para ambas partes.
En Costa Rica, muchas compañías del sector privado pusieron en marcha el teletrabajo desde hace varios años. Por ejemplo, en Mondelez, que cuenta con 407 colaboradores en el país, todos pueden realizar las labores desde su casa durante uno o varios días a la semana, según su puesto y funciones.
Pfizer arrancó con su programa de teletrabajo en el 2013 y de los 520 empleados, 475 laboran desde su casa al menos un día a la semana.
¿Resultados? Las compañías citan el ahorro de recursos y los empleados gastan menos en transporte, alimentación y vestimenta.
Para ayudarle a combatir esas ideas, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) publicó el pasado 30 de julio una guía para implementar el teletrabajo en las empresas privadas.
Etapa del diseño 1
Apoyo de la alta dirección y jefaturas: Es importante contar con el compromiso y aprobación de la dirección de la empresa (junta directiva, gerente general, etc.) para implementar el teletrabajo.
2
Formalizar el teletrabajo en la
compañía: Se debe definir cuál área planificará, coordinará y gestionará los temas relacionados con el teletrabajo. Generalmente esta labor recae en el departamento de recursos humanos, pero la elección queda a criterio de las jefaturas.
3
Definir el enmarque estratégico: El programa de teletrabajo debe orientarse a modernizar la gestión de la empresa, por esta razón debe incluir criterios como la optimización de procesos, políticas cero papeles, la mejora en el servicio al cliente. Además, la inclusión social, conciliación con la vida personal y mejora en el ambiente.
4
Crear un plan de acción: El área encargada realizará un plan de trabajo que comprenderá las acciones necesarias para implementar el teletrabajo en la compañía. En este rubro se pueden incluir charlas, capacitaciones y talleres para los colaboradores.
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Diseñar instrumentos: La empresa debe disponer de una serie de instrumentos entre los que se encuentran: la actualización normativa, el diseño del contrato de trabajo y verificar que el empleado cuente en su casa con las condiciones de salud ocupacional necesarias.
Etapa de ejecución 6
Sensibilización los colaboradores: La compañía debe abrir espacios de formación y explicación para aclarar los empleados el enfoque y alcances del programa de teletrabajo.
7 Identificar áreas y puestos teletrabajables: En conjunto con las jefaturas y con representantes del área encargada de diseñar el plan, se debe identificar cuáles áreas y puestos son aptos para que los colaboradores hagan teletrabajo.
8
Selección de teletrabajadores:
Las jefaturas y coordinadores del programa deben determinar si el candidato tiene la idoneidad para desempeñar sus funciones desde la casa.
9
Plan de comunicación y diálogo
social: Consiste en la implementación, por parte de las empresas, de estrategias de comunicación (como campañas, foros, etc.) con el fin de consolidar –en la cultura organizacional– el teletrabajo a través de la apertura de canales de comunicación y la generación de espacios de diálogo.
10
Capacitación para jefes y
teletrabajadores: La empresa debe ofrecer –mediante capacitaciones o documentos– tanto a las jefaturas como a los colaboradores los conocimientos sobre los instrumentos y los procedimientos que se necesitan para realizar el teletrabajo.
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Inicio del programa: En esta fase, las empresas dan inicio al programa de teletrabajo con todos los colaboradores que fueron seleccionados dentro del programa interno.
Etapa de evaluación 12
Evaluar productividad de los teletrabajadores: La compañía debe fijar y evaluar un conjunto de indicadores para cada uno de los empleados incorporados al programa.
13
Revisar el clima laboral: Su objetivo es conocer el impacto del teletrabajo en el ambiente laboral.
14 Evaluación integral del programa: Este proceso tiene como objetivo verificar si el programa de teletrabajo y su aplicación están cumpliendo con los objetivos que se plantearon al inicio.
15
Ajuste y extensión del plan:
La idea es que los encargados del programa, las jefaturas y los mismos trabajadores aporten su retroalimentación para ajustar, modificar o cambiar el programa de teletrabajo en la empresa. El objetivo es aprovechar la experiencia para aumentar la productividad y mejorar las condiciones.■■