Si tiene un emprendimiento recuerde llevar su contabilidad
Afines del año pasado un artículo en la prensa indicaba que aproximadamente un 80% de los emprendimientos carecía de registros contables, lo cual es un dato alarmante y al que hay que prestarle atención.
Los estados financieros son un instrumento de control que genera información valiosa al empresario y le permite una adecuada toma de decisiones. Algo fundamental es que podrá saber si el negocio está siendo rentable o no, y en caso de que no lo sea evaluar que modificaciones debe realizar para revertir esta situación, ya sea reajustar sus precios de venta, cambiar el empaque por alguno más económico, sustituir alguna materia prima sin deteriorar la calidad, entre otros.
Por otra parte, si en un futuro se desea solicitar un financiamiento lo primero que le van a pedir son sus estados financieros, sin ellos no es factible acceder a un financiamiento formal. Sin olvidar las obligaciones fiscales que deben cumplir todas las empresas en nuestro país, entre ellas la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta, el cual se deriva de los estados financieros.
Otro error que normalmente se presenta en un emprendimiento es mezclar los dineros familiares o personales con los del negocio, al llevar una contabilidad se deben separar los ingresos y gastos del negocio. Además es importante que las personas que trabajan en el emprendimiento establezcan un salario por sus labores, ya que se pueden determinar los precios de sus productos solo pensado en los costos de los materiales sin considerar ese rubro tan importante que es la mano de obra, y no incluir otros conceptos como por ejemplo la electricidad, agua, internet y teléfono, que usan tanto en la casa como en el negocio, en el caso de que el emprendimiento se realice en la misma casa de habitación.
Seguidamente alguna información básica sobre el contenido de los estados financieros y otros aspectos a considerar.
Día a día la administración recibe comprobantes de sus transacciones ya sea en papel o electrónicos, esta información es la base para la preparación de los estados financieros, por tanto, es de vital importancia pedir y conservar todos los comprobantes de las transacciones que se realicen, para que los estados financieros muestren datos íntegros y confiables.
Los estados financieros básicos que el contador debe confeccionar y entregar a su cliente, en este caso al dueño del emprendimiento, son los siguientes:
Estado de situación financiera: Este estado financiero muestra los activos, pasivos y patrimonio de una empresa a una fecha específica.
Activos: Los activos son los bienes y derechos que posee la empresa tales como: Saldos en cuentas bancarias, las cuentas por cobrar a clientes, los inventarios y el mobiliario y equipo.
Pasivos: Son las deudas y obligaciones pendientes de pago, los ejemplos más comunes son: cuentas por pagar a proveedores, deudas bancarias, intereses por pagar, obligaciones con la seguridad social e
“Los estados financieros son un instrumento de control que genera información valiosa al empresario y le permite una adecuada toma de decisiones”
impuestos por pagar.
Patrimonio: En esta cuenta se refleja el aporte inicial con que se constituyó la empresa, denominado normalmente capital social, además en esta sección se muestran las ganancias o pérdidas que haya acumulado el negocio.
Estado de ganancias y/o pérdidas: En este estado financiero se muestran las ventas realizadas, el costo de la mercadería vendida, los gastos incurridos en la operación tales como: servicios públicos, alquileres, salarios, cargas patronales, seguros, impuesto sobre la renta, etc. Al final del estado financiero se obtiene la ganancia o pérdida del período, que normalmente es de un año, sin embargo, mes a mes podemos ir monitoreando cómo va la empresa.
Estado de cambios en el patrimonio: En este estado financiero se muestran transacciones que se realizan en el patrimonio como un nuevo aporte de los propietarios, o pagos de dividendos.
Estado de flujos de efectivo: Muestra las entradas y salidas de efectivo y las agrupa por tipo de actividad, segregando entre actividades de la operación, de inversión y de financiamiento. Permite determinar al lector en que se usaron e invirtieron los recursos del negocio.
Como se desprende de la información previa, los estados financieros son un instrumento muy importante para monitorear el desempeño de la empresa y conocer los bienes y obligaciones que se mantienen. Por tanto, si usted ha iniciado una empresa no olvide tener su contabilidad, y además analizar mensualmente la información que incluyen los estados financieros.
* Socia de Auditoría de Grant Thornton.