23 dudas frecuentes en torno a la factura electrónica
→En noviembre todos los oferentes de bienes deberán usar comprobantes electrónicos →Tributación recuerda que hay un manual y varios tutoriales en el sitio web de Hacienda
Con el inicio del segundo calendario de obligatoriedad de la factura electrónica, resurgieron múltiples dudas entre los contribuyentes.
“Es importante asesorarse para no exponerse a sanciones que puedan poner en riesgo la actividad que realizan”, recomendó Bryan Mora, gerente de impuestos de Deloitte.
Las directrices generales del Ministerio de Hacienda y de la Dirección de Tributación Directa no atienden a casos específicos ni situaciones de funcionamiento planteadas por los diversos sectores.
German Morales, socio de impuestos y legal de la firma Grant Thornton, afirmó que Tributación ha emitido escasa información, no ha comunicado un plan claro y se limita a recomendar la revisión del manual de 50 páginas.
Carlos Vargas, jerarca de Tributación Directa, ha dicho que el público tiene disponible la resolución sobre factura electrónica, el manual y varios tutoriales en el sitio web de Hacienda, entre otros esfuerzos de divulgación.
Según especialistas de Deloitte, de Grant Thornton, PwC y del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, saber si se está obligado a no a emitir el documento digital, está entre las principales dudas de los contribuyentes.
¿Estoy obligado a usar la factura electrónica?
La principal duda de los profesionales y trabajadores independientes y de los negocios y empresas es si les corresponde o no usar la factura electrónica. Por eso, cada persona física y jurídica debe revisar su situación ante Tributación, pues si bien la obligación se estableció en la resolución de esa entidad, en el proceso se han introducido algunas excepciones y prórrogas.
¿Quiénes no están obligados?
No están obligados los contribuyentes del régimen simplificado, los bancos regulados por la Superintendencia General de Entidades Financieras y las instituciones públicas.
Los sectores de transporte remunerado, productos agrícolas y servicios personales (excepto profesionales liberales) tampoco están obligados. Otros que no deben emitir facturas electrónicas son las personas que no están sujetas al pago del impuesto sobre la renta y las exentas por ley, siempre y cuando no vendan mercancías o presten servicios gravados con el impuesto general sobre las ventas.
Si no deben generar comprobantes electrónicos, no se deben inscribir. “Si no es emisor, no se inscriba”, advirtió Carlos Barrantes, socio de impuestos de PwC.
¿Cuáles prórrogas se han otorgado?
Algunos sectores cuentan con una prórroga otorgada por Tributación. Las gasolineras y aerolíneas deberán empezar a usar la factura electrónica hasta marzo del 2019. Asimismo, los sectores agropecuario y pesquero deberán hacerlo hasta octubre del año entrante.
¿Y las fundaciones, cooperativas o entidades sin fines de lucro? ¿Deben utilizarlas?
El marco legal las exime de usar la factura electrónica. Pero si tienen actividades donde realizan ventas de bienes y servicios deberán revisar su situación. Incluso las cooperativas deberán emitir facturas electrónicas en aquellas actividades lucrativas que son ajenas a su naturaleza: tiendas, alquiler de locales, centros de recreación, televisión por suscripción y de Internet, entre otros.
¿Qué pasa con mis proveedores?
También es muy importante revisar los proveedores que cada contribuyente tiene para ver si están obligados a entregarfactura electrónica.
Si es así, ellos deberán generar y enviar el comprobante electrónico en las compras que usted les realice.
¿Qué ocurre con los contribuyentes del régimen simplificado?
Los contribuyentes del régimen simplificado no emiten ni confirman facturas electrónicas. Sí deben guardar el XML de las facturas recibidas para las declaraciones trimestrales y emitir factura de papel a sus clientes para incluir el gasto como deducible. También podría emitir una factura electrónica si lo desea, lo cual es opcional.
¿Cuándo comienzo a entregar factura electrónica?
La obligatoriedad se inició en enero pasado en el área de salud. Luego le correspondió a otros sectores: contable, financiero, auditoría, economistas y administrativos, legal, ingeniería, arquitectura, topografía e informática, consultorías, publicidad, mantenimiento industrial, tecnología de alimentos y otros servicios. El segundo calendario establece que el 1.° de setiembre debían empezar las personas físicas y jurídicas cuya cédula terminada en 1, 2 o 3; en octubre los de 4, 5 y 6; y en noviembre, los de 7, 8, 9 y 0.
¿Puedo usar la factura electrónica antes?
Los especialistas han recomendado iniciar el uso de la factura electrónica para efectos de evitar los inconvenientes por saturación de sistemas y del servicio de atención a contribuyentes. Hacerlo con tiempo también le permite realizar ajustes en la operación y en los procesos internos. Una vez inscrito estará obligado a usar las facturas electrónicas, dijo Dunia Zamora, fiscala del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.
9 ¿Cuáles son los sistemas de factura electrónica de Hacienda?
El Ministerio de Hacienda desarrolló dos sistemas relacionados con factura electrónica. Primero, encargó a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (ESPH) el desarrollo del sistema de validación. Cuando se genera, la factura electrónica viaja como un archivo informático XML hasta ese sistema.El segundo es un sistema de facturación desarrollado por el Ministerio de Hacienda, que se ofrece gratis y guarda las facturas por dos meses.
¿Conviene usar otro sistema?
En el mercado se ofrecen más de 25 servicios o sistemas desarrollados por empresas informáticas. Todos los sistemas de facturación electrónica, tanto el de Hacienda como el de los proveedores, deben generar un archivo en formato XML y otro en PDF de la factura electrónica o de las notas de débito y crédito. Asimismo, deben posibilitar al contribuyente a aprobar o rechar el comprobante electróni-
co y de recibir el archivo XML de validación de Hacienda.
11 ¿Qué ofrecen los sistemas privados?
Los proveedores de sistemas y servicios privados ofrecen paquetes distintos con costos, almacenamiento, integración a sistema contable y diversas facilidades. Tributación no permite utilizar dos métodos o sistemas de facturación y el contribuyente debe usar solamente uno.
12 ¿Los proveedores están certificados?
Hacienda no certificó a los desarrolladores de estos servicios, por lo que cada contribuyente debe elegir el que más se ajuste a sus necesidades.
Algunos de los proveedores privados cuentan con un sello o certificación de la Asociación GS Uno. Incluso cada empresa puede usar uno propio, desarrollado internamente. Solo debe tener la capacidad técnica de conectarse al sistema de validación de Hacienda.
13 ¿Puedo usar un sistema de factura electrónica aunque no esté obligado?
Quienes no estén obligados a usar la factura electrónica pueden usar voluntariamente un sistema privado para generar facturas y obtener beneficios de ahorro de papel, mejor atención al cliente, digitalización y para facilitar la contabilidad. En estos casos no se debe realizar ninguna gestión ante Hacienda, solo con el proveedor.
14 ¿Se pueden usar tiquetes electrónicos?
Los sistemas brindan la posibilidad de emitir tiquetes electrónicos, especialmente en empresas de comercio al detalle. Se utiliza el tiquete electrónico siguiendo el mismo proceso de validación de la factura electrónica. El tiquete puede imprimirse y entregarse al consumidor.
15 ¿Qué ocurre si el consumidor pide factura en un comercio al detalle?
Algunos sistemas permiten generar la factura electrónica en cajas también o se puede tener habilitada una estación de servicio al cliente.
16 ¿Las facturas electrónicas y las de papel entran en el cierre fiscal?
Efectivamente. Para efectos de aceptar como deducibles los gastos y costos se deben contemplar las facturas físicas emitidas desde el inicio del periodo fiscal (1.° de octubre del 2017 en la mayoría de los casos, y 1.° de enero para algunos) hasta antes de la fecha de obligatoriedad de la factura electrónica.
17 ¿Debo aceptar o rechazar la factura electrónica de inmediato?
La aceptación o rechazo de la factura electrónica es obligatoria y debe realizarse en el plazo de ocho días hábiles después de recibida. El receptor debe verificar que recibe tres archivos: el XML y el PDF del comprobante electrónico y el XML con la validación de Hacienda. Los sistemas de generación de factura electrónica deben tener una funcionalidad para aceptar o rechazar (total o parcialmente) un comprobante electrónico.
18 ¿Cuáles son los controles de Tributación?
Tributación ha estado notificando a los contribuyentes que debieron incorporarse al uso de la factura electrónica en el primer semestre y no lo hicieron. Entre enero y mayo estaban obligados 133.000 contribuyentes, pero solo 40.000 estaban cumpliendo. Hacienda recordó que la sanción por incumplimiento equivale a un monto mínimo de ¢1,2 millones y un máximo de ¢43,1 millones.
19 ¿Qué pasa si el cliente no quiere indicar el correo electrónico para enviarle la factura electrónica?
Cuando el cliente es consumidor final se emite el tiquete de caja. Cuando el comprador es contribuyente o una institución pública, sí es obligatorio que brinde esos datos para incluir ese gasto en su contabilidad y deducirlo de gastos.
20 ¿Qué pasa con los cobros por servicios en restaurantes o fletes?
Hay ingresos por servicios que se generan en actividades comerciales como restaurantes o fletes que se cobraban y que no eran gravables con la factura física, pero sí con la electrónica. Todavía no hay ninguna resolución de Tributación sobre si mantendrá los mismos criterios que se tenían en estos casos anteriormente.
21 ¿Qué ocurre con los problemas del sistema de validación de Hacienda-ESPH?
Los contribuyentes que ya utilizan la factura electrónica han enfrentado inconvenientes por problemas de funcionamiento del sistema de validación desarrollado por Hacienda y la ESPH. Ambas entidades niegan las situaciones y solo informan cuando el sistema se normaliza. Hacienda no indica qué debe hacer el contribuyente cada vez que se presenta un problema del sistema, especialmente cuando el procesamiento de una factura empieza a tardar más de lo esperado.
22 ¿Cuál es la validez jurídica de un cobro con una factura electrónica en la que se usó una llave criptográfica?
German Morales, de Grant Thornton, advirtió de que los tribunales solo aceptan la factura física (el original firmado por el representante del cliente) para efectos de cobro en casos de morosidad en compras al crédito. El problema, indica el especialista, es que la factura electrónica usa la llave criptográfica, que únicamente tiene validez fiscal y, al ser digital, no tiene el “recibo conforme” del cliente. Una solución es usar la firma digital. “La firma digital sí tiene validez ante un juez para ejecutar el cobro de facturas morosas”, dijo Morales.
23 ¿Qué pasa si no hay electricidad ni Internet?
Cuando se produce un corte momentáneo de los servicios de electricidad o de Internet, se emite un comprobante de contingencia impreso, pero cuando se supera la situación, se deben generar y enviar a Hacienda los respectivos comprobantes electrónicos para su validación. El comprobante provisional debe indicar esa condición y una leyenda que indica: “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.