Bomberos utilizó sin controles fondos de caja chica durante tres años
› se habrían adquirido bienes y servicios que no calificaban como necesidades indispensables
El Cuerpo de Bomberos hizo compras con fondos de caja chica sin respetar controles ni seguir los procedimientos fijados por sus normas internas entre el 2020 y el 2022, señaló un informe de auditoría interna de carácter especial, emitido el 12 de enero.
El informe concluyó que, durante esos años, “el control sobre las compras realizadas por medio de caja chica, los registros y la documentación carecen de información y respaldo suficientes que aseguren el cumplimiento de la finalidad pública”.
También indicó que la caja chica se usó para comprar bienes y servicios que no calificaban como necesidades indispensables, el cual debe ser el fin de este fondo. Entre los artículos identificados como no indispensables se encontraron servicios de alimentación para capacitación, materiales de construcción (cemento, varillas, hierro, piedra y arena), instalación eléctrica y suscripciones anuales a servicios de Adobe, entre otros.
De igual forma, no se justificó correctamente el uso de estos fondos públicos que, en gran parte, provienen de impuestos a los seguros y a la electricidad, ni se establecieron medios por los cuales se aprobaron las compras.
Por otra parte, se encontró que los estudios de mercado, necesarios para justificar cada compra, incluyeron los nombres de los funcionarios encargados de autorizar la transacción, pero no así sus firmas.
El informe identificó cuatro compras en el 2020, por casi ¢6 millones, que no contaban con un oficio de autorización de la autoridad competente, lo mismo con seis compras por ¢15 millones en el 2021 y otras siete compras, también por ¢15 millones, en el 2022.
Al no superar los $6.000 cada una, estas operaciones debían ser autorizadas ya sea por el coordinador operativo y jefes de batallón; jefes de unidad, de las dependencias adscritas a la dirección general y a las direcciones administrativa y operativa; o el auditor interno.
En este caso, las compras fueron una memoria RAM en el 2021, por ¢3,7 millones, y la compra de licencia, cable y otros componentes de Cisco, por ¢2,8 millones.
Asimismo, la unidad de Mercadeo, el 18 de marzo del 2022, compró 3.500 unidades de libros de cómic de Bomberos por ¢4,4 millones. Con base en los niveles de autorización en las operaciones de compras que oscilen entre los $6.000 y los $12.000, Bomberos justificó, mediante un oficio del 18 de setiembre del 2023, que la autorización para este pago se hizo de manera verbal.
Esto, a pesar de que, acorde al principio de legalidad, la autorización tiene que realizarse de forma escrita, y al igual que las compras de la UTI, no se dirigió el oficio correspondiente.
También se detectaron tres compras sin su oficio de autorización, que superaron los $6.000, pero fueron menores a los $12.000, en cuyo tramo deben contar con el aval, ya sea el director general de Bomberos, o el director administrativo y el director operativo.
La mayor de estas compras fue por ¢5 millones en el 2020, con la descripción de “Curso para certificación BA-48 de aeropuertos en modalidad virtual”. La Nación solicitó el martes declaraciones al Cuerpo de Bomberos, pero al cierre de edición no hubo respuesta.
Riesgo de fraude. La auditoría alertó de que la ausencia de justificaciones “conlleva una debilidad en la confiabilidad de la información que se incluye en los respaldos de cada compra realizada y una pérdida en la transparencia para la rendición de cuentas”.
Estos débiles controles pueden llevar a “la eventual manifestación de un riesgo de fraude y corrupción, que en caso de materializarse, impactarían negativamente a la institución en lo que refiere a la protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, su imagen, así como al entorno de valores y principios éticos”.
También se encontraron discrepancias entre los montos indicados en el estudio de mercado y las facturas. Estas diferencias se encontraron en dos compras del 2020, cinco en el 2021 y tres en el 2022.
Por otra parte, una factura y estudio de mercado de la Academia Nacional de Bomberos (ANB) del 2020 señalaban una compra por ¢3,9 millones, de un artículo no indicado en la auditoría, pero en el archivo de Excel aparece que la compra se ejecutó por ¢6 millones.
Incluso, con base en el estudio de mercado de las compras realizadas, no se encontró la cotización respectiva en 11 compras en el 2020, 14 en el 2021 y seis en el 2022.
El informe reitera que “de continuar la Administración con esta práctica, se expone a la institución al uso indebido, ineficiente y el eventual despilfarro de los recursos públicos, así como las eventuales responsabilidades administrativas que pueda recaer sobre los funcionarios”.
La auditoría encontró que, en el 2020, la ANB pagó ¢3,4 millones divididos en tres facturas a la empresa D’Gustar por servicio de alimentación, un tipo de compra que debía hacerse vía contratación. Asimismo, entre el 2021 y el 2022, la Dirección General de Bomberos realizó siete pagos, por un total de ¢9 millones, para servicios profesionales de asesoría en materia legislativa.
Esto, la auditoría lo señaló como una figura de fragmentación, la cual está regulada en el Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa e indica que “la Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles, con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde”.