PLANIRANJE TJERA KAOS I PODIŽE PROFITABILNOST
Donosimo savjete za eliminiranje poslovne neorganiziranosti
Naše pamćenje je kvarljiva roba, ne zapisujete li može vam se lako dogoditi da se izgubite u cijeloj priči
Uzroka vremenske neor-ganiziranosti je mnoštvo no najčešće se sve svede na činjenicu da pojedinci ne gledaju na sat i ne mare dovoljno za vrijeme. Dragana Mladenović, NLP master trenerica iz Miroras centra, savjetuje kako eliminirati uzroke neorganiziranosti.
“Radim ovaj trening već 10 godina i fascinira me činjenica da ljudi uopće ne gledaju na sat, iako su stalno u nekoj žurbi, sat i vrijeme i ne percepiraju. Mnogi od njih ne znaju koliko vremena im treba za neki zadatak, a koliko da dođu od kuće do posla. Naravno da ne možete uvijek znati koliko će što trajati, ali za većinu stvari ipak možete. Vrijeme se mora znati”, pojašnjava Dragana Mladenović.
Kada u isto vrijeme radite više stvari, napominje, svoju neurologiju bombardirate određenim stvarima u kratko vrijeme i tada vam pada- ju energija i koncentracija i automatski postajete manje efikasni. “Glavni uzrok vremenske neorganiziranosti je i odsutnost pisanja planova. Zapamtite, planovi se pišu jer je s njima lakše. Naše pamćenje je kvarljiva roba, ako ne zapisujete može vam se lako desiti da se izgubite u cijeloj priči. Osam minuta pisanja plana za sljedeći dan, štedi vam sutra sat vremena”, tvrdi.
Gubljenje vremena
Planovi se u načelu pišu tako da 60% vremena zaračunate za glavne aktivnosti, 20% otpada na kreativnost, a 20 na rutinu. Ljudi koji planiraju sastanke jedan za drugim gube vrijeme jer, ako su sastanci na različitim mjestima, većina neće ura- čunati vrijeme dolaska do tog mjesta i automatski kasnimo. Važan element je i planiranje pauza.
“Moraju se raditi nakon svakih 45 minuta jedne aktivnosti, i to tako da tada radite nešto apsolutno različito od onog što ste do tada radili. Kad jedete ručak pokraj laptopa i pritom odgovarate na mailove, to nije pauza. Iako mnogi kažu da nemaju vremena uzeti pauzu jer imaju puno obaveza i posla, morate biti svjesni da su pauze od pet do 10 minuta sasvim dovoljne, a rade li se redovito, povećavaju efikasnost”, poručuje Mladenović.
Napominje kako nam je još jedan veliki kradljivac vremena i to što stvari koje ne volimo raditi odlažemo za zadnji čas.
“Zahtjevne obveze biste trebali raditi prve jer time više nećete trošiti energiju na razmišljanje o tome, a uz to ćete taj dan imati osjećaj postignuća jer ste obavili nešto što vam je bilo mrsko i skinuli to s dnevnog reda obveza”, tvrdi Mladenović. Mladenović poručuje kako je kod planiranja dana važn da se to čini po tzv. Paretovom pravilu, krenemo sa 20 posto uložene osobne energije da bismo dobili 80postotan rezultat. Također napominje kako dobra organizacija posla smanjuje pogreške i na razini pojedinica i na razini tima.
Put do ušteda
“Dobra organizacija povećava efikasnost, ljudi se bolje osjećaju, a štedi i sredstva jer ako ste dobro organizirani to znači da imate i uštede. Manje je bolovanja, ljudi su sretniji, zdraviji, manje pod stresom, donose vam dodatan profit zbog svoje efikasnosti i vi imate objektivne dokaze da dobra organizacija posla donosi dobit kompaniji”, smatra Mladenović. Savjetuje poduzetnicima da, žele li eliminirati kradljivce vremena, razviju svjesnost o njemu, promatraju svoj radni dan, a ako je potrebno, čak i mjere vrijeme koje izdvajaju za određene obveze kako ono ne bi uzaludno nestalo.
DOBRA ORGANIZACIJA POVEĆAVA EFIKASNOST, ZAPOSLENICI SE BOLJE OSJEĆAJU PA KOMPANIJI DONOSE VEĆI PROFIT