SVAKI DAN SAVJETI KAKO ORGANIZIRATI RAD OD KUĆE
Za ‘korporativnu otpornost’ nije dobro povećavati opseg posla nego ga rasporediti
Upravljanje kontinuitetom poslovanja obuhvaća infrastrukturu, radnike i sve postojeće rizike ZLATKO BAZIANEC voditelj ureda Deloittea Hrvatska
Morate biti spremni da će neki segment poslovanja sigurno “štekati” ili biti manje uspješan, kažu u Deloitteu
Hrvatska, zajedno s drugim zemljama svijeta, uvodi dosad neviđene mjere za sprečavanje daljnjeg širenja novog koronavirusa i kolapsa zdravstvenog sistema. To naravno, podrazumijeva i različita ograničenja koja imaju značajan utjecaj ne samo na naš svakodnevni život, već i na rad većine organizacija i tvrtki.
Kako ističu iz Deloittea Hrvatska koji pružaju usluge revizije, poreznog, poslovnog savjetovanja te usluge upravljanja rizicima i financijskog savjetovanja, danas sve veći broj zaposlenika ostaje kod kuće, a situacija se dodatno komplicira jer još uvijek nije jasno koliko će mjere trajati ili koliko će biti opsežne, nakon ovih posljednjih koje vrijede od danas, a tiču se i zabrane odlaska iz mjesta prebivališta.
Nažalost, napominju iz Deloittea, jedino što je jasno je da će posljedice krize osjetiti mnoge tvrtke zbog globalnih ekonomskih veza. Bez obzira na to kako se situacija razvija, smatraju, odmah treba poduzeti korake kako bi pomogli ublažiti utjecaj koronavirusa na poslovanje i pripremiti se za daljnji razvoj krize.
Iz Deloittea su pojasnili koji su ključni koraci u ovakvoj situaciji. Za početak, ključno je organizirati kućni ured i omogućiti svojim zaposlenicima da rade kod kuće, zatim je nužno procijeniti utjecaj pandemije na organizaciju iz operativne i financijske perspektive. Važno je, napominju, upravljanje novčanim tokom kroz lanac dostave te adresirati utjecaj pandemije na obaveze koje proizlaze iz ugovora s poslovnim partnerima. Kako tvrde, nužno je pritom adresirati ključne rizike i osigurati kontinuitet poslovanja. “Naša posebna web stranica sadrži pregled ključnih koraka koje je potrebno poduzeti kako bi se ublažili utjecaji pandemije na rad vaše organizacije. Također sadrži pojedinačne preporuke s kontaktnim podacima naših stručnjaka koji će pomoći u kretanju kroz određene mjere u skladu s potrebama vašeg poslovanja. Redovito ćemo ažurirati stranicu i stalno ćemo dodavati dodatne informacije. Nalazimo se u vremenu pandemije, vremenu kada će gospodarstvo i tvrtke pretrpjeti težak udarac. Sve će to testirati sposobnost tvrtki da adekvatno reagiraju, spremnost njihovih procesa i njihovu ukupnu otpornost. Deloitte će vas podržati u tom pogledu”, ističe Zlatko Bazianec, partner u Odjelu poslovnog savjetovanja i voditelj hrvatskog ureda.
Kako postaviti kućni ured
Uz karantenu koja je naručena kao dio prevencije, nemogućnosti osobnog kontakta s klijentima, otkazivanja seminara ili drugih događanja, tema fleksibilnosti rada i uporabe tehnologije za komunikaciju s timovima, klijentima i poslovnim partnerima ovih je dana zauzela središnje mjesto. Mnogi se muče s time što treba učiniti da kućni ured dobro funkcionira i kako nam tehnologija može pomoći u komunikaciji s klijentima. Rješenje je kontrolirano preseljenja ureda u vaš dom. Ključno je, napominju iz Deloittea Hrvatska, identificirati procese i zadatke koji se mogu preseliti u vaš kućni ured, a nakon tog prvog koraka nužno je pratiti i analizirati aktivnosti zaposlenika, planirati i ponuditi im rješenja za upravljanje, komunikaciju i interakciju. Da bi se osigurao kontinuitet poslovanja, iz ove konzultantske tvrtke ističu kako je neophodno imati hitni scenarij. U trenutačnoj situaciji, od vitalne je važnosti reagirati što je brže moguće kako bi se ublažili utjecaji i drugi rizici i pripremala organizacija za daljnji razvoj pandemije i njenih mogućih scenarija. Napominju kako upravljanje kontinuitetom poslovanja obuhvaća infrastrukturu, zaposlenike, poslovne, operativne i komunikacijske rizike i sve to s ciljem upravljanja organizacijom koja se mora suočiti s novim izazovima i rizicima. Nužno je postaviti strateški i operativni okvir za aktivno povećanje “korporativne otpornosti” kako bi osigurali kontinuitet poslovanja i proizvodnje i time spriječili obustavu rada ili svojih usluga. Nakon inicijalnih mjera u skladu s preporukama valja procijeniti infrastrukturne rizike, kao i cyber rizike - primjerice može li se korporativnim sustavima upravljati bez fizičke prisutnosti IT zaposlenika. Kako napominju iz Deloittea Hrvatska, idući nužni korak je da analizirate koja radna mjesta zahtijevaju biti “na licu mjesta” i isplanirajte tko bi te osobe mogao zamijeniti. Važno je i da osmislite mjere za pomoć zaposlenicima u upravljanju stresom i stresnim situacijama i da ne povećavate opseg posla već ga raspodijelite među zaposlenicima.
Uspostava mehanizama
Zatim slijede poslovni i operativni rizici i morate biti spremni da će neki segment poslovanja sigurno “zaštekati” ili pak biti manje uspješan. “Uspostavite hitne mjere i organizacijske upute kako bi se osigurao kontinuitet rada u skladu s razinom rizika, a pripremite se i za probleme u lancu opskrbe. Budite spremni na to da postoji mogućnost da ćete morati i zatvoriti poslovni prostor ili ured i pripremite scenarije, planove i mjere za obnavljanje poslovanja. Uspostavite mehanizam komunikacije sa zaposlenicima, partnerima, dobavljačima, vlastima i javnošću”, savjetuje Deloitte Hrvatska na webu koji su uspostavili za pomoć kompanijama u situaciji pandemije. Širenje koronavirusa već ima utjecaj na globalne lance opskrbe u mnogim industrijama ovisno o zalihama iz Kine, a iz Deloittea Hrvatska ističu da se sličan scenarij može očekivati i u Europi - prekidi proizvodnje, smetnje u radu ugostiteljskih objekata i trgovačkih centara, zbog njihova privremenog zatvaranja kao što je slučaj sad u Hrvatskoj,te pad prihoda od turizma. Napravili su i popis sektora na koje je trenutačna situacija najviše utjecala. Prvenstveno su to tvrtke ovisne o turizmu, točnije aviokompanije, trgovci luksuznom robom i trgovci na malo. Slijede proizvođači ovisni o dijelovima iz pogođenih zemalja, ponajprije automobilima i tehnologiji. Nafta, plin i rudarstvo i metali osjetit će pad kako u potražnji, tako i u cijenama roba, a i izvoznici koji su značajno izloženi međunarodnom tržištu. Napominju kako je razvoj događaja teško predvidjeti pa je važno da poduzeća budu proaktivna u procjeni svoje sposobnosti izdržavanja poremećaja s operativnog i financijskog stajališta te da djeluju odlučno u svrhu ublažavanja stvarnih ili potencijalnih rizika.