Ručno knjižiti eRačune korisno je za tvrtku koliko i ručno pisati virmane za isplatu plaće
Kad bi menadžeri bili svjesni ušteda vezanih usluga, nikad više ne bi dopustili ispisivanje računa na papir
Digitalni proces nudi mnogobrojne mogućnosti koje nisu provedive u papirnatom svijetu i treba ih iskoristiti za ‘oplemenjivanje’
Kad bi menadžeri bili svjesni ušteda koje im donosi potpuna implementacija eRačuna i vezanih usluga, nikad više ne bi dopustili ispisivanje računa na papir unutar svoje tvrtke”, tako je Josip Kovačec, savjetnik Uprave servisa MojeRačun odgovorio na pitanje kako ostvariti veću efikasnost u hrvatskom gospodarstvu korištenjem pametnih tehnologija. U ovoj jednoj rečenici, zapravo je obuhvaćeno više procesa, ali je njihova implementacija i primjena jednako jednostavna kao i kod procesa koju je većina već usvojila.
“U komunikaciji s poduzetnicima i menadžerima, posebice kada tema bude najava obaveznog eRačuna među poslovnim subjektima, često čujem izjave kako „imaju riješen eRačun“. Pod time se najčešće misli da su izabrali informacijskog posrednika kojem plaćaju određenu naknadu za uslugu posredovanja, šalju ili zaprimaju nekoliko eRačuna mjesečno, ali i ih i dalje obrađuju i čuvaju kao papirnate. U tom kontekstu mi je jasno zašto se u određenim krugovima stvorila percepcija o eRačunu kao nametu jer se plaća određena usluga, ali se ne koristi niti jedna od značajki koja čini razliku između računa i eRačuna”, naglašava Kovačec.
Učitavanje zbirnih naloga
Digitalni proces, pojašnjava Kovačec, nudi mnogobrojne mogućnosti koje nisu provedive u papirnatom svijetu i treba ih iskoristiti za „oplemenjivanje“usluge tim novim elementima. Takvih primjera u posljednjih 20 godina je puno, posebice u financijskom poslovanju tvrtki.
“Virmani za plaćanje još uvijek postoje, no 99,9 posto plaćanja tvrtke danas obavljaju putem internetskog bankarstva i to većinom tako da se unutar računovodstvenog programa pripremi zbirni nalog za plaćanje, nakon čega se pripremljenu datoteku učita u internetsko bankarstvo i klikne plati. Računovođa ne popunjava nekoliko stotina virmana ručno kako bi isplatio plaće za 150 zaposlenika, ali u procesu obrade računa, a ovdje primarno mislim na knjiženje, još uvijek se teško odstupa od manualnog rada“, primjećuje Kovačec.
Smanjenje pogrešaka
Kako dodaje, ni prelazak na internetsko bankarstvo prije 15 i više godina nije išao glatko, postojalo je nepovjerenje prema novim procesima jer se uhodani poslovni obrasci nudili lažni osjećaj sigurnosti i kontrole, iako su po tom pitanju nemjerljivi s digitalnim.
“Postojalo je više faza u razvoju procesa plaćanja, kako sam rekao, prvo smo popunjavali virmane, odlazili u banku i gubili vrijeme na šalterima banke ili FINAe kako bismo uplatili novac. Potom smo prije 15 godina počeli plaćati internetskim bankarstvom iz udobne fotelje, ali smo i dalje ručno morali prepisivati podatke za plaćanje. Danas smo u digitalnom smislu na razini da sve ide na „klik“jer softver stvara datoteku iz zadanih podataka, a mi je učitavamo, opet klikom, kako bismo je platili. U smislu eRačuna, princip je vrlo sličan. I tu je uklonjen element mogućnosti ljudske pogreške kod pretipkavanja jer je XML eRačun isključivo strojno čitljiv i svejedno je preuzimamo li jedan ili neograničen broj računa odjednom u računovodstveni softver. Program će ih sam “pročitati” i popuniti sve one podatke koji su nam potrebni da bismo knjižili eRačune. Umjesto pet minuta po računu na prepisivanje, potrošili smo nekoliko sekundi na učitavanje zaprimljenih računa. Bi li netko danas ručno upisao 150 naloga za plaćanje u internetsko bankarstvo, a sve može učitati preko SEPAe? Ne bi. Ne vidim onda razlog zašto bi itko prepisivao podatke s računa koji mu je inicijalno stigao kao dokument za učitavanje u program“, naglašava savjetnik Uprave servisa MojeRačun.
Potpuno povezivanje usluga
Razlika u imati „riješene eRačune“, kako je Kovačec ranije istaknuo, i stvarno ih koristiti, leži upravo u navedenom; tek potpunom primjenom, odnosno uključivanjem svih kupaca i dobavljača u proces razmjene te povezivanje eRačuna s drugim elektroničkim dokumentima, predstavlja početak stvarnog korištenja eRačuna.
Takvim dokumentima se upravlja te ih se ovjerava potpuno elektronički kroz mojDMS sustav, a ispravno ih se pohranjuje isključivo o elektronički arhiv, odnosno mojeArhiv i tek tada možemo govoriti o digitalizaciji poslovanja.
“Aktivnijom primjenom ovih rješenja i većim obujmom korištenja postojećih softvera, procesi će biti brži i efikasniji, kao što je to slučaj bio s virmanima i internetskim bankarstvom iz moga primjera. Kada već govorimo o financijskoj domeni, i tu se uskoro očekuju promjene kroz uslugu koju ćemo predstaviti u idućih nekoliko mjeseci, što će biti još jedan korak više u razvoju digitalnih usluga plaćanja“, zaključuje Josip Kovačec.v