Tři tipy, jak v pracovní době vše stihnout

PRAHA Zůstáváte v práci přesčas, abyste stihli udělat to, co máte? Zkuste najít způsob, jak si lépe zorganizovat pracovní režim. Velkým polykačem času jsou zdánlivé maličkosti, kterým by vás ani nenapadlo věnovat pozornost.

Nejtěžší úkoly řešte jako první

Udělejte si jasnou představu o plánovaných pracovních úkolech, které je třeba za celý týden vykonat, a promyslete si odpovídající časový harmonogram pro jejich splnění. Těžké nebo nepříjemné pracovní úkoly neodkládejte na později, stejně jim neutečete. Lepší bude, když se jim budete věnovat hned ráno, kdy jste svěží a odpočatí. Buďte realisté. Málokdo je schopný odpoledne soustředěně pracovat déle než tři nebo čtyři hodiny v kuse. Budete pomalí a v práci zůstanete zase přesčas.

Ochočte si technologie

Mobilní technologie nám umožňují být v kontaktu neustále. Pokud ale potřebujete něco koncepčního udělat, každé vyrušení vás vytrhne ze soustředění a dalších skoro deset minut pak podle průzkumů trvá, než se znovu zaberete do práce. Proto se naučte občas nebýt „na příjmu“. Svět se nezboří, když nebudete okamžitě reagovat na každou zprávu. „Přijde-li vám za den například třicet e-mailů a odpověď na každý z nich vám zabere více než pět minut, strávíte jen dopisováním přes dvě a půl hodiny svého pracovního času. A ten vám bude samozřejmě chybět. Příchozí poštu proto zběžně prohlédněte a odpovídejte podle priorit. Maily, které lze vyřídit do dvou minut, řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte,“doporučuje Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.

Cestovní náklady, ale především čas šetří například i videokonference pořádané místo klasických porad. „Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku,“říká Andrej Hronec, odborník na komunikační techniku ze společnosti Audiopro.

Pozor na prokrastinaci

Jestliže strávíte v pracovní době půl hodiny denně na sociálních sítích nebo „kecálcích“typu Viber či Messenger, za měsíc promarníte klábosením s přáteli deset hodin. A to je více než jeden standardní pracovní den, který si budete muset nahradit přesčasy. Na druhou stranu, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, může jít o skvělý způsob relaxace.—