La importancia del control interno en las empresas
POR LIC. JORGE A. LÓPEZ BERMÚDEZ Director de L&M Consulting
En mi artículo del 26 de enero de 2018, en página 47 de este rotativo, comenté sobre que escribiría un artículo sobre los Controles Internos, a fin de motivar a los empresarios y público en general a interesarse sobre este importante tema, con el objetivo de que las empresas resguarden sus recursos y eviten pérdidas por fraudes o negligencias.
Pues bien, el control interno en las empresas comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados adoptados dentro de una empresa; mientras más compleja sea la organización, necesita mucho más controles internos debidamente estructurados; en el sentido de que cuando los dueños o accionistas se alejan de la operatividad del negocio existe mucho más probabilidades de fraudes; lo cual no es igual que cuando un negocio es pequeño y el dueño está al frente de él.
Existen muchas limitaciones en la implementación de un sistema de control interno, ya que no se puede asegurar su cumplimiento al 100 % porque obedece a la determinación del Costo Beneficio de lo que se quiere controlar; sin embargo es importante establecerlo en aquellas operaciones repetitivas y extraordinarias. Todos ellos deben ser analizados por especialistas en la materia a fin de definir el tipo de control que se impondrá, ya que algunas desviaciones pueden ser ocasionadas por error humano, otras hechas con dolo y las más difíciles de detectar es cuando dos o más personas se involucran en el fraude (colusión).
¿Dónde se pueden dar estas desviaciones de control? Podría darse en el nivel Gerencial, en muchos aspectos, alguno de ellos es si la remuneración (Sueldos, Bonos, etcétera) del gerente depende de los resultados esperados y otro podría ser debido a sus propias necesidades. En ambos casos pueden darse causales que pueden hacer que se violen los controles internos, un ejemplo de ello es que la empresa no esté obteniendo los resultados esperados y se maquillen los Estados Financieros en su beneficio, no correspondiendo estos a la realidad.
En el nivel operativo se da en las cuentas expresadas en el Mayor General, las cuales todas son importantes pero únicamente me referiré a algunas; como es la cuenta del Efectivo General, en las que podemos mencionar las diferentes cajas no conciliadas a diario, es decir que pasan varios días sin que nadie cuente el efectivo recibido de los clientes o entregado a los bancos esto no debe darse por ningún motivo, me refiero a las cajas de los diferentes negocios, bancos, supermercados, etcétera.
Los aqueos de caja deben ser sorpresivos, sean esto en caja chica, caja general o bóveda.
Las cuentas bancarias son otro dolor de cabeza, ya que estas deben ser conciliadas con los estados de cuenta de los bancos; es decir que los montos expresados en ambos, empresa y banco, deben ser iguales; además debe revisarse que los cheques sean cobrados por la persona a quien se extendió dicho cheque (deben ser cheques extendidos a nombre de la persona o sociedad que entregó la mercadería o prestó el servicio), también debe observarse que los cheques sean entregados en el mismo mes o a lo sumo el mes siguiente y si esto no sucede debemos reversarlos y anularlos; en caso que se presente el proveedor solicitando su cheque, se le extiende uno nuevo. También debemos chequear que las remesas sean iguales a las reportadas por el banco.
Debe evitarse cargos en los bancos sin que se tenga un documento original y debidamente autorizado por dos firmas registradas; con excepción de aquellos cargos que se suceden por impuestos, cargos bancarios, etcétera.
Ahora esto de las conciliaciones bancarias es sumamente fácil, pues por medio de internet estamos conectados a los bancos y podemos hacer conciliaciones a diario. Los inventarios por medio del sistema informático deben ser actualizados en el momento de que se efectúa la operación de compra o venta. He implementado sistemas con controles internos en los inventarios de los supermercados enlazándolos con los proveedores; de manera que en cualquier momento ambos pueden conocer la cantidad física que tienen en los estantes o góndolas, facilitándole al proveedor determinar su existencia mínima, a fin de entregar al supermercado el producto faltante y elabora en línea la factura, actualizando de esta manera los inventarios del supermercado.
La descarga en el supermercado se genera en el punto de ventas (cajas), en el momento de la venta, utilizando códigos de barra, que permite elaborar el crédito fiscal, factura o ticket para el cliente, estableciendo además los diferentes reportes de ventas, IVA, estadísticas y gerenciales. El tema de control interno es extenso, de suma importancia e imposible de abordarlo en un solo artículo, pero sí debe contar con el apoyo en su implementación de la Gerencia General y Junta Directiva, empoderando a los auditores internos y externos para que los exámenes que realicen sean objetivos y elaborados de la mejor manera posible. jorlopezb@yahoo.com.mx