It utmanar cheferna
De som bestämmer om stora reformer har ofta för litet it-kunnande
Ska sammanslagningar av organisationer och företag fungera så måste man tänka också på it. Utan helhetssyn riskerar stora och dyra projekt att misslyckas.
Det anser direktör Markus Hongisto på systemleverantören Cisco. Han nämner social- och hälso- vårdsreformen som ett exempel där de teknologiska lösningarna är av avgörande betydelse för slutresultatet.
– Koppla in it-expertis redan vid planeringen, beslutsfattarna är sällan teknologiexperter, säger han.
– De som fattar beslut är sällan teknologiexperter och olika delar av organisationer diskuterar för lite med varandra. Det här innebär en utmaning för ledarskapet, eftersom ett systematiskt sätt att gå tillväga ofta saknas.
Så sammanfattar Markus Hongis- to, försäljningsdirektör på Cisco, ett av grundproblemen då företagens digitala verklighet kanske inte fungerar precis som det var tänkt. Själv vill han betona helhetstänkandet.
Hongisto jämför planeringen av större it-helheter med planeringen av ett gatunät. Först gäller det att ha målsättningen och helheten klar för sig, sedan att planera och bygga så att man når dit man vill. Men det räcker med att man placerar in ett trafikljus eller ett övergångsställe efteråt utanför den ursprungliga planen, för att det hela inte ska fungera som man tänkt sig. Samma logik gäller för it-systemens infrastruktur, alla förändringar som görs påverkar funktionaliteten.
– Man måste ha klart för sig vad man vill uppnå när man börjar planera strukturen, inte tvärtom, att man så att säga strukturerar först och ser vart det sedan leder. Ofta klarar företag och organisationer av planeringen rätt bra, men när det sedan gäller att börja tillämpa de nya strukturerna i praktiken så blir det fel, säger Hongisto.
För lite kunskap
Han konstaterar att företag och organisationer lägger mycket krut på att formulera sina visioner och ta fram strategier. Men de har ingen aning om vilka krav de ska ställa på sin it-struktur för att nå de målsättningar som jobbats fram, inte heller kan de diskutera problematiken med teknologiexperterna. Och omvänt, it-avdelningarna är alltför säl-
Man måste ha klart för sig vad man vill uppnå när man börjar planera strukturen, inte tvärtom, att man så att säga strukturerar först och ser vart det sedan leder.
Markus Hongisto
lan inkopplade då strategierna jobbas fram. De som fattar avgörande beslut kan för lite om teknologi.
– Det skulle behövas någon som tolkar mellan de båda lägren, ler Hongisto.
Ett annat problem är enligt Hongisto att en stor del av den it-infrastruktur som används i Finland börjar närma sig sitt bäst före datum. Samtidigt består infran av en sillsallad av olika lösningsmodeller. Det innebär att fel kan uppstå var som helst i kedjan, fel som det sedan är ett styvt, manuellt arbete att komma tillrätta med.
Just nu pågår sammanslagningar till stora enheter, bland annat har staten slagit ihop sin it till Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori.
– Det har varit frågan om ett jättejobb som lyckats, samtidigt som jag tror att förväntningarna på projektet kanske inte varit alldeles realistiska.
Orealistiska förväntningar
Valtoris vd Pasi Lehmus håller med. Det är frågan om en stor harmoniseringsprocess, där den sillsallad av olika it-system som funnits inom statsförvaltningen nu ska slås ihop. Det är en utmaning, konstaterar Lehmus.
– Jag vet inte om det här är vettigt, men det är ett jobb vi nu gör. Förväntningarna på oss får ändå inte vara orealistiska, säger han.
Den huvudsakliga uppgiften för Valtori är att skapa en gemensam it-grund för de statliga verken. Grunden måste vara i skick för att de olika ämbetsverken att utveckla de tjänster som är specifika för just dem. På Valtori har man enligt Lehmus lärt sig att när it-systemen fungerar är alla nöjda, men det är frågan om stora och svåra projekt och då finns alltid risken för att problem uppstår.
Han påpekar att de olika ämbetsverken är olika stora och i olika situationer. Till exempel Museiverket har kommit med kritik för att det gemensamma it-bolaget innebär betydligt högre it-kostnader än om det lilla ämbetsverket fått sköta sitt.
– Vi kan inte tvinga tjänster på våra kunder, men vi har säkert att lära oss då det gäller att komma kunderna till mötes och ta till oss deras önskemål, säger Lehmus.
Målsättningen på sikt är ändå att få ner både de totala kostnaderna och antalet leverantörer av it-utrustning och system.
Hjälpa och stjälpa
Minst lika mycket jobb, också då det gäller tekniken, blir bildandet av de nya social- och hälsovårdsdistrikten. Målsättningen är inte bara effektivare enheter, den är också att ta tekniken till hjälp i allt högre grad.
Patienter ska till exempel genom apparater och mätinstrument i hemmen kunna vara kopplade till monitorer och system på sjukhus, system som slår larm om patienten blir i behov av sjukhusvård. Möjligheterna till vård på distans ska öka och effektiviteten öka.
– Här finns olika frågeställningar, datasäkerhetsriskerna är till exempel verkliga och det gäller att ha gjort en ordentlig riskanalys innan man verkställer distansvården, säger Hongisto.
Han konstaterar att de gemensamma patientsystem som till exempel Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikts gemensamma dataoch verksamhetsstyrningssystem för social- och hälsovården Apotti ger en bra möjlighet att gemensamt utnyttja patientuppgifterna inom distriktet. Men det gäller att också realisera de sparmöjligheter som finns till följd av det här i form av förändrade sätt att arbeta.
Någon helhetsplan för hur datasystemen ska ordnas i samband med social- och hälsovårdsreformen har Hongisto inte sett ännu, men han hoppas på en fungerande plan. Att ha allt på plats 2019 tror han däremot inte att är realistiskt, ännu finns det till exempel ingen plan för hur många apottin som behövs.
– I många städer pågår just nu stora satsningar på sjukvården och det vore viktigt att från start redan i planeringsskedet ta hänsyn till vilka krav den digitaliserade hälsovården ställer, säger han.