KRISEN TVINGAR FRAM NY INREDNING
Än så länge arbetar fler finländare än normalt på distans, men snart behöver företagen se över fortsättningen. Särskilt i företag där personalen arbetar i öppna kontorslandskap och delar bord och arbetsverktyg.
Är din arbetsmiljö tättmöblerad? Delar du tangentbord med tiotals kolleger? I livet efter coronaepidemin, när det distansjobbande Finland återvänder till arbetsplatserna, behövs nya rutiner. I synnerhet i öppna kontorslandskap kan man tvingas möblera luftigare och fundera på frågor som flexibel arbetstid. En färsk studie från Sydkorea visar till exempel hur ett kontorslandskap med bekanta kolleger kan vara mer smittspridande än en hissfärd med främlingar.
På företaget SOL glänser skrivborden rena på morgonen. När de första i personalen kliver in på huvudkontoret plockar de fram en tygkasse som innehåller det egna arbetsmaterialet. Sedan väljer de en plats i det öppna kontorslandskapet. Det är fritt fram. Inga halvdruckna kaffekoppar markerar revir på borden, inga arbetsstationer är personliga. Den tidiga har närmare åttio alternativ att välja mellan i rummet.
På SOL, som i dag arbetar med städning, bemanning, tvätt- och säkerhetstjänster i sju länder, har man arbetat i öppet kontorslandskap i snart trettio år. Om alla som arbetar med chefsuppgifter, ekonomi och försäljning är på plats kan upp till 80 personer finnas i samma rum samtidigt.
Det nya coronaviruset innebär nya utmaningar.
– I dag har vi varit tolv här, säger personalchef Timo Sairanen på onsdag eftermiddag. Bara ett drygt dygn tidigare har regeringen meddelat att de strikta restriktionerna för hur många som får umgås i grupper snart ska lösas upp, men att det nya coronaviruset inte försvunnit någonstans och att det fortfarande är viktigt med säkerhetsavstånd.
Hur gör ni då i ett stort kontorslandskap? – Nu har vi uppmanat den som kan att arbeta på distans, säger Sairanen.
Han vet ändå att trycket på att återvända till arbetsplatsen växer och har nyss suttit i möte för att grunna på hur personalen ska kunna återvända och arbeta tryggt.
Rykten går om att en del företag nu ser sin chans att säga upp hyreskontrakten för sina kontorslokaler och fortsätta med distansarbete i större skala, men Sairanen säger att det här inte ingår i SOL:s planer. I stället behövs snart mer plats än förr.
– De två översta våningarna hos oss används vanligen som möteslokaler och för utbildning. De är delvis öppna landskap och där kan folk också arbeta. Enbart distansjobb är inget alternativ hos oss. Mänsklig kontakt och möten behövs, säger han.
Det öppna kontorslandskapet är en följd av företagets jämlikhetstänkande, där inga privata arbetsrum ska signalera hierarkier där en är mer värd än en annan. I coronans tid ser företaget därför extra noga över hygienrutinerna. I hjärtat av huvudkontoret står alltså flaskor med handdesinfektion överallt på kontoret. Två städare arbetar dessutom på heltid med att putsa yta efter yta, på nytt och på nytt: handtag, bordsytor, kranar, handtag, bordsytor, kranar.
Förmannen Tiina Kuisma har sjutton års erfarenhet av städarbete, de tio senaste som förman för personal som städar allt från odramatiskt vanliga kontorsmiljöer till vårdmiljöer med hyperhöga renlighetskrav.
– Vi går över precis alla ytor som folk rör vid, och skulle vi ha smitta här så gäller särskilda rutiner för covid-19-epidemistädning med desinficering. Då klär sig städarna i ansiktsmask, skyddskläder, skoskydd och handskar som slängs efteråt, säger hon.
Koreaner såg risker i landskapskontor
Smittfaran på arbetsplatser där de anställda sitter trångt i landskap har diskuterats bland annat i Sydkorea, ett av världens mest tättbefolkade länder. Där kom forskare på den nationella smittskyddsmyndigheten nyligen åt att granska hur coronasmittan uppfört sig i ett call center i huvudstaden Seoul. ”Höghus X” är ett 19-våningshus, där de elva lägsta våningarna används av olika företag, vilket ger en livlig trafik med många personmöten i entréhall och hissar. På elfte våningen finns bland annat ett call center med personal i kontorslandskapsmiljö. De sju översta våningarna består av bostäder.
Det första fallet av covid-19-smitta i Höghus X registrerades den 8 mars. Följande dag stängdes hela huset och såväl personalen i husets alla företag som de boende i lägenheterna och deras gäster började testas för smitta. Alla personer i huset testades för det nya coronaviruset, intervjuades om sina kontakter och under de två följande veckorna hölls personer i isolering och karantän. Flera av dem som rört sig i huset i slutet av februari och i början av mars testades upprepade gånger för covid-19. Bland 1 143 personer bekräftade laboratorieprover slutligen smitta hos 97.
Ett av de centrala fynden under interventionen var att 94 av de 97 smittade arbetade på en och samma våning – samtalsförmedlingen på våning 11. De flesta av de smittade arbetade dessutom på samma sida av byggnaden. I diskussionen i den rapport som skrivits om Höghus X säger forskarna att de frekventa mötena i hissar och lobby mellan personer som åkt till och från olika våningar inte haft någon större betydelse för smittspridningen. Däremot verkar smittan sprida sig när folk vistas tätt intill varandra under längre perioder, till exempel i snävt tilltagna kontorslandskap.
DNA återgår försiktigt
I Helsingfors arbetar också telecomkoncernen DNA i stora kontorslandskap. Huvudkontoret i Kottby är inhyst i sju våningar med upp till 150 arbetstagare per våningsplan på alla våningar utom på markplan. I kontors
landskapen väljer arbetstagarna, precis som på SOL, fritt bland de arbetsstationer som är lediga när de kommer till jobbet.
Personalchefen Marko Rissanen säger att de anställda är vana vid distansarbete och därför finns inget akut behov av att återvända till öppna kontorslandskap med en gång.
– Vi har inte förbjudit någon att komma till kontoret, men trots det har kring 95 procent av personalen valt att distansarbeta, säger Rissanen, som påpekar att det alltid finns de som har problem med att arbeta hemifrån.
På DNA görs planerna om en återgång till kontorsmiljön under maj.
– Jag förordar en försiktig linje. När vi stegvis kommer tillbaka till kontorsmiljön sker det med uppdaterade regler för hygien och säkerhetsavstånd. Vi får helt enkelt se hur ”det nya normala” kan formas. Frågetecknen är många och jag är inte den som står med kristallkulan i handen och kan säga något säkert om hur läget är i höst, säger han.
Artikeln Coronavirus Disease Outbreak in Call Center, South Korea är en förhandsversion av en artikel som accepterats för publicering i tidskriften Emerging Infectious Diseases, 26 (8) i augusti 2020.
När vi stegvis kommer tillbaka till kontorsmiljön sker det med uppdaterade regler för hygien och säkerhetsavstånd. Vi får helt enkelt se hur ”det nya normala” kan formas.
Marko Rissanen
Personalchef vid DNA