Allt kan inte göras på distans
De senaste två månaderna har coronakrisen tvingat också de mest motsträviga att testa virtuella lösningar och distansarbete. Men det fysiska kafferummet kommer att behövas också efter krisen, säger två forskare som HBL har pratat med.
På bara några månader har över en miljon finländare övergått till att helt och hållet jobba på distans. Men även om den nya vardagen kan vara en ögonöppnare för många kommer fysiska kafferum att behövas också efter krisen, säger forskarna Jennie Sumelius och Hertta Vuorenmaa.
Under loppet av de två senaste månaderna har över en miljon finländare övergått till att helt och hållet jobba på distans. Vissa av dem gläds över mer produktiva arbetsdagar, färre onödiga möten och mer tid till fritid då pendlingen uteblir, medan andra våndas över trytande motivation, brist på social kontakt med kollegor och utsuddade gränser mellan jobb och fritid.
Allt eftersom vidden av pandemin har klarnat har också diskussionen i allt högre grad börjat handla om vilka de långsiktiga följdverkningarna blir – vilket inte minst gäller för arbetslivet. Många har förutspått en bestående övergång till mer flexibla arbetsförhållanden.
För arbetslivsforskarna Jennie Sumelius, biträdande professor vid Hanken, och Hertta Vuorenmaa, forskningschef för projektet Future Work på Aalto-universitetet, är krissituationen ett spännande laboratorium. De arbetar på en studie om hur framtidens arbete ser ut och får nu en inblick i hur det ser ut då de flesta kontorsarbetare tvingas jobba hemifrån.
– Jag tror framför allt att krisen kommer att ge individer insikt om det egna arbetet. Vilka delar av den fysiska närvaron saknar jag, och vilka saknar jag inte? Det är ett stort realtidsexperiment, säger Sumelius.
Mellanchefen bromsar ofta
Sumelius och Vuorenmaa inledde sin studie för två år sedan. Genom årliga intervjuer med trettio HRchefer från femtio av de största finska företagen försöker forskarduon få svar på hur teknologin förändrar arbetsrutiner och ledarskap.
Ett av de mest överraskande fynden hittills är att alla hjälpmedel för virtuell kommunikation användes sparsamt före krisen. Distansarbete som fenomen är inget nytt – man har forskat i övergången till mindre fysisk närvaro sedan 1980-talet – men trots all ny teknologi lever negativa attityder mot distansarbete fortfarande kvar.
– En av våra intervjupersoner beskrev det som att man har tillgång till en Porsche, men man kör den som en cykel, säger Vuorenmaa.
De intervjuade HR-cheferna var övervägande positiva till ökad flexibilitet i form av distansarbete och virtuella möten. Däremot visade sig mellanchefsnivån ofta vara en bromskloss. Intervjuerna har visat att många mellanchefer förhåller sig skeptiskt till att distansarbete är riktigt arbete.
Motståndet existerade inte alls i samma grad bland HR-cheferna, som snarare oroar sig över att de anställda ska jobba för mycket
– På mellanchefsnivån mäter man i stor utsträckning prestation i arbetstid, trots att det inte är den optimala mätaren. Jag tror att det har att göra med hur man ser på sin yrkesroll. En del mellanchefer – absolut inte alla – har en föråldrad syn på ledarskap och ser det som sin uppgift att övervaka sina anställda.
Svårt att förändra ledarstilen
Deras situation är dock inte heller lätt. Det går inte att förändra någons ledarstil eller yrkesidentitet över en natt, konstaterar Vuorenmaa. Vissa är psykologiskt flexibla av naturen, medan andra upplever det som en stor utmaning.
– Coronakrisen försvårar läget ännu mer, då många anställda dessutom upplever yttre stress. En kanske inte jobbar lika effektivt som en annan, men det kan bero på att den personen sitter i en trång tvåa med hela familjen medan den andra är ensam på stugan på en egen ö.
Distansarbetet skapar också en rättviseproblematik, menar forskarna. Inom vissa yrken kan en person göra klart sitt jobb på fyra timmar och sedan gå ut och fiska, medan en annan tar tolv timmar på sig. Det är inte alltid självklart hur man bedömer arbetsprestation om inte genom tid.
– Man måste vara tydlig med att definiera de anställdas uppgifter, genom tydliga målsättningar och arbetsbilder. Förespråkarna för fysisk närvaro lyfter ofta fram att arbetsuppgifter kan dyka upp under dagen, och att det inte kan vara så att de som är på plats blir straffade med extrauppgifter medan de som är på distans kommer undan.
– Helt och hållet kommer man inte ifrån arbetstiden som mätare. Men det ska inte vara så att personalen sitter inloggad i onödan för att lampan ska vara grön.
Fysisk närvaro behövs
Pandemin innebär att också de mest motsträviga tvingas att pröva sina fördomar om distansarbete. Varken Sumelius eller Vuorenmaa tror ändå att det kommer att leda till att de fysiska kontoren försvinner. Däremot kommer troligtvis flexibiliteten inom arbetslivet att öka, förutsatt att man verkligen funderar över vilka funktioner som måste skötas på plats och vilka som går bäst att göra på distans.
– Flera av våra intervjupersoner har sagt att de misstänker att det spontana samarbetet mellan kollegor försvinner om ingen någonsin träffas fysiskt. Det här är en viktig aspekt särskilt inom kreativa branscher, säger Sumelius, som under sitt eget distansarbete har märkt att de virtuella kaffemötena inte kan ersätta ett fysiskt kafferum.
– Man ska komma ihåg att vi nu jobbar på distans på grund av tvång, vilket sällan är en bra grund för en förändring, fyller Vuorenmaa i.
Det bästa som coronakrisen kan leda till, enligt forskarna, är just att de som tidigare var skeptiska tar tillfället i akt att lära sig. Enligt den gamla klyschan är en kris också en möjlighet, och Vuorenmaa och Sumelius hoppas att den kan synliggöra problem inom organisationerna.
– En effekt som jag kan tänka mig är att man söker talanger på längre håll. Man behöver inte längre rekrytera inom pendlingsavstånd från det fysiska kontoret.
Det värsta scenariot är att man drar förenklade slutsatser utifrån sina erfarenheter under krisen, säger Vuorenmaa.
– Jag läste om en konsultfirma i Indien som tyckte sig kunna mäta att deras arbetstagare var mer effektiva på distans. Av det resultatet drog de slutsatsen att det lönar sig att fortsätta jobba på distans, trots att det kan bero till exempel på att de anställda är livrädda för att förlora jobbet. Det behöver inte alls vara en hållbar effektivitetsnivå. Skräckscenariot är att företag drar den här sortens förenklade slutsatser utifrån någon simpel mätare.
Bägge två drar sig ändå för att ge säkra prognoser på hur krisen kommer att påverka arbetslivet. Det är helt enkelt omöjligt att säga i det här skedet.
– Jag har stött på en del listor i stil med ”fem sätt som coronakrisen förändrar arbetslivet på”. Det är totalt struntprat. Vi är i en väldigt exceptionell situation och ingen kan uttala sig så tvärsäkert i det här läget, säger Vuorenmaa.
Flera av våra intervjupersoner har sagt att de misstänker att det spontana samarbetet mellan kollegor försvinner om ingen någonsin träffas fysiskt. Det här är en viktig aspekt särskilt inom kreativa branscher.
Jennie Sumelius biträdande professor