Närvarons kultur

Det gällde att skapa en ny kontorsomgivning men det blev ett projekt för att förnya vår arbetskultur, vårt sätt att jobba.

I januari 2010, när jag jobbade på Microsoft, fattade vi beslut om att inte flytta vårt kontor, utan att i stället investera i att förnya den byggnad i Kägelviken där vi verkade.

Efter att beslutet om att inte flytta fattades, inleddes en intressant resa. En resa som jag i dagens coronaoch distansarbetsvärld började reflektera över. Vad lärde vi oss av att skapa en ny arbetskultur för tio år sedan?

Vi ville skapa ett annorlunda kontor. Utgångspunkten var att skapa en unik miljö för olika sätt att arbeta. Det krävs olika omgivningar för olika sorters arbete och dessutom varierar våra sätt att arbeta. En lyssnar gärna till musik, en annan vill ha tystnad.

Platsval är samtidigt sociala signaler. Vi hade ett område som kallades stranden där man spelade bakgrundsmusik, ett som var ett bibliotek där tystnad rådde. Det fanns kök, vardagsrum och platser dit man kunde ta med sig mindre barn för en stund. Valde man stranden var man öppen för kommunikation och genom att välja biblioteket berättade man att man ville ha koncentration.

Men det var mer än kontoret. Det var frågan om två centrala begrepp – kommunikation och närvaro.

Vi ifrågasatte termen distansarbete. Teknologi möjliggör ju informationsarbete oberoende av plats. Närvaro är det centrala. Man kan vara fysiskt närvarande utan att egentligen vara närvarande och jobba på distans och vara mycket närvarande.

Projektet var långvarigt och vi lärde oss en hel del. Att förändra kultur tar tid. Och jag tycker att vi också i vår coronavärld kan lära oss något värdefullt av det vi jobbade med för tio år sedan.

Den viktigaste lärdomen var att en kulturförändring kräver metoder som är engagerande och deltagande. Man måste ge plats för åsikter och skapa tillfällen till att artikulera oro och farhågor. Samtidigt krävs att hela ledningen stöder förändringen. Infrastrukturen skall vara i skick, teknologi och datasäkerhet i synnerhet. Affärsverksamheten, själva innehållet, måste vara kärnan. Utan det blir kulturförändringar bara påklistrade element som ofta bara leder till stress och frustration. Och så måste man vara redo att justera under processens gång.

Vi skapade begreppen närvaroarbete – läsnätyö – i stället för distansarbete – etätyö. Vi skickade en definition till Institutet för de inhemska språken för att registrera ordet.

I dag är läget annorlunda. Teknologin har gjort betydande framsteg. Förändringen i vårt sätt att jobba har nu uppstått av tvång. Valfriheten mellan olika alternativ har blivit färre. Vi är i våra hem. Då vi arbetar hemifrån, försvinner kontorets funktion som en miljö som skapar jämlikhet. Vardagen i en småbarnsfamilj är annorlunda än för mig.

Det viktiga är att ge plats för deltagande, engagemang och åsikter och att fokusera på frågan om vad närvaro är. Hur är jag digitalt närvarande och hur skapar jag annat än kaotiska e-postkedjor?

Och vid sidan av närvaro måste vi diskutera frånvaro. Michael Harris skriver om ämnet i sin bok The End of Absence: Reclaiming What We’ve Lost in a World of Constant Connection. Det är viktigt att i en uppkopplad värld kunna vara ensam, med sina egna tankar. Den poängen missade vi för tio år sedan.

”Den viktigaste lärdomen var att en kulturförändring kräver metoder som är engagerande och deltagande.”