Kivekäs svingade ordförandeklubban från sovrummet
Otso Kivekäs satt med tre skärmar, papper och ordförandeklubba i sitt sovrum. Marcus Rantala saknar de informella mötena i kafeterian. Helsingfors stadsfullmäktige är som en stat i staten, men coronaåret 2020 är allt ett enda stort undantag.
Vi har hört om regeringen som jobbat på tidigare aldrig använda sätt under corona. Det har också politiker på lokal nivå i Helsingfors fått känna av det senaste halvåret, i synnerhet de 85 medlemmarna i stadsfullmäktige.
Den som axlat ett stort ansvar under coronapandemin är De grönas OtsoKivekäs, som leder fullmäktige. Under höstens första möte på onsdagen valde han att vara på plats fysiskt. Det var han också under de sista mötena under sommarpausen. Men i mars, april och maj var han ordförande på distans, från sovrummet i hemmet.
– Jag måste låsa dörren för att barnen inte skulle komma in.
När det finska samhället var som mest nedstängt var cirka 15 ledamöter på plats i salen och 70 följde det på distans. Själv valde han distansen en lång tid för att det fanns en misstanke om coronasmitta i familjen.
– Men ingen fick ju testas då, så vi vet inte om det faktiskt var corona.
”Det var på sätt och vis speciellt”
Under onsdagskvällens fullmäktige såg det ut som att ingen folkvald bar munskydd. Det gjorde heller inte Kivekäs. Han konstaterar att det säkerligen är möjligt att tala genom munskyddet. Som ordförande pratar man mycket under mötet, som i undantagsfall kan vara avklarat på en timme. I vanliga fall räcker 3 timmar, några gånger behövs det 4-5 timmar, och ungefär en gång om året över 6 timmar, då ledamöterna kan åka hem först efter midnatt.
– Det var på sätt och vis väldigt speciellt att sitta med hörlurarna i sovrummet samtidigt som jag ansvarade för hela fullmäktiges liturgi. Jag behövde tre skärmar, en för Teams till själva mötet, en för Skype för att hålla kontakt med tekniken och en för Messenger för att kommunicera med fullmäktigegruppen. I tillägg hade jag papper med nedskrivna repliker för vad som ska sägas under mötet.
Kivekäs hade också en ordförandeklubba där i sovrummet.
– Det hör till ritualen att du knackar med den för att signalera att man fattat beslut i ett ärende.
Vilka regler eller rekommendationer gäller för fullmäktigeledamöterna?
– Vi har inga regler som hindrar vanliga möten. Man kan komma till salen om man vill vara på plats fysiskt. Eller vara med på distans, säger AnttiPeltonen, förvaltningschef vid stadskansliet.
Tjänstemännen försöker se till att de ledamöter som dyker upp kan hålla avståndet i mötessalen.
– Några har använt munskydd i salen. Vi har också munskydd om någon skulle vilja ha dem. Handsprit finns också tillgängligt. Fortfarande väljer den överväldigande majoriteten att delta på distans. Under onsdagskvällen följde 54 mötet på distans medan 29 var på plats. Två ledamöter följde det både fysiskt och på distans.
Det var ändå fler som vågade sig till stadshuset under onsdagskvällen än under det föregående mötet strax innan midsommar. Då var bara 20 folkvalda på plats, 63 var med på distans och 7 följde mötet både fysiskt och via videolänk.
Antti Peltonen konstaterar att det i våras fanns en tydligare rekommendation om att ledamöterna deltar på distans. Fullmäktiges ordförande Otso Kivekäs hade diskuterat frågan med ordförandena för partiernas fullmäktigegrupper.
– Distansmöten kräver att du är skärpt. Ibland hade vi tekniska problem. Lagen säger inte vad du ska göra om någon har problem med uppkopplingen. Men du måste sträva efter att ge alla som vill delta möjligheten till det. Annars finns det en risk att besluten inte vinner laga kraft, säger Kivekäs.
”Pandemin får inte hindra det”
I maj och juni var åhörarläktaren stängd för vanliga medborgare på grund av en tillfällig ändring av kommunallagen, som riksdagen röstade igenom i våras. Det betydde att helsingforsarna inte kunde komma till stadshuset varannan onsdag för att lyssna på fullmäktige.
Den här coronaåtgärden är nu avskaffad, men fortfarande önskar stadskansliet att både helsingforsare, journalister och tjänstemän följer mötet per video på Helsingforskanalen, som finns på adressen www.helsinkikanava.fi.
– Om någon dyker upp måste vi förstås låta dem komma in, säger Antti Peltonen.
Den allra största förändringen under coronan är ändå att Helsingfors stadsfullmäktige för första gången låtit ledamöterna delta i mötet på distans. Fram tills den här våren måste en ledamot alltid dyka upp fysiskt för att få vara med.
Redan tidigare i vår ändrade full
mäktige på sin förvaltningsstadga för att kunna ha möten på avstånd. Och senare på våren, efter lagändringen, har varje stads- och kommunfullmäktige kunnat ha distansmöten. Den möjligheten finns kvar till slutet av maj nästa år.
Otso Kivekäs konstaterar att Helsingfors skilt sig från många andra fullmäktige.
– Här har vi hållit i gång processerna och de politiska diskussionerna. Det har förts diskussioner i fullmäktige och det har röstats. I många städer har man försökt minimera antalet ärenden som behandlas, men det har vi inte gjort.
Den här principen är viktig. Enligt honom handlar det om att upprätthålla demokratin trots situationen vi befinner oss i. Det är en situation som inte är kortvarig, och ingen vet hur länge den fortsätter.
– Fullmäktige, eller föregångaren till fullmäktige, har samlats sedan 1919. Det är 101 år. En pandemi får inte förhindra det.
”Det måste göras”
Efter att distansmöten blev möjliga befann sig stadskansliet plötsligt i en helt ny situation. Hur skulle tekniken lösas?
– Det var lite stressigt och många processer att tänka på. Men vi fick det att fungera ganska snabbt, bättre än jag väntat mig, säger Antti Peltonen.
Kansliet valde Microsofts program Teams, som staden redan var bekant med. Men det handlade inte enbart om att få alla ledamöter att logga in i programmet. De personer som deltog i mötet från stadshuset skulle också kopplas ihop med samtalet.
– Vi hade redan kameror och mikrofoner i salen. Men det var viktigt att komma på sätt att se till att alla deltagare hör, ser och kan använda programmen.
– Det är intressant att vi i Helsingfors på bara några veckor övergick till att ordna möten på distans. Vi visste inte på förhand om det var möjligt, men det måste göras, säger Otso Kivekäs.
Under ett vanligt möte går namnuppropet till så att man trycker på en knapp. Hela proceduren är över på några sekunder. Röstar gör man också genom att trycka på en knapp. Den brukar inte ta längre tid än en halv minut. Men med människor på distans går det långsamt.
Under onsdagskvällen gick namnuppropet till så att de fysiskt närvarande tryckte på en knapp medan ordförande Kivekäs i tur och ordning läste upp namnen på ledamöterna på distans. Hela proceduren tog 16 minuter, eftersom ledamotens ansikte också måste synas på bildskärmen. Många bildrutor släpade efter, och när personen syntes i bild måste hen upprepa sitt namn och säga ”närvarande, på distans”.
– I början tog här det nästan en halv timme, säger Peltonen.
Också röstningen, som nu går till på samma sätt, har dragit ut på tiden under mötena. Tidigare tog en typisk röstning åtta minuter.
Inget småprat i kafeterian
Det är inte bara lokalpolitiken i fullmäktige som påverkas. Lika mycket påverkas jobbet i Helsingfors 21 stycken nämnder, sektioner och styrelser.
– De har haft hybridmöten. Medlemmen kan välja om hen kommer till mötessalen eller är med på distans, säger Antti Peltonen.
Det har ändå varit lättare att ordna hybridmötena, eftersom de inte är offentliga. Antalet personer som är med på dem är betydligt färre än på fullmäktige, där över 100 personer i vanliga fall kan vara på plats samtidigt.
Ledamoten MarcusRantala (SFP), som också har en plats i stadsstyrelsen, vet allt om hur det varit att jobba politiskt på distans. Han deltog i både fullmäktige och styrelsens möte via videolänk den här veckan.
– Beslutsmöten går ganska bra att hålla på distans. Men i fullmäktige blir det inte samma politiska dynamik när det är på distans. Diskussionen blir inte lika levande som i det riktiga livet.
En fullmäktigemedlem gör mycket jobb som inte är så synligt för väljaren. Rantala blir ofta kontaktad av helsingforsare med frågor. Då brukar han kolla upp var i processen ett beslut befinner sig för att kunna svara dem. Det kan vara frågor om allt från dagisplatser till trafikarrangemang på en specifik gatustump.
Det absolut bästa stället att göra det här på är i fullmäktigesalen, där de flesta tjänstemännen brukar vara på plats.
– Du kan se en kansli- eller sektorchef, en biträdande borgmästare och så är det bara att rycka dem i ärmen i kafeterian. Eller tala efter ett styrelsemöte. Det har jag saknat.
Kontakten med det egna partiets fullmäktigegrupp och till andra partier sker också nu främst på avstånd. Man kan inte på samma sätt ”prata ihop sig” om ett ärende.
– Vi har mycket grupper och kontakt på Whatsapp och Messenger. Och Teamsmöten inför styrelsemöten där vi stämmer av precis som tidigare.