Optimisez l’enregistrement de vos fichiers Office.

Sauvegarde automatisée, synchronisation dans OneDrive, mémorisation du travail d’un simple clic… La suite bureautique de Microsoft offre de nombreuses options d’enregistrement. Et avec elles, l’assurance de ne plus jamais égarer un document.

Changez le format et l’emplacement par défaut

Qu’il s’agisse de Word, d’Excel ou encore de PowerPoint, le format et le dossier d’enregistrement par défaut des fichiers sont modifiables à tout moment. Placez-vous sur l’onglet Fichier du ruban d’outils de votre logiciel et cliquez sur Options, Enregistrement. Déroulez ensuite le menu Enregistrer les fichiers au format suivant et optez pour l’extension souhaitée (.docx pour Word ou .pdf si vous préférez une version non rectifiable). Dans le cas où vos collaborateurs travaillent avec la suite Open Office, sélectionnez le format Pour définir une nouvelle source d’enregistrement, pointez sur le bouton Parcourir, à droite du champ Dossier local.

OpenDocument. Forcez l’enregistrement sur OneDrive

Par défaut, les modules de la suite Office sauvegardent vos documents sur le disque dur de l’ordinateur. Rendezles accessibles depuis n’importe quel appareil en les conservant sur votre espace OneDrive. Pour cela, associez Word ou Excel à votre compte Microsoft dans Fichier, Comptes, Connexion. Puis, dans Fichier, Enregistrer sous, choisissez OneDrive - Personnel. Doublecliquez alors sur l’icône Dossier afin de désigner l’emplacement de la sauvegarde. Pour stocker votre doc sur un espace OneDrive autre que celui associé à Office, activez Ajouter un emplacement, OneDrive, puis saisissez les identifiants du compte.

Automatisez la sauvegarde

Quel utilisateur n’a jamais perdu le fruit de son labeur en fermant un fichier avant de l’enregistrer ? Avec Office, il est facile de se mettre à l’abri d’une telle mésaventure. Rendez-vous dans Fichier, Options, Enregistrement et cochez les deux premières cases dans la section Enregistrer les classeurs (Excel) ou Options d’enregistrement des documents (Word). À droite de la première option, choisissez 5 minutes plutôt que 10. Accédez au menu Options, Options avancées, Enregistrement de Word, puis activez Créer une copie de sauvegarde et Autoriser les enregistrements en arrière-plan.

Retrouvez une précédente version d’un doc

Allez à présent dans Fichier, Options, Barre d’outils Accès rapide. Si les raccourcis intitulés Enregistrer et

Enregistrer sous ne figurent pas dans le volet droit, ajoutez-les en les sélectionnant dans la liste. Leurs icônes s’afficheront ensuite dans la barre des menus de Word ou d’Excel, dans la partie supérieure droite, et seront accessibles d’un clic, quel que soit l’onglet du ruban d’outils choisi. Vous ne parvenez pas à remettre la main sur un document malgré la mise en place de ces garde-fous ? Pas de panique. Ouvrez Fichier, Gérer le document (ou

Gérer le classeur dans Excel) et pointez sur la version que vous désirez restaurer.

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