TRIEZ LES COURRIELS SELON LEUR IMPORTANCE

1 EXPLOITEZ LES FILTRES DE RECHERCHE

Les options de tri permettent d’isoler les courriels accompagnés de pièces jointes volumineuses, non lus ou bien échangés avec un contact donné.

OUTLOOK.COM Sélectionnez la boîte de réception concernée, déployez le menu Filtrer et activez le mode qui convient pour afficher les messages (non lus, avec pièce jointe, etc.). Tout en bas de la liste, les options du menu Trier permettent de classer les mails en fonction de leur taille ou du degré de priorité.

OUTLOOK 365 Pointez sur l’intitulé des différentes colonnes de la boîte de réception pour modifier les critères d’affichage des messages. Un second clic permet d’inverser l’ordre de tri et de commencer, par exemple, par les courriels les plus anciens.

GMAIL.COM Vous cherchez à isoler les mails de plus de 3 Mo ? Tapez size:3m dans le champ Rechercher dans les messages. Ceux avec une pièce jointe ? Saisissez has:attachment. Affinez le tri à l’aide des options complémentaires situées sous la zone de requêtes.

2 CRÉEZ DES DOSSIERS PERSONNALISÉS

Mettez de l’ordre dans les messages en les rangeant dans des dossiers et sous-dossiers thématiques.

OUTLOOK.COM Cliquez sur Nouveau dossier, en colonne gauche, et nommez le nouvel emplacement. Pointez sur cet intitulé et, sans relâcher le bouton de la souris, glissez le répertoire pour l’épingler à l’endroit voulu. Opérez un clic droit et choisissez Ajouter aux favoris afin d’insérer un raccourci en haut du volet de navigation.

GMAIL.COM Dans la messagerie de Google, les dossiers sont appelés Libellés. Déployez le panneau de navigation, puis ajoutez une thématique en pointant sur + Créer un libellé. Glissez les messages dans cet emplacement depuis la boîte de réception.

3 CLASSEZ AVEC DES LABELS ET DES CATÉGORIES

Associez des indicateurs aux messages de façon à les repérer instantanément dans vos boîtes.

OUTLOOK.COM Opérez un clic droit sur un message, activez la commande Catégoriser et choisissez une couleur (orange, par exemple). Pour retrouver les mails associés à une balise, tapez catégorie orange dans le champ de recherche en haut de la fenêtre. Accédez au menu Catégoriser si vous devez créer des catégories personnalisées.

GMAIL.COM Pour ranger un message dans un dossier, faites un clic droit sur l’objet du mail. Pointez sur Déplacer vers et désignez l’emplacement de destination ou optez pour Ajouter le libellé s’il s’agit simplement d’associer le courriel à une seconde thématique.

4 METTEZ À PROFIT LES OUTILS DE SUIVI

Apposez une étiquette sur les messages en attente de traitement pour y revenir ultérieurement.

OUTLOOK.COM Survolez le courriel avec le curseur de la souris et pointez sur l’icône Marquer ce message d’un indicateur en forme de drapeau. Il s‘affiche dorénavant sur un fond jaune dans la boîte de réception. Pour afficher les mails disposant d’un tel repérage, déployez le menu Filtrer et choisissez l’option Avec indicateur.

GMAIL.COM Le suivi se matérialise par une icône en forme d’étoile à gauche des messages. L’indicateur est grisé par défaut. Un clic suffit à activer le suivi. Tapez is:starred dans le champ de recherche et appuyez sur la touche Entrée pour identifier tous les courriels suivis.

5 ARCHIVEZ LES MAILS LUS

L’archivage des anciens messages est un bon moyen d’éviter l’engorgement de la boîte de réception. Après un certain laps de temps, ces éléments sont supprimés ou sauvegardés sur l’ordinateur.

OUTLOOK.COM Le dossier Archive préexiste sans le panneau de navigation du webmail. Vous pouvez y transférer n’importe quel message d’un simple glisser-déposer.

OUTLOOK 365 Opérez un clic droit sur l’intitulé d’un mail en colonne gauche. Pointez sur Déplacer, Archive.

GMAIL.COM Positionnez le curseur au-dessus d’un message et pointez sur l’icône Archiver à droite. En cas de fausse manoeuvre, Gmail permet d’invalider l’action au moyen de la commande Annuler du menu

Conversation archivée.