PASSEZ UN GRAND COUP DE BALAI
1 SUPPRIMEZ LES MESSAGES ENCOMBRANTS OU ANCIENS
Les options de tri décrites (lire p. 78) permettent d’identifier les courriels comportant des pièces jointes volumineuses. Exploitez les requêtes avancées pour affiner la recherche.
OUTLOOK 365 Cliquez sur la zone de saisie Rechercher située en haut de la page, puis sur la flèche pointant vers le bas à droite. Sélectionnez Toutes les boîtes aux lettres dans Rechercher dans. Optez pour Oui dans la section Pièces jointes. Allez sur Reçu et désignez la période concernée. Validez avec Rechercher. Pour afficher les mails envoyés, pointez sur Ajouter d’autres options et cochez Envoyé, Appliquer.
GMAIL.COM Cliquez sur la flèche qui figure à droite du champ Rechercher dans les messages. Remplissez le formulaire de façon à affiner le tri en fonction de la taille et de la date de réception : cliquez sur le calendrier, sélectionnez la date de référence, puis définissez la période de recherche dans le menu Plage de dates.
2 ACTIVEZ LES OPTIONS DE NETTOYAGE
OUTLOOK 365 Le client de messagerie de la suite Office intègre une procédure qui prévient l’engorgement de la boîte de réception. Pointez sur le menu Fichier, déroulez la section Outils et choisissez Nettoyer la boîte aux lettres. Activez le bouton Afficher la taille de la boîte aux lettres… afin de connaître l’espace occupé par les mails enregistrés en local et sur les serveurs de Microsoft. Les autres options servent à forcer la suppression définitive des éléments placés dans la corbeille et des multiples versions des courriels susceptibles de générer des conflits. Cliquez sur Archiver automatiquement, Vider, Supprimer, Fermer. Répétez cette opération périodiquement.
3 INSTAUREZ DES RÈGLES
OUTLOOK.COM Ouvrez le volet de menu du webmail et pointez sur le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook au bas du panneau. Dirigez-vous vers Règles, Ajouter une nouvelle règle. Pour effacer les éléments antérieurs à une certaine date, commencez par nommer le script. Définissez ensuite la condition à remplir en activant l’opérateur Avant le et en indiquant une date. Associez l’action Supprimer. Si vous souhaitez archiver les éléments dont la taille excède 1 Go, optez pour la condition Au minimum, saisissez la valeur 1 000 000 Ko, puis désignez l’action Déplacer vers, Archive. Validez avec Enregistrer.
4 LAISSEZ GMAIL FAIRE LE MÉNAGE À VOTRE PLACE
GMAIL.COM Pour connaître l’espace libre restant sur votre compte Gmail, accédez aux paramètres détaillés du webmail et pointez sur Comptes et importation. La section Augmenter l’espace de stockage indique la place disponible en Go/Mo. Si vous approchez le quota alloué gratuitement par Google, cliquez sur la flèche à droite du champ de recherche. Définissez une requête portant sur les fichiers dépassant une certaine taille, cliquez sur le bouton Créer un filtre et choisissez l’option Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver).
5 STOCKEZ DES PIÈCES JOINTES DANS LE CLOUD
OUTLOOK.COM Affichez le message qui contient la pièce jointe, passez le curseur sur l’icône de l’image ou du fichier et cliquez sur la flèche Autres actions. Optez pour Enregistrer dans OneDrive.
OUTLOOK 365 Allez dans Accueil, Télécharger des compléments. Effectuez une recherche sur le terme Dropbox et procédez à l’installation de l’extension Dropbox pour Outlook. Pointez ensuite sur l’icône du service cloud, à présent ajouté au ruban d’outils, et saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte Dropbox pour lier Outlook à votre espace de stockage distant. Affichez un mail accompagné d’une pièce jointe, sélectionnez le dossier de destination dans Dropbox et validez avec Enregistrer.
6 VIDEZ LES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS À CHAQUE DÉCONNEXION
Ne laissez pas la corbeille déborder ! Activez l’option de suppression automatique de votre client de messagerie. Les messages seront ainsi automatiquement effacés à chaque fois que vous quitterez Outlook et Thunderbird.
OUTLOOK 365 Pointez sur Fichier, Options, Options avancées. Dans la section Démarrage et fermeture d’Outlook, cochez la case Vider les dossiers Eléments supprimés à la fermeture d’Outlook et validez avec OK.
THUNDERBIRD Dirigez-vous vers le menu Outils, Paramètres des comptes, Paramètres serveur. Dans la rubrique Stockage des messages, activez le mode Vider la corbeille en quittant.
7 OPTIMISEZ LE MODE HORS CONNEXION
Ce mode est très utile pour continuer à accéder à l’historique des messages depuis une zone non couverte par la 4G.
GMAIL.COM Le webmail de Google propose en plus de le personnaliser. Déployez le volet des réglages, puis pointez sur le lien Afficher tous les paramètres. Placez-vous sur l’onglet Hors connexion et cochez l’option du même nom. Indiquez ensuite l’ancienneté des mails à copier sur l’ordinateur (de 7 à 90 jours). Activez aussi le mode Conserver les données hors connexion sur mon ordinateur dans la section Sécurité de façon à ne pas avoir à resynchroniser les mails à chaque fois que vous vous déconnectez de votre compte.