GÉREZ LES INFORMATIONS ATTACHÉES AUX DOCUMENTS OFFICE
Comme une image ou un fichier audio, rapports et feuilles de calcul intègrent des métadonnées, dont le nom de l’auteur et des intervenants.
LANCEZ UNE INSPECTION DU FICHIER
Word, Excel et PowerPoint gardent en mémoire certaines informations que vous n’avez peut-être pas conscience de partager avec les collaborateurs auxquels vous envoyez vos documents. Si vous n’y prenez garde, les destinataires ont accès aux données relatives au propriétaire du fichier, à la liste des contributeurs ou encore au temps passé à éditer le document, aux commentaires, marques de révisions, texte caché, etc. Office intègre un outil capable d’identifier si des données sensibles figurent dans les métadonnées. Cliquez sur l’onglet Fichier du ruban de l’application, puis sur Informations, Vérifier l’absence de problèmes et Inspecter le document. Quand la fenêtre Inspecteur de document apparaît, pointez sur la commande Inspecter.
EFFACEZ LES DONNÉES SENSIBLES
Une fois l’analyse effectuée, l’inspecteur de document dresse l’inventaire complet des informations auxquelles un lecteur est susceptible d’accéder. Un bilan qui risque bien de vous surprendre ! Passez en revue les différentes rubriques : Commentaires, Propriétés et informations personnelles, Macros, Contenus invisibles, etc. Si vous jugez les données sans conséquence, conservez-les. Si vous trouvez qu’elles exposent votre vie privée, pointez sur le bouton Supprimer tout à droite de la section concernée. Cliquez ensuite sur Réinspecter au bas de la fenêtre pour vous assurer que les éléments n’apparaissent plus, puis sur Fermer. Vous pouvez à présent partager le texte ou la feuille de calcul en toute tranquillité.