Vie de bu­reau : Vi­sio-confé­rence, voir et être vu

Pour que la vi­sio­con­fé­rence flui­di­fie les échanges, elle doit être maî­tri­sée par tout le monde, tant l’ou­til tech­no­lo­gique que les règles de “sa­voir-vivre” à y ap­pli­quer.

Courrier Cadres - - SOMMAIRE - Par Ju­lie Fal­coz

La loi sur le té­lé­tra­vail, le phé­no­mène des di­gi­tal no­mades et la longue grève de la SNCF et d’autres ac­teurs du trans­port ont, de fac­to, conduit les en­tre­prises fran­çaises à uti­li­ser de plus en plus la vi­sio­con­fé­rence. Au sein du per­son­nel de l’école de com­merce Neo­ma, cette so­lu­tion de com­mu­ni­ca­tion a ré­duit de 60 % les dé­pla­ce­ments, entre les trois cam­pus en France et même à l’étran­ger. “Mon pré­re­quis, c’est de se connaître avant de se voir en vi­déo”, pré­cise Cé­line Da­vesne, di­rec­trice gé­né­rale ad­jointe en charge des pro­grammes. Se­lon son ex­pé­rience, la vi­sio­con­fé­rence est uti­li­sée à bon es­cient parce que tous s’étaient dé­jà ren­con­trés phy­si­que­ment. “Ce­la ne rem­place pas le face-à-face. Bien sûr, nous avons des réunions très ef­fi­caces en vi­sio mais le pré­sen­tiel est à pri­vi­lé­gier en cas de re­ca­drage ma­na­gé­rial par exemple. Ce­la dit, quand il n’y a pas le choix, la vi­sio est pré­fé­rable au té­lé­phone”.

SIMPLE ET BASIQUE

Au quo­ti­dien, des ma­na­gers qui ne sont pas for­cé­ment phy­si­que­ment avec leurs équipes, uti­lisent aus­si cette so­lu­tion pour leur réunion de ser­vice. “Le ma­na­ger de proxi­mi­té est là. Il écoute, prend des notes, ré­agit… Il est pré­sent même si son en­ve­loppe phy­sique est loin”. Plan. Net France, agence di­gi­tale, a des bu­reaux à

Pa­ris et Rennes. “Vu que nous avions un fort en­jeu de rap­pro­che­ment des équipes, nous les avons pous­sées à voir des vi­sages plu­tôt que de se conten­ter du té­lé­phone”, ex­plique Amel La­von, di­rec­teur de bu­si­ness unit. Pour fa­ci­li­ter l’uti­li­sa­tion par tous les col­la­bo­ra­teurs, l’en­tre­prise a vé­ri­ta­ble­ment fait en sorte que la so­lu­tion soit

simple d’uti­li­sa­tion et ef­fi­cace. “Au dé­but, les gens de­vaient bran­cher un mi­cro, une ca­mé­ra et une té­lé sur leur or­di­na­teur pour ap­pe­ler, avec tous les in­ci­dents in­for­ma­tiques que ce­la en­gen­drait. Main­te­nant, il suf­fit d'in­vi­ter les in­ter­lo­cu­teurs à une réunion dans une salle équi­pée et d’un clic pour re­joindre la réunion”, pré­cise-t-il. De­puis, chaque sa­la­rié est do­té d'un casque, d’une ca­mé­ra et d’une so­lu­tion sur son or­di­na­teur por­table. Et sur­tout, les casques sont de bonne qua­li­té. Tout comme le ré­seau et les connexions. “Du ma­té­riel, simple d’uti­li­sa­tion,

qui fonc­tionne, est pri­mor­dial. Si­non, les gens peuvent être dé­çus, donc frus­trés, alors que ce sont des ou­tils cen­sés fa­ci­li­ter la com­mu­ni­ca­tion.” Cô­té tech­nique, il ne faut pas hé­si­ter à mettre un do­cu­ment à dis­po­si­tion ex­pli­quant clai­re­ment le fonc­tion­ne­ment de la vi­sio­con­fé­rence.

SON ET IMAGE

At­ten­tion, la vi­sio­con­fé­rence a aus­si ses dé­fauts. En cas de dé­ca­lage de son par exemple, il peut ar­ri­ver qu’un in­ter­lo­cu­teur parle alors que ce­lui d’avant n’avait pas fi­ni sa phrase. “Cer­tains peuvent alors fron­cer les sour­cils alors que c’est

plu­tôt lié au ma­té­riel”, pré­vient Cé­line Da­vesne. Dans ces cas-là, il ne faut pas hé­si­ter à pré­ve­nir du bug et de­man­der à faire ré­pé­ter cal­me­ment. Oui, avec une ca­mé­ra, on voit les ex­pres­sions du vi­sage, fron­ce­ments de sour­cils, moue bou-

deuse, lèvres pin­cées… Si ces in­dices per­mettent de se faire une idée de l’am­biance gé­né­rale, ils n’en res­tent pas moins des signes du corps qu’il faut sa­voir re­pé­rer quand on s’ex­prime pen­dant une vi­sio­con­fé­rence. “C’est plus com­pli­qué de contrô­ler les temps de pa­role”. La so­lu­tion ? Il pour­rait être ju­di­cieux de fixer des règles : cha­cun peut s’ex­pri­mer pen­dant dix mi­nutes, per­sonne ne coupe la pa­role ou en­core, si on veut in­ter­ve­nir, on fait un geste de la main… En fait, la vi­sio­con­fé­rence ren­force les dé­fauts, no­tam­ment au ni­veau du son. “Il faut vrai­ment que tout le monde fasse un ef­fort pour évi­ter les bruits pa­ra­sites, re­com­mande Amel La­von. Sty­lo sur la table, bruit de pa­pier, ap­puyer fort sur le cla­vier… Tous ces bruits sont sur­pon­dé­rés”. Der­nier aver­tis­se­ment, en cas de bug, si l’un des in­ter­lo­cu­teurs dé­cide de cou­per la vi­déo, faites-le

vrai­ment de chaque cô­té. “Si le flux n’est pas bon, il ar­rive de cou­per les ca­mé­ras pour ré­cu­pé­rer de la bande pas­sante. Cer­tains le font, d’autres non. Et cer­tains se re­trouvent à jouer du pi­peau ou à chu­cho­ter alors que les autres le voient. Ce n’est pas parce que on est à dis­tance der­rière un écran qu’on ne doit pas faire at­ten­tion au res­pect”, ré­vèle Cé­line Da­vesne. Ca­chez ce qui ne sau­rait être vu.

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