Transition numérique : Dématérialisation, brûler les petits papiers sans se brûler les ailes

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique. Cette démarche présente de nombreux atouts pour l’entreprise et ses salariés. Mais attention à la confidentialité !

En France, la dématérialisation s’est développée à l’initiative de l’État qui a décidé d’appliquer la Loi de modernisation de l’économie (août 2008) le 1er janvier 2012. Nouvelle étape en octobre prochain : les procédures de passation de marché public devront être réalisées par voie électronique si leur valeur est égale ou supérieure à 25 000 euros. Pour aider les acheteurs et les entreprises à se préparer à cette nouvelle étape, le ministère de l’Économie et des Finances a publié deux guides pratiques. Ces obligations réglementaires et administratives ont permis aux entreprises de découvrir, ou d’accélérer, les projets de dématérialisation. Il existe aujourd’hui tout un écosystème de solutions adaptées à cet usage : logiciel de comptabilité en ligne (mode SaaS) ou installé sur un ordinateur, coffre-fort numérique, cryptage des données et des connexions... Toute la “chaîne” de la dématérialisation est aujourd’hui parfaitement opérationnelle et adaptée aux besoins et particularités des professionnels. Et les avantages sont nombreux. Le premier qui vient immédiatement à l’esprit est la réduction du coût des factures. Différentes études estiment que l’automatisation de la comptabilité ferait gagner de 25 % à 50 % sur ces dépenses.

OPPORTUNITÉS

Grâce à la mise à disposition d’un coffre-fort numérique pour l’entreprise et ses salariés, les échanges sont également simplifiés. En se connectant à son compte en ligne, un salarié peut télécharger son dernier bulletin de salaire ou récupérer une attestation. Mais il ne faut pas limiter cette procédure à la numérisation des factures ou de bulletins de salaire. Elle recouvre de nombreux aspects : la sécurisation des documents numériques ; l’immatriculation des véhicules ; l’archivage à valeur probante (légal) ; le suivi de chantiers, etc.

De ce fait, un projet de Gestion électronique des documents (GED) représente une réelle opportunité pour l’entreprise. Il lui permet de : gagner en productivité ; améliorer la satisfaction client ; adapter son organisation ; améliorer le processus de traitement et de validation ; optimiser l’archivage ; accélérer l’automatisation du processus commandes/réceptions/facturation ;

renforcer la sécurité de ses informations en garantissant la traçabilité des échanges. La mise en place d’un tel projet donne l’opportunité de réexaminer l’ensemble des processus documentaires de l’entreprise. Cela permet d’être conforme avec les obligations légales pour les déclarations annuelles informatisées (DADS- U, DUCS) et avec le RGPD. Comme nous l’avons vu dans un précédent article ( Courrier Cadres, daté février-mars 2018), le Règlement général sur la protection des données à caractère personnel est exécutoire depuis le 25 mai dernier. En renforçant les droits des citoyens en matière de respect de leur vie privée, ce texte oblige toutes les entreprises à renforcer la protection de tous les documents dématérialisés et contenant des informations personnelles de leurs salariés, clients et prospects. Or, un dossier du personnel peut contenir entre 100 et 300 types de documents différents. Il y a notamment ceux relatifs à l’état civil (CV, diplômes, etc.), à la paie (fiches de salaires, primes, demandes d’avances sur salaires, RIB, etc.), au suivi administratif de la carrière (changement d’affectation ou de poste, formations, demandes de congés, etc.), à la discipline et aux évaluations (rapports, blâmes, fiches de notation, entretiens annuels, etc.). La dématérialisation facilite les échanges entre services et avec les tiers de l’entreprise (experts-comptables, hébergeurs de données, prestataires assurant la messagerie...). Mais ce sont autant de flux qui peuvent être à l’origine d’une fuite de données ou d’une usurpation d’identité. Pour réduire ces risques, il convient de respecter quelques règles essentielles (voir notre encadré).

BLOCKCHAIN

Dans un futur plus ou moins proche, de nouveaux procédés pourraient être déployés pour garantir un haut niveau de protection et de confidentialité de tout document dématérialisé. Il s’agit notamment de la Blockchain. Cette “chaîne de blocs” contient des transactions (opérations d’écriture dans la chaîne) qui sont dans un ordre précis. Cette base de données ordonnée permet ainsi de certifier toutes les informations et de les rendre incontestables. L’intégrité de la chaîne est garantie par la cryptographie. Toute modification est détectable par tous. L’entreprise “zéro papier” n’existera peut-être jamais, mais avec les obligations et ses atouts, la dématérialisation devrait s’accélérer dans les prochaines années. Toutes les entreprises (mais aussi les salariés à titre privé avec leurs factures et autres documents administratifs qui devraient être numérisés et sauvegardés dans le Cloud et sur un disque dur externe) qui n’ont pas tout dématérialisé devront commencer par numériser et indexer tous les documents papier. Un travail titanesque dans certains cas. La rigueur est indispensable. C’est le prix à payer pour être plus efficace !