Détail des données de caisse à conserver

Toutes les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse et non pas seulement les cumuls périodiques et les données agrégées résultant de traitements automatisés (dénommés « les Z »).

Un assujetti qui ne conserve que « les Z » ne respecte pas ses obligations de conservation art. L. 102 B).

Sur ce point, plusieurs précisions détaillées ci-après sont apportées (FAQ, question 25).

Les données de détail d'une transaction de règlement comprennent le numéro du ticket, la date (heure-minute-seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) et les traces de modifications et corrections apportées.

Avant la purge des données élémentaires conservées dans le système de caisse, l'ensemble des données précitées et enregistrées depuis la dernière opération d'archivage doivent être conservées.

Après la purge, seuls les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures (soit les grands totaux journaliers, mensuels, annuels et de l'exercice et le total perpétuel) doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d'être protégés par la garantie d'inaltérabilité. Les données de traçabilité de la procédure de purge/archivage doivent être conservées. (LPF