Si l'ordre du jour porte sur le mandat d'administrateurs

Lorsque l'ordre du jour comporte la nomination d'administrateurs ou de membres du conseil de surveillance, il est nécessaire de préciser :

- les nom, prénom usuel et âge des candidats, leurs références professionnelles et leurs activités professionnelles au cours des cinq dernières années, notamment les fonctions qu'ils exercent ou ont exercées dans d'autres sociétés ;

- et les emplois ou fonctions occupés dans la société par les candidats et le nombre d'actions de la société dont ils sont titulaires ou porteurs (c. com. art. R. 225-83, 5°).

• Renouvellement du mandat. Le renouvellement des fonctions d'administrateur est un nouveau mandat et il est fortement conseillé d'adresser ces renseignements aux actionnaires. Il est vrai que si l'actionnaire est strictement le même que lors de la nomination des administrateurs concernés et si aucune modification n'est intervenue par rapport aux renseignements exigés par le texte, l'information semble superflue ; mais le temps nécessaire à un pointage minutieux de l'ensemble de ces données donnera lieu, le plus souvent, à un envoi systématique.

• Cooptation. Lorsqu'un administrateur a été coopté par le conseil, l'assemblée doit ratifier cette cooptation ; par hypothèse, les actionnaires ne disposent pas des éléments d'information prévus par le texte ; il convient donc de les fournir au même titre qu'une nouvelle candidature.

• Personnes morales administrateurs. À s'en tenir aux dispositions réglementaires, aucun renseignement ne serait à fournir pour les candidats personnes morales. Dans un souci de transparence et d'information, il est conseillé d'indiquer la dénomination, la forme, le numéro unique d'identification et le registre du commerce des personnes morales pressenties.