➔ Déposer les documents et les présenter

L'autre étape essentielle est le dépôt des documents sur le bureau de l'assemblée :

- la liste des actionnaires ;

- les P-V et les feuilles de présence aux assemblées des trois derniers exercices ;

- le rapport de gestion du conseil d'administration ou du directoire (voir § 6-1) ;

- le rapport du conseil d'administration ou du conseil de surveillance sur le gouvernement d'entreprise (voir § 7-1) ;

- le rapport spécial sur les stock-options et l'option prise par le conseil concernant la conservation des options ou des actions issues d'options consenties aux dirigeants (voir § 8-1) ;

- le rapport spécial concernant les actions gratuites et l'option prise par le conseil concernant la conservation des actions attribuées gratuitement aux dirigeants (voir § 8-2) ;

- le rapport sur la certification des comptes sociaux, le rapport sur le rapport du conseil d'administration ou du conseil de surveillance sur le gouvernement d'entreprise et le rapport relatif aux conventions réglementées des commissaires aux comptes (voir §§ 7-9, 8-5 et 8-6) ;

- le rapport relatif aux délégations en matière d'augmentation de capital (voir § 8-3) ;

- l'ordre du jour à insérer dans la convocation (voir §§ 5-14 et 8-4) ;

- les lettres de convocation (voir § 8-6) (voir « Le mémento de la SA », RF Web 2017-3, §§ 700 à 713) ;

- les projets de résolution proposés par le CA (voir § 9-3) ;

- le texte et l'exposé des motifs des projets de résolution présentés par les actionnaires (5 %) (voir § 9-5) ;

- les projets de résolution du comité d'entreprise ou du comité social et économique § 9-25) ;

- le montant global certifié par les commissaires aux comptes des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées ;

- le montant des trois derniers dividendes et la ventilation entre les sommes éligibles ou non à l'abattement de 40 % (voir § 6-9). Ces renseignements devront être rappelés dans le rapport de gestion et dans la résolution relative aux dividendes ;

- un modèle type de procuration (voir § 9-22) ;

- si un commissaire aux comptes doit être nommé, le montant des honoraires des commissaires aux comptes affiliés à un réseau.

Sur les documents à mettre à la disposition des actionnaires au siège de la société, au moins 15 jours avant l'assemblée, voir le paragraphe 9-24.

Le président présente les documents soumis à l'assemblée. Très souvent, une présentation synthétique des comptes est faite, il en est de même des rapports du commissaire aux comptes si celui-ci n'est pas présent. La même procédure peut être suivie pour les observations du comité d'entreprise ou du comité social et économique (voir § 9-25). (voir