Consultation des associés à distance

Consultation par correspondance

5-3

Cette année et de manière exceptionnelle, il n'est pas nécessaire que les statuts aient prévu la consultation des associés à distance pour pouvoir y procéder (voir FH 3836, § 4-10).

Ainsi, les associés peuvent être consultés à distance, sous forme postale ou électronique. Ils bénéficient du même droit d'information (voir § 3-6). Ils disposent d'un certain délai pour transmettre leur bulletin de vote soit sous une forme prévue par les statuts, soit selon les modalités fixées par l'organe chargé de convoquer les associés.

Les décisions sont prises selon les règles de quorum et de majorité applicables aux assemblées. L'établissement d'un procès-verbal n'est pas obligatoire. La date de la décision prise peut être celle de l'expiration du délai de réponse. Le commissaire aux comptes est informé de cette consultation. • Courrier électronique. Le recours au courrier électronique est un moyen plus adapté pour une convocation urgente et exempte de formalisme. Cette technique permet l'envoi de dossiers attachés et donc de documents nécessaires à la prise de décision. Les statuts qui stipulent ce mode d'urgence préciseront que, pour être recevable, l'associé, après avoir communiqué son adresse et accepté ce mode de convocation, devra accuser réception de cette convocation et prendre acte des documents transmis, et que ceux-ci sont suffisants pour éclairer son vote ultérieur. Là encore, cette convocation « au pied levé » ne peut intervenir qu'en cas d'urgence et si la masse des documents transmis ne nécessite pas un délai d'observation, d'étude et de réflexion supérieur à celui prévu entre l'envoi électronique et la date de la réunion des associés.

• Information des associés. Les dirigeants devront tenir informés les associés du résultat de la consultation à distance et joindre une copie du document faisant état des décisions prises. Si cette information n'est pas spontanée, elle risque d'être provoquée, suite à des contestations sur le sens des votes. Dans tous les cas, les statuts prévoiront les conditions d'information des associés.