Facture papier numérisée

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Pendant la durée d'état d'urgence sanitaire, il est admis qu'une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, soit adressé par courrier électronique par tout fournisseur à son client sans qu'il y ait besoin d'adresser par voie postale la facture papier correspondante. Une telle facture ouvre droit à déduction de la TVA pour son destinataire.

Cela constitue une dérogation à la définition de la facture électronique, pour laquelle l'intégralité du processus de facturation doit en principe être électronique (CGI art. 289, VI). Une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas en effet une facture électronique, mais une facture papier.

Afin de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de ces factures papier, qu'elles soient ou non numérisées en vue de leur conservation, il est rappelé que des contrôles établissant une piste d'audit fiable doivent être mis en place par les assujettis qui les émettent et/ou les reçoivent.

Ensuite, ces factures papier peuvent être conservées, tant par le fournisseur que par le client, sur support papier ou sur support informatique, sous réserve de respecter les conditions énoncées à l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales, lesquelles imposent la conservation de la facture sous format PDF, assorti d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique, d'une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent.

Par tolérance, pendant la durée de l'état d'urgence sanitaire, la DGFIP admet que le client puisse conserver sous format PDF la facture « papier » reçue par courrier électronique. À l'issue de cette période, il lui appartiendra de la conserver sur support papier en l'imprimant ou de la numériser en respectant les dispositions précitées du LPF.

Rappelons que, afin d'assurer la conservation des factures de vente conçues électroniquement pour être adressées sur support papier, les assujettis peuvent (LPF art. A. 102 B-2 ; BOFIP-CF-COM-10-10-30-20-§ 30-20/07/2018) :

- soit imprimer les exemplaires papier des factures de vente émise sous forme papier, numériser ces exemplaires et les sécuriser ;

- soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3 en garantissant la reproduction à l'identique et imprimer ces fichiers pour adresser l'original papier de la facture de vente.

Dans tous les cas, la numérisation de ces factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique.