L'arrêté des comptes

Processus de préparation

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Au moins 46 jours avant la date de l'assemblée annuelle, le conseil d'administration doit établir l'inventaire des divers éléments d'actif et de passif social et il doit arrêter les comptes annuels de l'exercice 2019 qui seront soumis à l'approbation des actionnaires. Ce délai est indirectement imposé par l'article R. 232-1 du code de commerce qui dispose : « Les comptes annuels, le rapport de gestion ainsi que, le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe sont tenus, au siège social, à la disposition des commissaires aux comptes un mois au moins avant la convocation de l'assemblée des associés ou des actionnaires appelés à statuer sur les comptes annuels de la société » (c. com. art. R. 232-1, al. 1er). Pour préparer efficacement l'ordre du jour, le conseil doit vérifier un certain nombre de points, et, pour ce faire, réunir :

- les statuts (pour contrôler notamment les règles de représentation, les délégations consenties au directeur général pour les cautions, les règles de quorum plus élevées que le quart…) ;

- les derniers procès-verbaux du conseil d'administration pour vérifier si d'autres questions ne doivent pas être soumises à l'assemblée (c. com. art. L. 225-35) ;

- la liste des administrateurs, la liste des mandats exercés, l'échéancier des mandats des administrateurs et du commissaire aux comptes, les candidatures au poste d'administrateur ;

- les documents comptables : le bilan, le compte de résultat et l'annexe, le tableau des affectations du résultat, le cas échéant les comptes consolidés, le tableau des résultats de la société au cours des cinq derniers exercices (ou depuis la constitution, si la société a moins de 5 ans). Le tableau de la situation des filiales et participations est inclus dans l'annexe (c. com. art. L. 233-15).

• Seconde réunion du conseil. Un second conseil se tenant au moins 16 jours avant la date de l'assemblée peut aussi établir l'ordre du jour et convoquer les actionnaires.

• SA importantes. Dans les sociétés qui, à la date de clôture de l'exercice, ont réalisé un chiffre d'affaires net d'au moins 18 M€ ou qui ont employé au moins 300 salariés, le conseil d'administration doit établir dans les 4 mois de la clôture de l'exercice (en principe, au plus tard le 30 avril pour une clôture le 31 décembre) une situation de l'actif réalisable et disponible, valeurs d'exploitation exclues, et du passif exigible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement en même temps que le bilan annuel et un plan de financement prévisionnel (c. com. art. L. 232-2 et R. 232-2).

En raison de l'épidémie de Covid 19, ce délai a été prorogé de 2 mois. Ainsi, le conseil d'administration d'une telle société a jusqu'au 30 juin 2020 pour établir ces documents (ministère de l'économie, « Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid19 », question n° 16).